Descriptif de poste de secrétaire médical.e

Pour vous simplifier le processus de recrutement, nos experts mettent gratuitement à votre disposition leurs conseils, leurs expériences ainsi qu’un modèle de descriptif de poste de secrétaire médical (h/f). Il ne vous reste alors plus qu’à l’adapter aux particularités de votre pratique professionnelle et à répéter l’opération pourla fiche de poste annexée au contrat de travail.

Pourquoi et comment faire un bon descriptif de poste de secrétaire médical (h/f) ?

Recruter un candidat n’est jamais un acte anodin, surtout lorsque l’activité d’un cabinet/d’un service exige de trouver un(e) secrétaire médical(e) le plus rapidement possible. Les impératifs professionnels et la pression du temps s’ajoutent à la compétition entre les recruteurs pour trouver l’employé(e) idéal(e). Aussi, le descriptif de poste de secrétaire médical(e) doit-il s’inscrire dans une vraie stratégie de recrutement.

Il faut, en effet, composer un descriptif de poste suffisamment précis pour éviter de devoir gérer un nombre important de CVs de candidats ne correspondant pas à vos besoins professionnels. Il faut ensuite faire « vivre l’offre d’emploi » sur votre site internet et sur les réseaux sociaux.

L’offre d’emploi, un véritable exercice de communication

Votre offre d’emploi ne consiste pas seulement à offrir un poste. Comme les employeurs, les candidats procèdent à des sélections ; leurs choix se portent sur les employeurs dont ils partagent les valeurs et qui, en plus de proposer un emploi, offrent des conditions de travail favorisant l’épanouissement professionnel.

L’offre d’emploi répond donc à une véritable stratégie de communication destinée à promouvoir les valeurs de votre cabinet, de votre service de soins.

C’est pourquoi, le descriptif de poste de secrétaire médical (h/f) constitue l’une des pièces maîtresses de la réussite de votre processus de recrutement. Il doit susciter l’envie des candidats et limiter les actes de candidatures aux seules personnes possédant les qualités et les compétences requises pour le poste de secrétaire médical(e).

Conseils de rédaction pour un descriptif de poste efficace

Un descriptif de poste de secrétaire médical(e) doit, non seulement, refléter les besoins propres à votre pratique professionnelle, il doit respecter certaines conditions légales et les usages des processus de recrutement. Votre descriptif de poste doit donc satisfaire aux règles suivantes :

Respecter les interdictions légales concernant les discriminations ; le descriptif de poste ne peut comporter des limitations portant sur le sexe, l’âge, l’état de santé de la personne, etc… ;
Inciter les candidats des deux sexes à postuler ; pour ce faire, utilisez des termes inclusifs et mettant en avant la promotion de la diversité des candidats ;
Promouvoir les valeurs de votre cabinet/service de soins et les caractéristiques qui renforcent votre attractivité ;
Utiliser une formulation simple des titres de l’offre d’emploi ;
Faciliter la lecture de votre annonce d’emploi en alternant les descriptifs avec les listes à puces ;
Faire preuve de précision et de concision ;
Indiquer le salaire ou, à tout le moins, une fourchette de salaire. Comme les employeurs, les candidats aiment la transparence ;
Faciliter la transmission des actes de candidatures en indiquant votre adresse postale ainsi que le nom de la personne en charge du recrutement.

Les qualités essentielles pour un descriptif de poste de secrétaire médical (h/f)

La qualité d’un(e) collaborateur/trice ne se limite pas aux diplômes obtenus et à l’expérience. Votre futur(e) employé(e) est avant tout une personne qui présente des qualités humaines – les fameux soft skills – qui lui sont propres et qui sont toutes aussi importantes que les connaissances professionnelles.

Aussi, avant de publier votre offre d’emploi, dressez la liste des qualités personnelles et des acquis professionnels qui vous semblent essentiels pour exceller dans la fonction de secrétaire médical(e). Puis, faites figurer dans le descriptif de poste de secrétaire médical(e) les 3 ou 4 qualités et acquis qui vous apparaissent incontournables.

Vous pouvez vous inspirer des qualités ci-dessous, lesquelles figurent parmi celles les plus souvent sollicitées d’un(e) secrétaire médical(e) :

Très grand sens de l’organisation ;
Aptitude naturelle à la communication avec divers publics ;
Sens de l’initiative ;
Respect du secret médical ;
Patience et diplomatie ;
Goût pour le travail en équipe ;

Capacité à orienter les clients/patients vers les structures de soins ;
Gérer et prendre les rendez-vous ;
Assurer le suivi des dossiers et des parcours de soins des clients/patients ;
Gérer la correspondance avec la clientèle, les prestataires de soins et les mutuelles.

