L’organigramme en entreprise : pourquoi et comment le structurer efficacement ?

L’organigramme va au-delà du simple schéma hiérarchique. Il permet de clarifier les rôles, de fluidifier la communication interne et de structurer efficacement une entreprise. Que vous dirigiez une startup ou une moyenne entreprise, un organigramme bien conçu peut être un levier puissant pour optimiser votre gestion des ressources humaines et améliorer la collaboration entre les équipes.

SOMMAIRE
1. L’organigramme : définition et utilité
2. Les différents types d’organigrammes

L’organigramme hiérarchique
L’organigramme matriciel
L’organigramme en trèfle
L’organigramme plat
L’organigramme planétaire
L’organigramme normalisé
L’organigramme en arbre
L’organigramme trombinoscope
L’organigramme en arborescence par compétences

Etapes de création de votre organigramme d’entreprise

L’organigramme : définition et utilité

Un organigramme est une représentation graphique de la structure d’une entreprise. Il illustre les relations entre les différents postes, départements et collaborateurs. Loin d’être uniquement un exercice administratif, il permet de structurer l’organisation en facilitant la compréhension des interactions et des circuits décisionnels.

Un organigramme intelligemment conçu apporte plusieurs bénéfices tels que :

Clarification des responsabilités : chaque employé sait précisément à qui il doit rendre des comptes et avec qui il doit interagir, ce qui évite toute confusion.
Optimisation de la communication interne : les échanges entre les divers services sont facilités, réduisant ainsi les silos organisationnels et améliorant la circulation des informations.
Meilleure agilité organisationnelle : en identifiant les goulots d’étranglement, il devient plus facile de réaffecter les ressources humaines pour une plus grande efficacité.
Facilitation de l’intégration des nouveaux employés : un schéma clair de l’organisation leur permet de mieux comprendre les rôles et les interlocuteurs pertinents dès leur arrivée.
Amélioration de la gestion des compétences et des évolutions de carrière : il met en lumière les opportunités de progression et aide à anticiper les besoins en formation ou en recrutement.
Renforcement de la transparence et de la motivation des équipes : en rendant les circuits décisionnels plus lisibles, l’organigramme aide à instaurer une culture d’entreprise plus ouverte.

Toutefois, un organigramme efficace ne doit pas être un document figé. Il doit refléter la réalité opérationnelle et être mis à jour régulièrement afin de suivre l’évolution de l’entreprise. Car une organisation qui ne revoit pas son organigramme risque d’engendrer des incompréhensions et de perdre en efficacité.

Les différents types d’organigrammes

Loin du concept de « taille unique », chaque entreprise a des besoins spécifiques, et le choix d’un modèle d’organigramme dépend de la taille, de la culture et de l’organisation interne.

Voici les principaux types d’organigrammes utilisés en entreprise :

1. L’organigramme hiérarchique

Ce modèle, le plus courant dans les entreprises traditionnelles, repose sur une structure pyramidale avec une hiérarchie clairement définie. Le dirigeant occupe le sommet de la pyramide et délègue progressivement les responsabilités à des cadres intermédiaires et des employés subalternes.

Dans cette configuration, chaque employé a un supérieur hiérarchique direct et les lignes de commandement sont précises. Ce modèle est souvent adopté par les grandes entreprises ou les institutions nécessitant un cadre organisationnel strict et une répartition des rôles peu évolutive.

Avantages :

Clarté des responsabilités et des circuits de décision
Supervision et contrôle facilités
Répartition précise des tâches et des fonctions
Stabilité organisationnelle favorisant une gestion efficace des ressources humaines

Inconvénients :

Manque de flexibilité et rigidité des processus
Risque de cloisonnement entre les départements
Communication descendante privilégiée, limitant la prise d’initiative
Complexité accrue dans les grandes entreprises où les décisions remontent lentement jusqu’à la direction

On notera que ce modèle convient particulièrement aux grandes structures, mais il peut freiner l’innovation et la réactivité dans des environnements nécessitant une prise de décision rapide.

2. L’organigramme matriciel

L’organigramme matriciel est souvent utilisé dans les organisations en mode projet. Il se distingue par une structure en grille où un employé peut dépendre simultanément de plusieurs responsables. Par exemple, un ingénieur peut être sous l’autorité d’un responsable fonctionnel pour ses compétences techniques, tout en travaillant sous la direction d’un chef de projet sur une mission spécifique.

Ce modèle est très prisé dans les entreprises opérant sur plusieurs projets simultanés, car il encourage la collaboration transversale et l’optimisation des ressources.

Avantages :

Flexibilité et adaptabilité accrues
Meilleure communication entre les départements
Optimisation des ressources humaines sur plusieurs projets
Développement des compétences transversales grâce à une collaboration accrue entre services

Inconvénients :

Complexité organisationnelle accrue
Risque de conflits d’autorité entre les responsables
Difficulté à répartir les priorités pour les employés
Nécessité d’une excellente coordination pour éviter la confusion et la surcharge de travail

L’organigramme matriciel convient aux entreprises évoluant dans des secteurs nécessitant une gestion transversale des ressources, tels que l’aéronautique, l’ingénierie ou la recherche et développement. Il permet une plus grande agilité et une meilleure répartition des compétences, mais il exige une gestion rigoureuse pour éviter les conflits de priorités.

