Onboarding des freelances : comment bien les intégrer à vos équipes ?

La généralisation du recours aux freelances ne manque pas de poser des défis aux managers. Ces salariés indépendants disposant d’un statut particulier, leur participation à la dynamique des équipes doit faire l’objet d’une attention particulière. Relevez le défi de l’intégration – « onboarding » – de ces professionnels en suivant les conseils de nos experts.

Tout secteur confondu, près de 70 % des employeurs déclarent éprouver des difficultés à trouver des professionnels qualifiés, voire qualifiables, pour combler leurs vacances des postes. Or, ces difficultés de recrutement sont pénalisantes pour les entreprises.

Aussi, les stratégies de recrutement ont-elles évolué pour inclure la méthode de la cooptation, l’intérim et le recrutement de freelances. A l’image du recrutement de digital nomads, celui des freelances s’est répandu dans tous les secteurs d’activité : la santé, l’enseignement, le design, l’informatique, etc…

L’accueil de talents externes – l’« Onboarding » d’un freelance – a conduit les entreprises à modifier certains modes de fonctionnement ainsi que leurs politiques des Richesses Humaines (RH). Découvrez en quelques minutes les règles pour organiser efficacement et rapidement l’accueil d’un professionnel indépendant.

La spécificité du statut de freelance

L’expression freelance trouve son origine dans…la chevalerie. Les free lances ou les « lances libres » étaient des chevaliers libres de toute allégeance/d’obligation de service – « free ». Ceux-ci mettaient alors leurs lances – « lance » – au service des seigneurs souhaitant avoir recours à leurs compétences.

A la différence des intérimaires qui sont liés à l’agence d’intérim par un contrat de travail, les professionnels indépendants sont liés par un contrat de prestation de service à l’entreprise dans laquelle ils interviennent.

Aussi, les freelances ne sont-ils pas les salariés de l’entreprise. Leurs situations de travailleurs indépendants les placent dans une situation identique à celle de l’artisan intervenant à la demande d’un particulier. L’entreprise employant des freelances n’exerce donc pas d’autorité hiérarchique sur ces professionnels.

Les free-lances constituent souvent un pool potentiel de futurs candidats pour combler des vacances de poste ou occuper des fonctions nouvellement créées. Aussi, la qualité de l’« onboarding » du freelance est-elle essentielle pour rendre l’entreprise attractive pour ces futurs candidats potentiels.

Pour garantir l’intégration de ces professionnels indépendants dans les équipes en place, l’entreprise doit se doter d’un dispositif particulier pour les accueillir ; ces freelances pourront alors participer à la dynamique interne. Les 4 pierres angulaires d’une collaboration efficace sont les suivantes :

1. L’entretien préalable à la collaboration

Le travailleur indépendant et l’entreprise étant deux acteurs distincts destinés à unir leurs efforts, l’« onboarding de freelancers » ou l’accueil des « lanciers libres » doit donner lieu à un entretien préalable aussi complet que possible. Il doit permettre au freelance d’obtenir des réponses à toutes ses interrogations, notamment celles portant sur :

• La durée de la mission ;
• Les moyens mis à sa disposition ;
• La composition des équipes que le « freelance » intégrera ;
• Les modalités de la collaboration ;
• Les actions de formation disponibles ;
• La participation aux réunions ;
• La possibilité pour le freelance de bénéficier de certains avantages offerts par l’entreprise à ses salariés (accès à la restauration, aux salles de sport, aux réductions offertes par le Comité d’entreprise, etc…)

2. Préparer l’arrivée du freelance

A moins que le freelance ne travaille à la manière d’un digital nomad, il sera physiquement présent dans les locaux de l’entreprise. Pour faciliter l’intégration de ce travailleur indépendant, l’employeur doit lui proposer un parcours d’intégration identique à celui d’un salarié.

· La remise du « paquet d’arrivée »

Aussi, en plus d’une visite des locaux de l’entreprise pour en identifier les différents services, l’accueil – l’« onboarding » – d’un indépendant donnera lieu à la remise de brochures et de documents faisant partie du « paquet d’arrivée » remis à tout nouveau salarié.

En outre, lorsqu’un bureau est assigné à ce travailleur, la clef permettant d’y accéder sera intégrée dans le paquet d’arrivée ; ainsi, le freelance n’aura pas à solliciter chaque jour un salarié pour accéder à son poste de travail.

· Des outils informatiques immédiatement disponibles

Lorsque des moyens informatiques sont mis à la disposition du freelance, le service informatique aura préalablement créé une adresse courriel professionnelle. Les codes d’accès aux réseaux intranet et internet seront également remis au freelance au moment de son l’accueil.

Enfin, pour accueillir un freelance en d’excellentes conditions, l’employeur organisera des modules de formation à l’utilisation des logiciels de l’entreprise, notamment ceux destinés au travail collaboratif.

3. Organiser régulièrement des rencontres professionnelles

« Onboarder » / accueillir un freelance nécessite une grande attention pour éviter l’isolement de ce professionnel. Aussi, lorsqu’il est intégré dans un service ou une équipe, un déjeuner de service/d’équipe doit être organisé dans les jours suivant son arrivée. Ces déjeuners peuvent être étendus aux autres services si le travailleur indépendant est appelé à interagir régulièrement avec eux.

De même, le responsable du service accueillant le freelance veillera à échanger régulièrement avec ce nouveau professionnel pour s’informer de ses besoins, pour connaître ses ressentis et pour identifier les obstacles qu’il aurait pu rencontrer. Ces rencontres sont d’autant plus nécessaires si le freelance travaille à distance, particulièrement lorsqu’il s’agit d’un digital nomad.

4. Inviter le freelance à prendre part aux activités extraprofessionnelles

L’employeur doit également veiller à « onboarder » / accueillir un freelance pour éviter que ne se crée un schisme entre les salariés de l’entreprise et les travailleurs indépendants. Des démarches résolument volontaires au sein de l’entreprise s’imposent dès le premier jour de la collaboration. Ces démarches comprennent notamment l’invitation des freelances à participer aux activités extraprofessionnelles.

En effet, la cohésion d’une équipe et, par voie de conséquence, son efficacité se forgent autant dans le cadre de l’activité professionnelle qu’à l’occasion de célébrations d’anniversaires, de participation aux activités sociales et ludiques de l’entreprise. Aussi, les responsables du service des Richesses Humaines (RH) et de la politique RSE doivent intégrer les « lances libres » aux activités sociales de l’entreprise.

Créez une nouvelle dynamique d’équipe

L’arrivée de nouveaux talents dans une équipe, qu’il s’agisse de salariés, d’intérimaires ou de freelances, pose parfois des défis aux managers pour maintenir la dynamique interne.

Aussi, pour vous aider à adapter vos méthodes de management, nos experts mettent gratuitement à votre disposition des conseils pour repenser efficacement votre organisation.

De Frédéric Carteron