Les questions à un nouveau collaborateur avant sa prise de poste

Comment dois-je gérer un nouvel employé(e) ?

Les efforts liés au sourcing, aux entretiens et au processus de recrutement en général d’un nouveau collaborateur sont coûteux et prennent du temps. Pour s’assurer que cet investissement en vaut la peine, il est crucial de mettre en place un dispositif d’accueil et d’onboarding efficace. La mise en place d’un processus d’intégration constitue un excellent moyen de clôturer le recrutement et de donner à l’expérience collaborateur un élan positif.

L’intégration des nouveaux collaborateurs : une étape cruciale

Les premiers jours dans une nouvelle entreprise sont souvent à la fois grisants et éprouvants. Au cours de l’onboarding, amorcez la conversation avec vos nouveaux collaborateurs et profitez-en pour leur demander un feedback sincère et constructif.

En posant les bonnes questions aux employés pendant leur intégration et en réalisant des enquêtes, vous pourrez recueillir des informations précieuses sur l’expérience de vos nouveaux collaborateurs.

L’intégration d’un nouveau collaborateur est un moment propice pour apprendre à le connaître et créer un environnement de travail plus inclusif. Elle aide les employés à s’intégrer dans la culture d’entreprise, à se sentir soutenus et à démarrer du bon pied.

C’est aussi l’occasion de faire évoluer, à la lumière des commentaires reçus, certaines des forces et des faiblesses de l’entreprise. Toutefois, si l’onboarding ne se passe pas dans les règles de l’art, vous vous exposez à un risque beaucoup plus grand de turnover de vos employés.

Pourquoi poser des questions à un nouveau collaborateur ?

Vous vous dites sans doute que si vous venez d’embaucher un nouveau collaborateur, vous lui avez déjà posé toutes les questions que vous deviez lui poser.

S’entretenir avec un nouveau collaborateur, avant et après sa prise de poste, va bien au-delà d’un simple échange d’informations, c’est un moyen de créer un climat favorable, collaboratif et productif qui encourage la croissance du collaborateur et celle de l’entreprise.

Dans le cadre de l’intégration d’un nouveau collaborateur, il est important de lui poser des questions, et ce pour plusieurs raisons :

Clarifier les attentes concernant le rôle, les responsabilités et les objectifs des nouveaux collaborateurs ;
Personnaliser l’onboarding afin d’adapter le processus à leurs antécédents et à leurs besoins spécifiques ;
Établir des relations pour poser les jalons d’une relation de travail saine ;
Répondre aux préoccupations afin de fournir des clarifications et d’aider à atténuer toute anxiété éventuelle ;
Faciliter l’intégration culturelle ;
Augmenter le potentiel des nouveaux collaborateurs à s’intégrer avec succès dans l’équipe, etc.

Quand parler à un nouveau collaborateur ?

En tant que manager, vous avez un rôle majeur à jouer dans le bon déroulement des premières semaines de travail de votre nouveau collaborateur. Voici cinq opportunités de prendre la température lors de l’intégration d’un nouveau collaborateur.

1. Après la signature de la lettre de promesse d’embauche

Votre relation employeur/employé commence officiellement lorsque votre nouveau collaborateur signe sa promesse d’embauche. Cette période de pré-intégration représente votre première occasion de communiquer et d’entamer votre relation avec ce nouveau membre de l’équipe.

Étant donné que les nouvelles recrues n’ont techniquement pas encore commencé à travailler pour vous, concentrez vos questions sur vos processus de recrutement et d’intégration des nouveaux collaborateurs. Créez et automatisez un modèle d’enquête comprenant des questions telles que :

Que pensez-vous de la qualité de la communication après votre dépôt de candidature ?
Qu’avez-vous pensé de notre processus d’entretien d’embauche ?
Avons-nous contribué à dissiper vos doutes ?
Y a-t-il quelque chose que nous pourrions faire pour améliorer le recrutement et le programme de pré-onboarding ?

Le questionnaire de pré-intégration peut également comprendre des questions sur les attentes de l’employé. Les réponses obtenues serviront de point de repère et vous permettront d’offrir au salarié la meilleure expérience de travail possible :

Quelles sont vos attentes par rapport à votre nouveau rôle ?
Qu’attendez-vous de votre session de formation ?
Quels sont les points qui vous rendent nerveux ?

Note : Le premier jour en poste d’un employé sera probablement stressant et rempli d’informations nouvelles qu’il essaiera d’assimiler. Il est donc primordial de vous assurer, en amont, qu’il comprend bien la logistique de son nouveau poste, bref, tout ce qui peut le mettre à l’aise avant le grand jour.

2. Après le premier jour

Le premier jour dans un nouvel emploi peut être une source de stress et à ce titre, il est vital que les nouveaux collaborateurs se sentent à l’aise et en confiance. Il s’agit d’une partie intégrante de l’expérience d’onboarding et le meilleur moment pour faire savoir aux employés que vous vous investissez réellement dans leur intégration au sein de l’équipe.

Vous pouvez poser des questions telles que :

Comment s’est passé votre premier jour ?
Avez-vous des questions à nous poser ?
Aurions-nous pu faire quelque chose de plus pour vous mettre à l’aise ?

Ici, bien que vous souhaitiez en savoir le plus possible sur leur expérience initiale, ne posez pas trop de questions et préférez un email ou un questionnaire. Votre employé est probablement encore en train de digérer le trac du premier jour et de se rappeler qui est qui. Laissez-lui le temps et l’espace nécessaires pour le faire, afin d’obtenir des réponses plus représentatives.

