Descriptif de poste assistant.e de direction

Profitez de nos conseils de rédaction et de notre exemple gratuit de descriptif de poste pour unassistant de direction (h/f). A utiliser et à adapter aux spécificités de votre activité pour recruter l’employé(e) idéal(e), comme vous le ferez pour la création de la fiche interne pour le poste d’assistant(e) de direction.

Pourquoi et comment faire un bon descriptif de poste d’assistant de direction (h/f) ?

Recruter un(e) futur(e) collaborateur(trice) est un exercice de communication qui ne s’improvise pas. Tous les candidats ne se ressemblent pas. Aussi, votre fiche descriptive de poste pour un(e) assistant(e) de direction doit être suffisamment précise pour n’attirer que les talents qui vous correspondent et promouvoir les valeurs de votre société.

· L’offre d’emploi, un exercice de communication qui ne s’improvise pas

La précision de la fiche descriptive de poste pour un(e) assistant(e) de direction permet, tout d’abord, de susciter l’intérêt des candidats qui souhaitent investir sur le long terme leurs savoirs et leurs énergies auprès d’un employeur.

La qualité de la fiche descriptive de poste fait également partie de la stratégie marketing de tout employeur souhaitant s’attacher les services de collaborateur(trice)s dignes de confiance et motivé(e)s. L’offre d’emploi est donc une fenêtre ouverte sur les valeurs de votre compagnie.

· Conseils de rédaction pour une fiche descriptive de poste efficace

Afin que votre fiche descriptive de poste d’assistant(e) de direction réponde aux canons du genre et soit la plus pertinente possible, les règles suivantes doivent être respectées :

Ne pas discriminer : Pour cet emploi, il n’est pas possible d’indiquer un âge seuil ou plafond des candidats ; il en va de même pour des limitations liées à la situation familiale ou au lieu de résidence ;
Inciter les candidats des deux sexes à postuler en utilisant des formules inclusives ;
Mettre en avant les valeurs de votre entreprise ;
Utiliser un titre sobre pour l’offre d’emploi ;
Maintenir la curiosité des candidats en alternant des descriptifs complets avec des listes à points ;
Indiquer le salaire pour éviter d’investir du temps dans des candidatures qui échoueront au moment des questions d’entretien d’embauche sur le salaire ;
Mentionner l’adresse de votre société ainsi que le nom et le titre de la personne en charge du recrutement.

· Les qualités essentielles d’une description de poste d’assistant(e) de direction

La fiche descriptive de poste d’assistant(e) de direction doit indiquer les hard skills et les soft skills indispensables pour exceller dans cette fonction. Afin de faciliter la lecture par les candidats, il suffit d’indiquer 3 qualités essentielles parmi la liste suivante :

Sens inné pour l’organisation ;
Capacité à suivre plusieurs dossiers simultanément ;
Gestion de contrats et de projets ;
Sens de l’adaptation pour faire face aux priorités du moment ;
Connaissance de logiciels [X] ;
Discrétion ;
Sens du relationnel et du travail en équipe.

· Les responsabilités à indiquer dans le descriptif de poste

En fonction de la taille de votre société, l’assistant(e) de direction va se voir confiner différentes tâches dont certaines seront prioritaires. Aussi, pour vous assurer que les candidat(e)s que vous recevrez auront les qualifications et les compétences requises, indiquez le plus précisément possible les responsabilités qui seront celles de votre futur(e) collaborateur(trice) dans la fiche descriptive de poste.

A titre d’exemple, voici quelques-unes des responsabilités à indiquer dans votre offre d’emploi :

Recueillir et traiter les informations ;
Rédiger et envoyer les courriers et autres correspondances ;
Organiser le planning du directeur commercial ainsi que ses déplacements ;
Gérer les dossiers et certains projets ;
Filtrer les appels et les demandes de rendez-vous ;
Préparer et organiser les réunions ;
Archiver les documents et les contrats ;
Passer des commandes de matériels et de fourniture de bureau ;
Accueillir les clients.

Assistant.e de direction

Titre de l’annonce : Assistant de direction (h/f) en agence immobilière

[Paragraphes d’introductions, 1 à 4 maximum] Recherchons un(e) assistant(e) de direction en CDI, temps plein, pour notre agence immobilière “seek & find” située à Lyon, 2ème Arr., proche du métro République. Notre agence familiale est spécialisée dans la gestion de copropriétés et d’immeubles privés et connaît une activité très importante.

L’assistant(e) de direction bénéficiera d’un contrat en CDI à temps plein après une période d’essai de 2 mois, potentiellement renouvelable. Les horaires de travail du lundi au vendredi sont compris entre 9h00 et 18h00. Possibilité de travailler alternativement le samedi ou le lundi. Primes et bonus payés chaque semestre en fonction du chiffre d’affaires de l’agence.

Vous assisterez le directeur commercial dans la gestion quotidienne de son emploi du temps et de ses dossiers. En raison de la variété des activités de l’agence, vous savez prioriser les tâches et vous faites preuve d’initiative. Vous êtes un(e) communicant(e) né(e) et pouvez coordonner vos responsabilités avec celles des 8 autres membres de l’équipe travaillant sous l’autorité du directeur commercial.

En fonction des priorités du jour, vos missions consisteront à :

Accueillir les clients de l’agence ;

Prendre et préparer les rendez-vous ainsi que les documents s’y rapportant ;

Communiquer les informations aux autres employés de l’agence ;

Assurer le classement des documents et des dossiers ;

Prendre en charge les communications entrantes et sortantes ;

Gérer les agendas du directeur commercial et ses déplacements ;

Gérer les correspondances avec les organes de direction ;

Effectuer des recherches cadastrales et notifications SRU.

Prérequis du poste

Recherche en priorité formation Bac +2 du type BTS « Support à l’Action Managériale », « Gestion de la PME », « Comptabilité et Gestion » ; tout autre diplôme lié au support managérial sera considéré ;

1 à 2 ans minimum d’expérience en agence immobilière ;

Maîtrise des outils bureautiques, notamment la suite des logiciels Windows.

Les compétences personnelles requises sont les suivantes :

Bonne présentation ;

Sens inné de l’organisation ;

Grand sens du relationnel ;

Esprit d’équipe ;

Discrétion.

Détails du poste, avantages et salaire :

CDI temps plein après une période d’essai de 2 mois ;

Localisation : Lyon 2ème Arr. (proche métro République) ;

Travail exclusivement en agence du lundi au vendredi – possibilité d’alterner le lundi et le samedi une semaine sur deux ;

Horaire de travail : 9h00 à 18h00 ;

Pause-déjeuner d’1 heure ;

Frais de transport pris en charge à 50 % ;

13ème mois ; primes et bonus payés chaque semestre.

Modèle d’offre d’emploi pour un(e) assistant(e) de direction : pour aller plus loin

Pour adopter un processus de recherche de candidat plus efficace et accélérer le recrutement de votre prochain(e) collaborateur(trice) idéal(e), consultez gratuitement les conseils de nos experts pour la rédaction et la diffusion de votre offre d’emploi.

Vous y trouverez les astuces et les méthodes pour rentabiliser au mieux le temps consacré à votre stratégie de recrutement. Vous pourrez également identifier plus rapidement les candidat(e)s correspondant parfaitement à vos attentes.