Onboarding : le B.A BA du processus d’intégration

Nouveaux outils et mode de management, nouvelles activités opérationnelles : l’intégration doit prévoir le temps d’apprentissage d’un environnement de travail.

« On se souvient toujours de la première heure passée dans l’entreprise, un collaborateur a plus tendance à rester en poste quand les premiers contacts sont agréables », observe Brigitte Aubine. DRH à temps partagé, membre du réseau Finaxim, elle intervient régulièrement dans le secteur très tendu de l’informatique où, quand un candidat arrive, il y a 50% de risque qu’il reparte très vite. Les PME de tous les secteurs ont conscience de l’importance d’une intégration réussie mais, « parce que les employeurs attendent des collaborateurs immédiatement opérationnels, ils oublient le temps d’apprentissage, a minima d’un nouvel environnement, d’un nouveau type de management, d’un nouvel outil, d’activités opérationnelles différentes », ajoute-t-elle.

Penser l’intégration lors de l’élaboration du profil de poste

Il faut, dès ce stade, prévoir les étapes de progression du nouvel arrivant à la prise de poste, « étapes qu’il faudra adapter en fonction du candidat qui aura été choisi », précise notre interlocutrice.

Il s’agit d’anticiper cette arrivée pour que les deux objectifs de l’intégration soient atteints :

• accueillir le candidat devenu salarié, et lui donner tous les outils pour une bonne prise de poste, créer les conditions d’un apprentissage du nouvel environnement le plus rapide possible,
• s’évaluer mutuellement.

Pendant le préavis du candidat, se rappeler à son bon souvenir

Communiquez avec le candidat avant son arrivée, envoyez-lui par mail des informations sur la vie et l’actualité de l’entreprise. Quelqu’un qui était en poste, que vous avez chassé (mais vous n’êtes pas le seul à l’avoir fait), qui a démissionné pour vous rejoindre est plus enclin à vous oublier, ou à vous préférer une proposition plus alléchante, qu’un candidat qui était au chômage.

L’accueil : en cas d’absence du manager, déléguer

On accueille le nouveau, on ne le laisse pas s’installer tout seul. On a prévu ses outils de travail, physiques et numériques. C’est évident ? Pas autant qu’on le croit. Si le manager est absent le jour J, il doit déléguer l’accueil ou prévoir un moment d’accueil dans la semaine de l’arrivée du nouveau collaborateur.

L’accompagnement : vigilance pendant deux mois

Dans une PME du secteur informatique de 30 personnes, Brigitte Aubine a mis en place un accompagnement à partir de points réguliers entre le collaborateur et le manager. « On adapte la fréquence en fonction de la personne et du métier. Pour un cadre par exemple, plus autonome qu’un débutant, on met en place un suivi hebdomadaire le premier mois puis on espace », indique-t-elle. Le poste est prévu en télétravail ? On applique le même principe. Le nouvel arrivant sera présent dans les murs de l’entreprise pendant la première semaine, puis on accompagne à distance les semaine suivantes, avec un outil de messagerie instantanée tel que Skype. Vigilance requise durant les deux premiers mois, c’est le temps d’intégration qu’il faut prévoir, même dans une petite structure.

Le suivi en trio : manager, tuteur et collaborateur

Le manager, le tuteur – volontaire –, le nouveau collaborateur : l’intégration est l’affaire de ces trois personnes, au moins. « L’opérationnel accompagne ce qui concerne le poste en lui-même, le tuteur s’occupe des aspects culturels – il prévoit des moments de partage et de découverte hors du temps de travail : déjeuner avec le nouveau, lui faire découvrir le quartier, etc. –, le nouvel arrivant fait part d’éventuelles difficultés ; chacun dit si ça se passe bien ou non », poursuit Brigitte Aubine. Dans une PME informatique de 60 personnes où trois développeurs arrivaient en mode télétravail, un système de suivi a été mis en place. Le directeur d’équipe a planifié des moments d’échange et de feedback. Hebdomadaires au démarrage, ils sont à espacer selon les situations. « Ce système donne des indications de missions à mener, d’apprentissages à avoir validés, d’interlocuteurs à rencontrer », précise-t-elle. L’autre référent utilise la messagerie instantanée pour les aspects culturels. Trois appuis pour une bonne intégration, c’est un rappel des basiques de la stabilité.

Sophie Girardeau