3. L’organigramme en trèfle

L’organigramme trèfle repose sur une structure flexible divisée en trois grands pôles : le noyau central de l’organisation (dirigeants, équipes fixes), les partenaires externes (freelances, consultants, prestataires) et enfin, les salariés temporaires (CDD, intérim, stagiaires).

Avantages :

Grande flexibilité et adaptabilité aux évolutions du marché
Optimisation des coûts en externalisant certaines fonctions
Favorise l’innovation en intégrant des compétences externes

Inconvénients :

Peut engendrer un manque de cohésion entre les équipes internes et externes
Risque de perte de contrôle ou d’expertise sur certaines fonctions stratégiques
Exige une excellente coordination entre les différents pôles

4. L’organigramme plat

L’organigramme plat, lui, limite le nombre de niveaux hiérarchiques au strict minimum, favorisant ainsi un management horizontal et une prise de décision rapide.

Courant dans les startups et les PME, ce modèle réduit les niveaux hiérarchiques pour favoriser la prise de décision rapide et l’autonomie des employés.

Avantages :

Communication directe et fluide entre les collaborateurs
Réactivité accrue face aux enjeux stratégiques
Encouragement de l’autonomie et de la prise d’initiative

Inconvénients :

Peut engendrer un manque de clarté sur les responsabilités
Difficulté de coordination dans les entreprises en forte croissance
Risque de conflits internes sans une hiérarchie bien définie

5. L’organigramme planétaire

L’organigramme planétaire repose sur une structure circulaire, où les différents pôles de l’entreprise gravitent autour d’un centre névralgique. Il ne suit pas un schéma hiérarchique classique, mais plutôt un mode de gestion où chaque équipe ou service fonctionne comme une entité autonome, tout en restant interconnecté aux autres.

Dans ce modèle, le centre (généralement la direction ou le comité exécutif) donne une vision stratégique, tandis que les services évoluent autour, avec des connexions directes entre eux, favorisant une approche plus fluide et collaborative.

Avantages :

Encourage une communication fluide entre les équipes
Adapté aux structures agiles et aux entreprises misant sur la collaboration entre services
Permet une réactivité accrue et une meilleure capacité d’innovation

Inconvénients :

Peut manquer de clarté pour les nouveaux employés
Risque de dilution des responsabilités si les connexions entre services ne sont pas bien définies
Moins adapté aux entreprises ayant besoin d’une forte supervision hiérarchique

6. L’organigramme normalisé

Ce type d’organigramme suit les normes ISO ou autres standards industriels spécifiques. Il est conçu pour structurer les entreprises ayant des obligations strictes en matière de qualité, de conformité et de sécurité.

On retrouve souvent ce modèle dans les grandes entreprises industrielles, les laboratoires pharmaceutiques ou les entreprises opérant dans des secteurs réglementés.

Avantages :

Assure une conformité rigoureuse aux normes et standards internationaux
Structure documentée, facilitant les audits et certifications
Permet une gestion optimisée des risques et des responsabilités

Inconvénients :

Peut être rigide et ralentir la prise de décision
Nécessite une mise à jour régulière en fonction de l’évolution des réglementations
Peut générer une surcharge administrative importante

7. L’organigramme en arbre

Ce modèle est une version évoluée de l’organigramme hiérarchique, où chaque service ou département est structuré sous forme de branches, permettant de visualiser les différentes subdivisions et spécialisations.

L’organigramme en arbre est couramment utilisé pour représenter des organisations complexes avec plusieurs niveaux hiérarchiques bien définis.

Avantages :

Offre une vision détaillée de l’organisation et des différents niveaux
Permet une meilleure lisibilité des relations entre les services
Idéal pour les grandes entreprises avec des divisions multiples

Inconvénients :

Peut devenir difficile à lire si l’entreprise a trop de niveaux de subdivisions
Manque de flexibilité dans la réorganisation rapide des équipes
Accent mis sur la hiérarchie, pouvant freiner la prise d’initiative

8. L’organigramme trombinoscope

Plutôt que de simplement afficher les relations hiérarchiques, l’organigramme trombinoscope intègre les photos et rôles des employés, facilitant l’identification des interlocuteurs.

Ce modèle est souvent utilisé dans les entreprises, les administrations et les organisations où les employés doivent pouvoir facilement identifier leurs collègues.

Avantages :

Permet une meilleure reconnaissance des collaborateurs
Facilite l’intégration des nouveaux employés
Améliore la communication interne en rendant les relations plus humaines

Inconvénients :

Nécessite une mise à jour constante pour rester à jour
Peut poser des problèmes de confidentialité si les informations sont mal protégées
Moins adapté aux grandes entreprises avec un très grand nombre de collaborateurs

9. L’organigramme en arborescence par compétences

Avec l’arborescence par compétences, la structure de l’entreprise est organisée en fonction des compétences et expertises des employés, plutôt qu’en fonction d’une hiérarchie traditionnelle.

