Arrivée d’un nouveau collaborateur : comment l’annoncer et préparer ses équipes ?

Qu’il s’agisse d’un remplacement ou d’une création de poste, vous êtes sur le point d’accueillir un salarié au sein de l’entreprise. Pour construire une relation solide avec ce dernier et renforcer les liens des équipes, ne négligez surtout pas d’annoncer l’arrivée de ce nouveau collaborateur en y mettant les formes.

1. Les bénéfices de communiquer sur l’arrivée d’un nouveau collaborateur

Annoncer l’arrivée d’un nouveau collaborateur dans l’entreprise est un impératif que l’entreprise ne peut se permettre d’ignorer. Un exercice de communication simple et une marque de politesse importante qui est malheureusement parfois négligée.

Pourtant, prendre quelques minutes pour partager cette information ne peut avoir que des bénéfices pour l’entreprise, le nouveau collaborateur et les équipes en interne.

• En tant que manager ou recruteur, vous faites preuve de transparence et vous montrez l’exemple en communiquant une nouvelle importante concernant le développement de l’entreprise.
• Vous instaurez une culture d’entreprise humaine et vous rendez l’entreprise plus attractive.
• Vous témoignez votre respect envers vos équipes. Plutôt que les mettre devant le fait accompli, vous les impliquez activement dans l’accueil de ce nouveau membre.
• Vous facilitez positivement l’onboarding du nouvel arrivant en établissant avant son arrivée, un environnement de travail accueillant qui lui permettra de se sentir plus à l’aise le jour de son intégration.
• Vous mettez les chances de votre côté pour réduire le turn over.

2. Comment annoncer l’arrivée d’un nouveau collaborateur ?

Que vous apparteniez à une PME ou une grande entreprise, mieux vaut communiquer sur l’arrivée de ce collègue par mail plutôt que lors d’une réunion par exemple.

En effet, cela permet de diffuser l’information à tous les collaborateurs de l’entreprise, des services généraux à la comptabilité, ainsi qu’aux salariés absents à ce moment-là. Ce mail représente également l’opportunité de partager des informations sur ce nouveau collaborateur.

Mieux encore, pour annoncer l’arrivée du nouveau collaborateur, pensez à demander au service compétent de lui créer une adresse mail pour l’inclure dans la communication. Un geste qui contribuera à le rassurer sur l’information concernant son arrivée. Il pourra également avoir la bonne surprise de découvrir des messages de bienvenue de la part de ces nouveaux collègues et d’établir ainsi des connexions en amont.

Quelques jours avant son arrivée, vous allez donc envoyer un mail à tous les salariés de l’entreprise. Pas question ici d’écrire un roman mais plutôt de rédiger un mail informatif. Le mail qui va annoncer l’arrivée d’un nouveau salarié doit notamment contenir :

• Ses nom et prénom
• La raison de l’embauche (création de poste, remplacement d’un collaborateur dont vous mentionnez le nom)
• L’intitulé exact du poste et le service duquel il dépend
• La date de son arrivée
• Ses responsabilités principales
• Ses compétences

Pour asseoir une culture d’entreprise qui repose sur l’humain, vous pouvez également décider d’inclure quelques informations plus personnelles sur le parcours du nouveau collaborateur ou son parcours comme un hobby original ou un talent unique.

Si vous travaillez dans une grande entreprise avec des succursales régionales ou à l’étranger, vous pouvez annoncer l’arrivée de ce nouveau collaborateur en lui demandant de se présenter par le biais une vidéo.

N’oubliez pas de conclure votre mail en rappelant votre plaisir d’accueillir cette nouvelle recrue et en invitant les équipes à lui réserver un accueil chaleureux. Si vous avez prévu un petit déjeuner pour marquer l’arrivée de ce nouveau collaborateur, vous pouvez également le signaler dans le mail.

3. Exemple de mail pour annoncer l’arrivée d’un nouveau collaborateur

Le processus d’intégration de votre nouveau salarié commence donc par un mail envoyé à tous les services de l’entreprise. En voici un exemple.

Bonjour à tous,

J’ai le plaisir de vous annoncer l’arrivée de Valérie Dupont, notre nouvelle Responsable Sécurité Informatique, à partir du 1^er septembre.

Valérie remplace Mehdi Abbas qui, avant de partir s’installer au Canada, passera quelques jours à ses côtés pour la familiariser avec notre l’entreprise. A la tête d’une équipe de 4 personnes, elle sera chargée de consolider nos réseaux informatiques, d’améliorer nos processus et d’établir une stratégie pérenne pour sécuriser nos données.

Valérie bénéficie d’une riche expérience dans la cyber sécurité. Elle a notamment été responsable de la mise en œuvre et du développement de la sécurité informatique des entreprises X et Y. Non contente d’être une experte reconnue dans le secteur, Valérie qui a grandi à Séoul, parle couramment le coréen.

Je vous invite donc à vous joindre à moi pour souhaiter chaleureusement la bienvenue à Valérie et lui réserver le meilleur accueil possible lors de son arrivée.

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De Nathalie Dépret