La lettre de promesse d’embauche : utilité, conseil de rédaction et exemple

Enfin ! Les heures investies à rechercher le candidat idéal ont fini par payer. Ultime étape d’un processus de recrutement chronophage, la lettre de promesse d’embauche ne s’improvise pas. Découvrez les règles et les astuces pour rédiger une lettre accueillante et rassurante pour votre futur(e) collaborateur.rice, tout en vous préservant d’une éventuelle responsabilité contractuelle.

La lettre de promesse d’embauche n’est pas une simple formalité dans le long processus du recrutement. Elle est parfois assimilée à un contrat de travail engageant votre responsabilité. En outre, tout comme les fiches descriptives de poste utilisées dans votre offre d’emploi, la lettre de promesse d’embauche constitue un élément essentiel de votre stratégie pour retenir des candidats très sollicités, lesquels ne se sont pas encore engagés à vos côtés.

Dans un marché de l’emploi connaissant une pénurie de candidats, chacun de ces professionnels fait, en effet, l’objet de nombreuses sollicitations. Aussi, les candidats passent-ils plusieurs entretiens d’embauche afin de se donner la liberté de choisir parmi les propositions d’emploi. Pour finir de les convaincre, votre lettre de promesse d’embauche doit être aussi attrayante, que dynamique et rassurante pour décider ces personnes à rejoindre votre équipe.

1. La lettre de promesse d’embauche : un accueil individualisé

Afin de finir de convaincre le candidat de la qualité d’un avenir professionnel au sein de votre entreprise/établissement, la lettre de promesse d’embauche ne doit pas être stéréotypée. Un peu d’humanité n’ayant jamais nui à une collaboration fructueuse, votre lettre de promesse d’embauche fera l’objet d’une personnalisation au-delà du simple changement de nom de l’intéressé.

Ainsi, prenez le temps de personnaliser la lettre d’embauche en y insérant des éléments d’information tirés du CV et/ou de la lettre de motivation. Vous pouvez également faire usage des informations que vous avez recueillies au moyen des technologies SMAC pour attirer l’attention des candidats et préparer l’entretien d’embauche.

A titre d’exemple, la première partie de votre lettre de promesse d’embauche félicitera le candidat pour son expertise dans le service client, la gestion de projets, sa diplomatie légendaire, ou encore pour son expérience professionnelle. Indiquez que son savoir lui permettra de trouver rapidement sa place parmi vos collaborateurs et de prendre part aux succès de votre entreprise/établissement. Il s’agit de prendre acte de la valeur de ce futur employé.

2. Promesse d’embauche : vendre la marque et les valeurs de votre entreprise

Cette future collaboration n’étant pas encore définitivement acquise, abordez la rédaction de votre lettre de promesse d’embauche comme un support marketing destiné à emporter la décision du/de la futur(e) collaborateur.rice. Si le candidat est certes idéal, votre entreprise/établissement ne l’est pas moins pour ce dernier.

En effet, tout candidat investissant du temps dans un acte de candidature, le fait en considération du potentiel de l’employeur. Personne ne se précipitant pour rejoindre l’équipage d’un navire nommé « Titanic », n’hésitez pas, en seconde partie de votre lettre de promesse d’embauche, à faire la promotion de votre image de marque et des valeurs sur lesquelles se fondent votre réputation et l’esprit de votre entreprise.

Par exemple, mentionnez que votre entreprise dynamique n’a cessé de développer ses parts de marché dans tel secteur d’activité et/ou que vous détenez une position de leader pour le développement de tel service/produit/logiciel. Ce succès, vous le devez notamment au professionnalisme des personnels ainsi qu’à la qualité de l’esprit d’équipe et des conditions de travail.

3. La promesse d’une intégration réussie

La lettre de promesse d’embauche doit également se faire accueillante pour le candidat qui rejoindra une nouvelle entreprise, une nouvelle équipe, un nouvel environnement professionnel. Aussi, pour finir de convaincre le candidat que votre proposition d’embauche est meilleure que celles des autres, indiquez les mesures et les programmes destinés à l’accompagner dans sa prise de poste.

En effet, certaines entreprises, certains établissements, voire des collectivités publiques et des administrations, se contentent de « parachuter » leur nouvel employé dans ses fonctions sans offrir une quelconque forme d’assistance à l’intégration. Cela conduit inéluctablement à un important « turn-over » de personnels, contraignant ainsi l’employeur à recourir fréquemment à des procédures de recrutement chronophages.

Aussi, votre lettre d’embauche indiquera les mesures prises pour parvenir à une intégration réussie – aussi dénommée « on-boarding ». De même, le/la futur(e) collaborateur.rice doit pouvoir se projeter dans l’avenir au sein de votre entreprise/établissement ; il est donc judicieux d’indiquer les actions de formation en interne facilitant la formation et la progression du personnel.