Chaque employé est associé à un pôle de compétences et peut être sollicité sur différents projets en fonction de son expertise.

Avantages :

Favorise la mobilité interne et la montée en compétences
Permet une meilleure allocation des talents en fonction des besoins
Idéal pour les entreprises où l’innovation et la polyvalence priment

Inconvénients :

Peut manquer de clarté en termes de responsabilités et de reporting
Risque de surcharge de travail si certaines compétences sont trop sollicitées
Exige un suivi précis pour éviter la dispersion des ressources

Comment créer un organigramme d’entreprise ?

Créer un organigramme ne se résume pas à tracer des lignes entre des noms et des postes. Il s’agit bel et bien d’un outil stratégique qui mérite toute votre attention. Voici un guide détaillé pour concevoir un organigramme fonctionnel et adapté à votre structure :

· Définissez les objectifs et les besoins de votre entreprise

Avant de commencer à dessiner l’organigramme, posez-vous la question suivante : Pourquoi en avez-vous besoin ?

L’objectif déterminera la complexité et la forme de votre organigramme. Une startup qui a une croissance rapide aura besoin d’un modèle flexible et évolutif, tandis qu’un grand groupe privilégiera un organigramme normé et détaillé.

· Recueillez les informations et analyser l’organisation actuelle

L’étape suivante consiste à collecter toutes les informations, les postes et missions, les relations hiérarchiques et transversales et les besoins en flexibilité, nécessaires sur la structure existante.

Quelles sont les unités organisationnelles ?

Listez tous les services, départements et filiales de l’entreprise. Il peut être utile de consulter des documents internes comme des fiches de poste, des rapports RH ou des descriptions de services.

Quelles sont les relations hiérarchiques et fonctionnelles ?

Un organigramme ne se limite pas à montrer les chefs et leurs subordonnés. Il doit aussi illustrer les interactions entre les différents services. Certains liens ne sont pas hiérarchiques mais fonctionnels (ex : une équipe marketing qui collabore régulièrement avec le service commercial).

Quels sont les rôles et responsabilités clés ?

Assurez-vous que chaque poste soit clairement défini, avec ses missions principales et ses interlocuteurs privilégiés.

Astuce pratique : Pour recueillir ces informations, rencontrez les managers de chaque département et d’obtenir une validation des ressources humaines afin d’éviter toute omission.

· Utilisez les bons outils pour créer votre organigramme

Créer un organigramme à la main peut vite devenir fastidieux. La clé de votre succès ? Optez pour un outil permettant des mises à jour régulières, car un organigramme devient vite obsolète si les changements ne sont pas intégrés en temps réel.

Heureusement, de nombreux logiciels simplifient cette tâche :

Les outils classiques

Microsoft Visio : Référence pour les organigrammes complexes et professionnels.
PowerPoint : Pratique pour des besoins ponctuels et des présentations internes.

Les plateformes en ligne

Lucidchart : Idéal pour une conception collaborative et évolutive.
Canva : Simple et intuitif, parfait pour les PME et startups.
Organimi : Spécialement conçu pour la gestion des organigrammes d’entreprise.

Les outils spécialisés RH

Monday.com : Combine organigramme et gestion de projet.
Pingboard : Outil interactif permettant une mise à jour en temps réel des effectifs.

Tutoriel : Créer un organigramme sur Word

Ouvrir un document Word
Aller dans l’onglet « Insertion » ? Cliquez sur « SmartArt »
Choisir un modèle ? Sélectionnez « Hiérarchie »
Remplir les cases ? Ajoutez les noms et rôles
Personnaliser les couleurs et styles ? Utilisez les outils de mise en forme
Enregistrer et partager ? Exportez en PDF ou insérez dans vos supports internes

Construisez et mettez à jour régulièrement l’organigramme

À ce stade, il est temps de donner vie à votre organigramme. Il existe quelques règles d’or, à suivre, pour une bonne lisibilité :

Évitez les schémas trop denses qui nuisent à la compréhension
Utilisez des couleurs et des icônes pour faciliter la lecture
Ajoutez des légendes et des explications
Faites relire votre organigramme par différentes équipes pour identifier les éventuels problèmes

Mais votre travail ne s’arrête pas là. En effet, un organigramme efficace est un organigramme vivant ! Il doit donc évoluer avec l’entreprise.

Mettez-le à jour :

À chaque recrutement ou départ d’un employé
Lors de la création ou suppression d’un service
En cas de fusion, acquisition ou réorganisation
À chaque mise à jour stratégique de l’entreprise

Faites évoluer votre organisation avec Monster

Avec cette méthodologie complète, vous avez désormais toutes les clés en main pour concevoir un organigramme pertinent pour votre entreprise ! Découvrez comment Monster peut vous accompagner en téléchargeant notre livre blanc exclusif sur l’innovation managériale ou explorez nos solutions RH adaptées à vos besoins.

De Carla Cino