Descriptif de poste d’assistant.e administratif
Laissez-vous guider par nos conseils de rédaction et inspirez-vous librement de notre exemple gratuit de descriptif de poste d’assistant administratif (h/f). Pour trouver votre collaborateur/trice rêvé(e), il vous suffit de l’adapter à vos besoins, action que vous devrez également entreprendre pour la fiche de poste associée au contrat de travail.
Pourquoi et comment faire un bon descriptif de poste d’assistant administratif (h/f) ?
Le processus de recrutement peut parfois déconcerter les employeurs en raison des différentes règles et des étapes qui ne doivent pas être ignorées. Aussi, Monster vous balise le chemin pour vous permettre de recruter facilement, et en un temps record, votre futur(e) collaborateur(trice).
La première règle essentielle consiste à investir quelques minutes de votre temps précieux pour concevoir une fiche descriptive du poste de votre assistant administratif (h/f). Ce descriptif doit être aussi précis que possible. Vous limiterez ainsi le nombre des CVs qui vous seront adressés et pourrez consacrer le temps de l’entretien d’embauche aux seul(e)s candidat(e)s ayant le profil recherché.
L’offre d’emploi : informer les candidats tout en assurant votre promotion
Aussi passionnante que soit une profession, celle-ci n’est attrayante que dans la mesure où l’employeur et les conditions de travail le sont également. C’est pourquoi, en tant qu’employeur, vous devez saisir l’opportunité que constitue votre offre d’emploi pour faire la promotion de vos valeurs, de l’ambiance de travail et des opportunités offertes à vos salariés et futur(e)s collaborateur(trice)s.
Le descriptif de poste d’assistant administratif doit s’inscrire dans une stratégie marketing destinée à vous démarquer des autres employeurs, lesquels recherchent également des collaborateurs/trices motivé(e)s et performant(e)s. De plus, les candidats procèdent également à une sélection des employeurs sollicitant des actes de candidature.
Conseils de rédaction pour un descriptif de poste efficace
Avant de commencer la rédaction du descriptif de poste d’assistant administratif (h/f), prenez le temps de vous familiariser avec les règles incontournables de cet exercice, dont certaines sont imposées par la loi. Ces règles sont garantes de l’efficacité de votre offre d’emploi.
En plus des règles que vous découvrirez dans notre rubrique consacrée aux conseils gratuits pour le recrutement, votre offre d’emploi doit satisfaire aux exigences suivantes :
- Ne pas mentionner l’âge, la nationalité ou la situation familiale dans le profil des candidats recherchés. La loi interdit, en effet, ces formes de discrimination à l’emploi ;
- Rendre la fiche descriptive inclusive pour inciter les candidats hommes et femmes à postuler ;
- Mettre en avant les valeurs de votre compagnie et votre vision du métier ;
- Utiliser des titres sobres dans l’offre d’emploi ;
- Retenir l’attention des candidats en alternant dans la fiche descriptive les paragraphes descriptifs et les listes à puces ;
- Faire preuve de précision dans la description des fonctions ;
- Indiquer le salaire ainsi que les efforts de votre entreprise/association pour garantir la parité salariale homme/femme ;
- Préciser l’adresse de votre établissement/organisation ainsi que les informations concernant la personne en charge du recrutement. Chronophage, la recherche de ces informations peut dissuader les candidats ainsi que conduire à l’égarement de candidatures intéressantes.
Les qualités essentielles pour une description de poste d’assistant administratif (h/f)
Un descriptif de poste d’assistant administratif doit mentionner les « savoirs être » et les « savoirs faire » que l’employeur considère comme essentiels pour exceller dans la fonction et s’intégrer à l’équipe en place.
Aussi, commencez par établir une liste des qualités qui vous semblent indispensables pour permettre à votre compagnie/entreprise/association de prospérer. Puis, n’indiquez dans la fiche descriptive pour l’assistant administratif (h/f) que les trois ou quatre qualités les plus essentielles.
Parmi les qualités et les compétences indispensables pour un assistant administratif, nous vous proposons les suivantes :
- Avoir une bonne capacité d’écoute ;
- Savoir s’adapter aux situations et aux personnes ;
- Etre organisé(e) et diplomate ;
- Savoir communiquer avec différents interlocuteurs ;
- Avoir une bonne résistance au stress ;
- Connaissance des logiciels génériques et de ceux propres à la société ;
- Bonne qualité rédactionnelle pour répondre aux clients, fournisseurs et services administratifs ;
- Aisance à utiliser les photocopieurs/scanners, etc…
Les responsabilités à indiquer dans le descriptif de poste
A la différence de la rubrique consacrée aux qualités personnelles et aux compétences professionnelles, celle consacrée aux responsabilités du/de la futur(e) collaborateur/trice doit contenir une liste la plus exhaustive possible.
Ces responsabilités varient en fonction des industries, de la spécialité de l’employeur et des modes d’organisation interne. Aussi, faut-il s’assurer que les candidats qui postuleront ont pleinement connaissance des tâches à assumer, ce avant même de leur consacrer du temps à l’occasion d’un entretien d’embauche.
Sans oublier les fonctions spécifiques que vous assignerez à ce collaborateur/trice, votre descriptif de poste d’assistant administratif (h/f) devra indiquer les fonctions le plus souvent assumées par ce(cette) professionnel(le). Les exemples suivants pourront figurer dans votre offre d’emploi :
- Gérer différents emplois du temps ;
- Organiser les réunions et les déplacements ;
- Préparer des rapports ainsi que des lettres et des courriels ;
- Maintenir à jour les systèmes de classement des documents et des correspondances internes et externes ;
- Scanner et photocopier des documents et brochures ;
- Coordonner la transmission des documents avec les autres services de l’entreprise ;
- Assurer des tâches de comptabilité et de suivi de dossiers.