Descriptif de poste de secrétaire

Rédiger un descriptif de poste de secrétaire (H/F) clair et convaincant est plus complexe qu’il n’y paraît au premier abord, mais cet article vous simplifiera la tâche. N’oubliez pas non plus que les descriptifs de poste sont utiles à la fois aux employés, aux managers et aux RH lors de la création de la fiche de poste de secrétaire (H/F).

Comment faire un bon descriptif de poste de secrétaire (H/F) ?

Une description de poste de poste de secrétaire (H/F) est un exposé détaillant les fonctions, les responsabilités et les qualifications nécessaires pour réussir à un poste donné. Pour plus d’efficacité, elle doit suivre quelques règles.

Rédiger une annonce, un réel exercice de communication

Votre description de poste de secrétaire (H/F) est une excellente opportunité d’entrer en contact avec des candidats potentiels.

L’objectif d’une description de poste est de convaincre, ainsi que de qualifier et de disqualifier les candidats avant même de passer un entretien avec eux. En économisant du temps, et de l’énergie, aux postulants vous maximisez l’expérience candidat, et votre marque employeur par la même occasion.

Les candidats à la recherche d’un emploi parcourent souvent des dizaines de descriptions de poste par semaine. Les listes interminables de qualifications et de responsabilités recherchées finissent parfois par se ressembler. C’est pourquoi il est plus important que jamais de vous démarquer dans vos descriptifs de poste de secrétaire (H/F).

Conseils pour rédiger un descriptif de poste efficace

Le descriptif de poste de secrétaire (H/F) peut varier d’une entreprise à l’autre ; cependant, toutes les informations figurant sur cette description sont standardisées, et suivent certains principes. Les éléments suivants doivent être inclus :

  • Privilégiez la clarté à la fantaisie pour les intitulés de poste ;
  • Évitez le langage stéréotypé et les buzzwords qui s’infiltrent dans les descriptifs de postes ;
  • Veillez à ce que vos descriptifs de poste soient inclusifs afin de recruter un échantillon diversifié de candidats talentueux ;
  • Surtout, faites attention à ne pas genrer les annonces ou discriminer les candidats ;
  • Présentez les valeurs et la culture de l’entreprise. Elles peuvent aider un candidat à évaluer si celle-ci lui convient avant de postuler ;
  • Assurez-vous que votre descriptif de poste est correctement formaté, avec des en-têtes, des puces et un message clair ;
  • Les avantages et le salaire sont deux éléments importants que les candidats considèrent lorsqu’ils décident de travailler ou non pour une entreprise.

Les qualités essentielles pour une description de secrétaire (H/F)

Les compétences et qualités spécifiées sur le descriptif de poste de secrétaire (H/F) doivent être pertinentes, claires et éviter tout parti pris dans la formulation. Soyez donc concis dans votre liste, et n’essayez pas d’énumérer toutes les exigences possibles et imaginables.

Pour vous guider dans votre rédaction, vous pouvez citer les savoir-faire et savoir être suivants :

  • Bonne communication ;
  • Sens de l’organisation ;
  • Rigueur ;
  • Polyvalence ;
  • Confidentialité ;
  • Gestion du temps ;
  • Bonne gestion du stress ;
  • Compétences rédactionnelles ;
  • Maîtrise des outils informatiques…

N’oubliez pas, toute préférence ou requête de qualité physique est à bannir de votre descriptif de poste de secrétaire (H/F).

Les responsabilités à indiquer dans le descriptif de poste de secrétaire (H/F)

Ici, vous devez décrire les tâches principales que le candidat devra accomplir régulièrement. Veillez à ce que votre liste de responsabilités soit détaillée mais reste concise. Mettez en évidence les principales responsabilités. Il est important que vous soyez aussi clair que possible pour aider le candidat à comprendre le rôle.

Voici quelques exemples de responsabilités générales que vous pourrez indiquer dans votre annonce :

  • Accueillir les visiteurs ;
  • Gérer les appels téléphoniques (entrants et sortants) ;
  • Gérer les courriers papier et électronique ;
  • Gérer l’agenda de ses responsables ;
  • Préparer les voyages et déplacements ;
  • Organiser des réunions ;
  • Prendre en notes les échanges et rédiger les comptes rendus ;
  • Saisir les données comptables dans le système de gestion ;
  • Trier et organiser le classement de documents et dossiers ;
  • Maintenir les archives à jour ;
  • Effectuer des travaux administratifs courants, etc.

Secrétaire

Titre de l’annonce : Secrétaire (H/F)

[Paragraphes d’introduction, 1 à 4 maximum] Nous recherchons un.e secretaire (H/F) pour une mission de 2 mois renouvelable, en renfort de l’équipe commerciale.

Sous la direction de votre responsable, vous assurez la gestion de l’administratif courant, l’accueil physique et téléphonique ainsi que le traitement de factures : rapprochement et facturations.

Organisé.e et rigoureux.se, vous êtes à l’aise au téléphone et avec les outils informatiques.

Responsabilités du poste :

  • Accueillir les visiteurs ;
  • Gérer les appels téléphoniques (entrants et sortants) ;
  • Gérer les courriers papier et électronique ;
  • Préparer les voyages et déplacements ;
  • Organiser des réunions ;
  • Prendre en notes les échanges et rédiger les comptes rendus ;
  • Saisir les données comptables dans le système de gestion ;
  • Trier et organiser le classement de documents et dossiers ;
  • Effectuer des travaux administratifs courants.

Expériences et diplômes demandés :

  • BTS Gestion de la PME / BUT Gestion des entreprises ;
  • 1 an minimum d’expérience sur poste similaire ;
  • Technique de prise de notes ;
  • Connaissance des outils bureautique [nom du ou des logiciels].

Qualités requises pour postuler :

  • Bonne présentation ;
  • Courtoisie ;
  • Bonne communication ;
  • Aisance au téléphone.

Détails du poste :

  • Intérim – temps plein ;
  • Durée : 2 mois (renouvelable) ;
  • Localisation : Boulogne-Billancourt (92) ;
  • SMIC horaire + 10 % IFM.

Modèle d’offre d’emploi de secrétaire (H/F) : pour aller plus loin

Vous avez maintenant tout ce dont vous avez besoin pour rédiger le descriptif de poste de secrétaire (H/F). Pour aller plus loin, consultez notre guide dédié à la rédaction et diffusion de votre annonce. Nos experts RH vous conseille pour attirer et retenir les meilleurs profils.