4. La promesse d’embauche : simple offre d’emploi ou contrat engageant l’employeur ?

La définition de la lettre de promesse d’embauche a été profondément modifiée par deux arrêts de la Cour de cassation en date du 21 septembre 2017 : la promesse d’embauche est ainsi devenue soit une simple proposition de contrat de travail, soit un véritable contrat de travail.

Dans le cas d’une simple offre de contrat de travail, l’employeur peut se rétracter à tout moment sans engager sa responsabilité contractuelle, à la condition que le candidat n’ait pas encore accepté l’offre, ou bien à l’expiration d’un délai « raisonnable » sans acceptation.

En revanche, la lettre de promesse d’embauche valant promesse unilatérale de contrat de travail engage la responsabilité contractuelle de l’employeur. Ainsi, un retrait de la promesse d’embauche durant la période de réflexion du candidat, y compris si ce dernier ne l’a pas encore accepté, vaut licenciement sans cause réelle et sérieuse.

Il est essentiel que votre lettre de promesse d’embauche indique clairement votre intention : « La présente lettre vaut simple proposition de poursuivre une collaboration professionnelle » ou bien « la présente lettre de promesse d’embauche constitue un engagement unilatéral de notre part de vous engager dans les conditions suivantes : »

Une lettre de promesse d’embauche valant engagement de la part de l’employeur comporte les mentions suivantes :

Le descriptif précis du poste proposé ;
La rémunération ;
Le lieu et/ou la localisation géographique où le travail sera effectué ;
La date de prise de fonction.

L’absence de l’une de ces informations est souvent considérée par les juridictions comme faisant de la promesse d’embauche une simple proposition d’offre d’emploi, et non un engagement contractuel de la part de l’employeur. Néanmoins, il peut être prudent d’indiquer :

« Jusqu’à votre acceptation de notre offre d’embauche, au plus tard dans le délai de [x] jour, ladite proposition ne crée aucune obligation contractuelle entre vous et notre compagnie ».

5. Modèle de lettre de promesse d’embauche

DURANKI, S.A.R.L [ville], le [Date]

7, avenue Agigi

94102 SAINT OUEN

01.02.03.04.05

duranki@mailme.fr

[Destinataire]

OBJET : promesse d’embauche – Animateur

Madame, Monsieur,

[1] Nous avons le plaisir de vous informer qu’à la suite de l’entretien d’embauche du [date], nous avons été particulièrement impressionnés par votre expérience dans l’animation de groupes scolaires et les programmes d’éveil aux problèmes environnementaux que vous avez conçus.

[4] Aussi, nous souhaitons vous proposer de rejoindre notre société en qualité d’animateur de 1er classe dans le cadre d’un contrat de travail à durée indéterminée (déterminée de x mois renouvelable) à compter du [date].

Ce poste est rémunéré à hauteur de 1.800 euros nets par mois pour une durée de travail hebdomadaire de 35 heures, auxquels s’ajoute une prime de 200 euros versée par trimestre. Les modalités d’exercice de vos fonctions sont régies par la convention [x] dont nous vous adressons une copie. Par ailleurs, une copie du contrat de travail vous sera remise à l’occasion de sa signature.

Dans le cadre de vos responsabilités, vous assurerez vos fonctions dans la ville de [Saint Ouen] et vous aurez la responsabilité de l’animation des classes de […].

[2] Nous sommes impatients de vous compter parmi nos collaborateurs afin de poursuivre notre passionnante mission d’éducation auprès des élèves des écoles primaires de la région. Vous serez également associé au sein de notre équipe dynamique et inclusive au développement de nouvelles activités éducatives innovantes.

[3] Afin de faciliter votre prise de fonction, deux semaines d’intégration vous permettront de participer aux animations menées par notre responsable pédagogique dans le secteur qui lui est attribué. Des actions et des temps de formation personnelle seront également à votre disposition à votre demande.

[4 bis] « Notre proposition d’embauche est valable jusqu’au [date] minuit et, en attendant votre approbation, ne crée aucune obligation contractuelle entre vous et notre compagnie. Vous pouvez l’accepter en nous retournant un exemplaire de cette lettre avec signature précédée de la mention manuscrite « lue et approuvée ».

Ou encore

« Cette promesse d’embauche est valable jusqu’au [date] minuit. Vous pouvez l’accepter en nous retournant un exemplaire de cette lettre avec signature précédée de la mention manuscrite « lue et approuvée ». Conformément aux dispositions de l’article 1124 du Code civil, ce document constitue une promesse unilatérale de contrat de travail ».

Nous vous félicitons pour votre réussite et sommes impatients de vous compter parmi nous pour contribuer au succès de notre mission.

[Formule de politesse]

Fait à [Saint Ouen] en deux exemplaires

Signature de l’employeur Signature de l’employé(e)

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De Frédéric Carteron