Descriptif de poste de réceptionniste

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Pourquoi et comment faire un bon descriptif de poste de réceptionniste (h/f) ?

Le/la réceptionniste étant le premier point de contact de la clientèle avec votre entreprise, son rôle ne se limite pas à vendre vos services ou vos produits. Cet(te) employé(e) est également l’ambassadeur/drice de vos valeurs et des éléments qui définissent votre marque employeur.

Aussi, votre offre d’emploi doit être parfaite pour attirer les candidats présentant le profil idéal et faire la promotion de votre entreprise. C’est pourquoi il est indispensable d’investir un temps précieux pour concevoir un descriptif de poste de réceptionniste aussi précis qu’attractif. En effet, la pénurie de personnel impose de se démarquer des autres employeurs pour pouvoir recruter des collaborateurs/trices aussi rapidement que possible.

L’offre d’emploi : premier point de contact avec les candidats

Le descriptif de poste figurant dans votre offre d’emploi est aux candidats ce que le réceptionniste est à votre clientèle : un premier contact qui fait naître des premières impressions qui « donnent le ton » au reste de la relation. Cet exercice de communication ne s’improvise pas.

Aussi, le descriptif de poste de réceptionniste doit s’intégrer dans votre stratégie de communication RH. En plus d’être précis, ce descriptif doit donner envie aux candidats de mettre leurs compétences et leurs expériences au service de votre entreprise. Ces candidats engageront leurs avenirs professionnels à vos côtés dès qu’ils seront assurés que la collaboration professionnelle sera mutuellement profitable.

Conseils de rédaction pour un descriptif de poste de réceptionniste efficace

La description de poste de réceptionniste doit respecter un cadre légal tout en reflétant les pratiques progressivement adoptées dans un marché de l’emploi devenu très compétitif. Les principales règles et pratiques sont les suivantes :

Ne pas discriminer ; le Code du travail interdit, en effet, toute forme de discrimination fondée sur l’âge, la situation familiale, l’origine, etc…
Rendre le descriptif attractif pour les candidats des deux sexes en utilisant des termes inclusifs ;
Mettre en avant les valeurs de votre entreprise, les dispositifs RH favorisant le développement des carrières, votre engagement sur un sujet de société ;
Utiliser des termes clairs et précis pour les titres de chaque partie du descriptif de poste ;
Aérer la présentation de l’offre d’emploi pour en rendre la lecture agréable et rapide, en alternant les listes à puces et les descriptions ;
Mentionner le salaire ou une fourchette de rémunération ; cela permettra une première sélection des candidatures ;
Indiquer précisément votre adresse ainsi que le nom et le titre professionnel du recruteur auxquels seront adressés les CVs et les lettres de motivation.

Les qualités essentielles pour un descriptif de poste de réceptionniste

Le/la réceptionniste est constamment au contact de la clientèle. Figure de proue de votre entreprise, ce/cette professionnel(le) doit avoir de réelles qualités personnelles en plus des compétences professionnelles.

C’est pourquoi votre descriptif de poste de réceptionniste doit mentionner 3 ou 4 soft skills qui permettront à votre futur(e) employé(e) d’exceller dans ses missions. Avant de publier votre offre d’emploi, dressez la liste des qualités qui vous semblent nécessaires ; puis, faites votre sélection.

Les qualités personnelles et professionnelles les plus importantes d’un(e) réceptionniste sont les suivantes :

Très bonne présentation ;
Capacité d’écoute et d’analyse des attentes et des besoins de la clientèle ;
Patience et diplomatie ;
Bonne élocution ;
Adaptabilité et sens de l’initiative ;
Sens de l’organisation.

Les responsabilités à indiquer dans la description de poste de réceptionniste

Les fonctions confiées à un réceptionniste vont dépendre de la nature de l’activité économique de l’entreprise ou du cabinet l’employant. En effet, les missions du réceptionniste en cabinet dentaire diffèrent de celles du réceptionniste au service d’accueil d’un musée, d’un hôtel ou d’une société financière.

Aussi, votre descriptif de poste de réceptionniste doit être très précis sur les tâches confiées à cet(te) employé(e) essentiel(le). Les candidats seront d’autant plus attirés par votre offre d’emploi qu’ils connaîtront la nature exacte des missions à assurer.