3. Après la première semaine

Ne vous laissez pas gagner par la panique lorsque vous vous rendez compte qu’il reste encore un long chemin à parcourir pour l’intégration de votre nouveau collaborateur. Au bout d’une semaine, votre nouvel employé a eu le temps de rencontrer ses collègues et de discuter avec eux, et il a commencé à prendre ses marques. Au fur et à mesure qu’il découvre le fonctionnement quotidien de votre entreprise, vous pouvez être un peu plus précis dans les questions que vous lui posez.

Ces questions pourraient être les suivantes :

Quelle a été votre première impression concernant vos collègues ?
Que pensez-vous de l’environnement de travail ?
Vous sentez-vous le bienvenu dans l’entreprise ?
A-t-on répondu à toutes vos questions jusqu’à présent ?
En quoi votre expérience est-elle comparable à vos attentes ?

L’importance du premier entretien individuel

Le premier entretien individuel fait office de (vraie) première impression en tant que manager ou en tant qu’employeur. N’attendez donc pas trop longtemps pour l’inscrire au calendrier. Vous avez ainsi la possibilité de faire en sorte que votre nouveau collaborateur se sent bien accueilli, entouré et qu’il ait un sentiment d’appartenance à l’égard de votre entreprise.

S’informer sur les hobbies, les sports ou les autres activités de votre nouvel employé est un excellent moyen de trouver des intérêts communs, de créer des liens et d’instaurer un climat de confiance.

En savoir plus sur ce qui motive votre nouveau collaborateur peut vous donner des idées allant du renforcement de sa motivation à de futures activités de cohésion d’équipe.

Enfin, comprendre le développement de carrière souhaité par votre nouveau collaborateur vous donne aussi l’occasion de l’aider à franchir certaines de ces étapes. Par exemple, s’il souhaite progresser en tant que manager, vous voudrez peut-être lui permettre d’exercer ses compétences en matière de leadership.

4. Après le premier mois

Au bout d’un mois, vos nouveaux collaborateurs se seront vu confier davantage de responsabilités. Ils auront également eu le loisir de faire plus ample connaissance avec leurs collègues, voire de se rapprocher d’eux.

Il est donc judicieux de leur demander s’ils se sont bien intégrés dans l’équipe, non seulement sur le plan professionnel, mais aussi sur le plan social :

Avez-vous besoin d’une formation spécifique ?
Vous entendez-vous bien avec les membres de votre équipe ?
Avez-vous l’impression de travailler dans un environnement inclusif ?
Avez-vous déjà eu des conflits ?
Savez-vous à qui vous adresser en cas de problème ?

5. Après leur période d’essai

Si le nouveau collaborateur a décidé de poursuivre l’aventure avec vous, il doit être déjà bien intégré dans l’entreprise. Le questionnaire réalisé après la période d’essai est une opportunité de vérifier que le salarié est opérationnel et qu’il est capable de gérer les défis quotidiens auxquels il peut être confronté dans le cadre de ses fonctions.

Vous sentez-vous à votre place ?
Vous voyez-vous travailler ici à long terme ?
Que pouvons-nous faire pour vous aider à développer votre carrière ?

Questionnaire d’onboarding : les bonnes pratiques à retenir

· Ne vous reposez pas exclusivement sur des enquêtes auprès des nouveaux collaborateurs

En tant que RH ou même managers, vous vous devez de communiquer avec un nouveau collaborateur au cours de ses premiers mois de travail. Bien que les questionnaires destinés aux nouveaux employés soient utiles, ils n’offrent pas autant d’occasions d’établir des liens que les contacts directs et peuvent sembler impersonnels à ces derniers. Cela vaut aussi pour les employés à distance.

Nous vous encourageons à faire le point avec le nouveau collaborateur en personne, ou par visioconférence, après sa deuxième semaine de travail. Vous pouvez en profiter pour passer en revue ensemble ses réponses au(x) questionnaire(s).

Celui-ci pourrait développer davantage ses réponses lors d’un entretien en vis-à-vis. Il sera également plus enclin à partager ses véritables sentiments s’il n’a pas à les consigner par écrit.

· Assurez systématiquement le suivi

Même si les réponses du nouveau collaborateur indiquent qu’il se débrouille à merveille, assurez-vous de le relancer après votre premier entretien individuel. Pour optimiser la chaîne de feedback, il convient de prévoir des rendez-vous à intervalles réguliers.

· Respectez leur temps et leur vie privée

Bien qu’il soit effectivement toujours utile d’avoir plus d’informations, vous ne devez pas non plus submerger un nouveau collaborateur sous des questions incessantes ou ne pas être en conformité avec le RGPD le cas échéant.

Nous recommandons donc de ne pas programmer plus de réunions que nécessaire ou de ne pas envoyer plus de trois questionnaires au cours des six premiers mois en poste. En outre, les réunions 1:1 ne devraient pas durer plus de 30 minutes et les questionnaires ne devraient pas prendre plus de 15 minutes à remplir.

Développer sa rétention en quelques conseils

En choisissant les bonnes questions à poser lors de l’intégration, vous contribuerez à renforcer l’engagement des salariés et à aider les nouveaux collaborateurs à s’adapter et à s’épanouir dans leur nouvel environnement.

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De Carla Cino