Les responsabilités à indiquer dans la description de poste

En fonction de la nature et de la taille de votre structure de soins, certaines fonctions confiées au/à la secrétaire médical(e) seront plus importantes que d’autres. En effet, les priorités au sein d’un cabinet privé sont différentes de celles existant dans une clinique ou un hôpital.

Aussi, pour ne recevoir que les CVs des candidats présentant les aptitudes requises, et donc préserver votre temps, le descriptif de poste de secrétaire médical (h/f) doit être aussi précis que possible quant aux missions que votre futur(e) collaborateur/trice assumera.

Les tâches les plus importantes d’un(e) secrétaire médical(e) pouvant être listées dans votre descriptif de poste sont :

Prendre les rendez-vous ;
Préparer les dossiers du jour et les renseigner ;
Accueillir et orienter les clients/patients ;
Protéger le secret médical des clients/patients ;
Coordonner les plannings de soins ;
Communiquer toute information utile à l’équipe de soins ;
Codifier les consultations/soins en vue de leurs facturations ;
Procéder à des encaissements de soins/de consultation ;
Assurer la correspondance avec les clients, les fournisseurs, les organismes de santé ;
Gérer les fournitures de bureau.

Secrétaire médical.e

Titre de l’annonce : secrétaire médical (h/f) en cabinet dentaire

[Paragraphes d’introduction, 1 à 4 maximum]: Recherchons un secrétaire médical (h/f) en CDI à temps plein pour notre cabinet dentaire « Lake & Co » en plein cœur de la vibrante ville de Lille. Nous sommes ouverts du lundi au vendredi de 8h30 à 18h00, et le samedi de 8h30 à 12h00. Nos trois dentistes et leurs 3 assistants reçoivent en moyenne 20 patients par jour que nous accueillons dans une ambiance sympathique, détendue tout en restant professionnelle.

Le/la secrétaire médical(e) est employé(e) en CDI à temps plein, soit 35 heures par semaine, du lundi au vendredi, et du mardi au samedi une semaine sur deux. Planning de rotation réalisé un mois à l’avance.

Le secrétaire médical (h/f) veille à l’accueil des clients/patients, à la préparation de leurs dossiers et au suivi des soins dentaires. Disposant de qualité relationnelle naturelle avec les clients et l’équipe du cabinet, le/la secrétaire médical(e) dispose d’une bonne connaissance de la codification des actes dentaires et des dispositifs des mutuelles complémentaires.

Vous aimez le contact avec les personnes et savez faire preuve de patience et de diplomatie en toutes circonstances. Disposant d’un grand sens de l’organisation, vous pouvez gérer les plannings des trois dentistes et assurer le suivi de la correspondance avec leurs clients, les mutuelles et les fournisseurs. Bonne présentation indispensable.

Vos responsabilités

Préparer les dossiers médicaux du jour ;
Accueillir les clients et les diriger vers le professionnel de soins ;
Gérer les agendas et les rendez-vous des trois dentistes ;
Répondre aux appels téléphoniques ;
Assurer le suivi de la correspondance avec les mutuelles, les fournisseurs et les autres spécialistes des soins dentaires ;
Tenir à jour les dossiers et s’assurer de leur archivage ;
Traiter les demandes de transmission de dossiers médicaux ;
Gérer les fournitures de bureau et de soins ;
Codifier les actes de soins et procéder à certains encaissements.

Prérequis du poste

Bac professionnel mention « secrétariat et médico-social » ou « Assistance à la gestion des organisations et de leurs activités » recommandé mais non exigé ; à défaut, au moins 4 ans d’expérience professionnelle dans un poste similaire ;
Facilité d’apprentissage de nouveaux logiciels et de calendriers électroniques ;
Connaissance des produits Microsoft et du logiciel [ x ].

Les compétences personnelles requises sont les suivantes :

Bonne présentation et excellent relationnel ;
Patience et diplomatie indispensables ;
Méticuleux(se) et organisé(e) ;
Esprit d’équipe.

Détails du poste, avantages et salaire :

CDI temps plein (35h hebdomadaires) ; heures supplémentaires majorées à 50 % ;
2 jours consécutifs de repos / semaine ;
Localisation : Lille (centre-ville) ;
Pause-déjeuner d’une heure entre 12h00 et 13h00 ;
50% des frais de transport pris en charge ;
Gratuité des soins dentaires pour les employés – tarif réduit pour le conjoint/partenaire et leurs enfants ;
Equipe sympathique, diverse et inclusive ;
Salaire : 14 euros bruts de l’heure – 13ème mois – primes accordées tous les 6 mois.