Les principales responsabilités confiées à un réceptionniste sont les suivantes :

Accueillir et renseigner les clients ;
Diriger les clients vers les services/départements concernés ;
S’assurer du confort des clients en salle d’attente ;
Maintenir la salle d’accueil en bonne condition et veiller à l’hygiène ;
Vérifier l’identité des clients et leur délivrer les badges d’accès ;
Renseigner les documents et les formulaires nécessaires ;
Proposer des calendriers de rendez-vous ;
Assurer la correspondance écrite et la permanence téléphonique ;
Effectuer des opérations de facturation.

Réceptionniste

Titre de l’annonce : réceptionniste (h/f) en chaîne hôtelière

[Paragraphes d’introduction, 1 à 4 maximum]: Recherchons un réceptionniste (h/f) en CDI à temps plein (39 heures par semaine) pour compléter l’équipe de réception de l’hôtel « Nibiru » à Paris. Situé dans le 22eme arrondissement, l’hôtel fait partie de notre chaîne hôtelière « Tiamat », laquelle se compose de 60 hôtels répartis sur les 5 continents. L’hôtel « Nibiru » se compose de 180 chambres sur 7 étages, d’un café-restaurant, d’une salle de réception et d’une salle de gymnastique.

Vous travaillerez au sein de l’équipe de réception composée de 8 réceptionnistes placé(e)s sous la responsabilité d’un chef de réception. Le/la réceptionniste travaille de 7h00 à 17h00, ou de 16h00 à 00h00 du lundi au lundi. Les cycles de travail incluent certains week-ends et les jours fériés. Planning effectué un mois à l’avance.

En plus d’assurer l’accueil des clients et de procéder aux formalités liées à leurs séjours, vous coordonnerez les transferts des bagages et le service des chambres avec les autres services de l’hôtel. Vous procéderez à la perception des acomptes et à la facturation en fin de séjour.

Vous êtes une personne aimant le contact avec la clientèle. La patience et la diplomatie font partie de vos qualités naturelles. Vous faites preuve d’initiative et pouvez travailler sans supervision. Organisé(e) et méticuleux(se), vous êtes doué(e) pour tenir les dossiers à jour. Faisant preuve d’un grand professionnalisme, vous êtes dynamique, cordial(e) et faites preuve de discrétion.

Responsabilités

Accueillir les clients ;

Procéder aux formalités d’arrivée et de départ ;

Renseigner les clients et proposer des activités touristiques ;

Assurer les transports des clients vers leurs destinations en fin de séjour ;

Procéder à l’encaissement des acomptes, des frais de séjour et des services annexes ;

Renseigner et recueillir la signature des contrats de séjour ;

Assurer la propreté des lieux en coordination avec les services de l’hôtel ;

Sécuriser les bagages laissés à la réception en prévision de l’arrivée ou du départ des clients ;

Informer la hiérarchie de tout problème et de toute difficulté liés à la maintenance de l’hôtel ou au séjour des clients.

Prérequis du poste

Bac professionnel « accueil & réception », diplôme d’école hôtelière, ou au moins 1 an minimum d’expérience sur un poste de réception ;

Formation dans le tourisme un plus ;

Capacité d’adaptation et d’apprentissage des logiciels OPERA et TARS.

Les compétences personnelles requises sont les suivantes :

Très grande aptitude relationnelle ;

Patience et diplomatie ;

Esprit d’équipe ;

Excellente présentation et hygiène ;

Maîtrise d’une langue étrangère, un plus.

Détails du poste, avantages et salaire :

CDI temps plein (39h hebdomadaires) ;

2 jours consécutifs de repos / semaine comprenant un samedi et/ou un dimanche ;

Localisation : Paris 22eme (proche métro Marie Curie) ;

Restauration prise en charge sur place ou ticket-restaurant – 1 heure de pause-déjeuner ;

75% des frais de transport pris en charge (100% après 00h) ;

Frais de mutuelle pris en charge à 100% ;

Equipe bienveillante et inclusive ;

Salaire : 1 900 euros nets par mois – 13ème mois + primes et bonus.

Modèle d’offre d’emploi de réceptionniste : pour aller plus loin

Recrutez facilement et rapidement votre futur(e) réceptionniste en prenant connaissance des règles et des pratiques regroupées dans notre guide « rédaction et diffusion d’une offre d’emploi ».

Vous pourrez ainsi effectuer des sélections plus précises des candidats qui contribueront au succès de votre entreprise. Vous vous démarquerez également des autres employeurs et « ferez vivre » votre offre d’emploi sur les réseaux sociaux.