Exemples de lettres de licenciement légales et selon le contexte

Mettre un terme à une collaboration professionnelle demande autant de diplomatie que de prudence juridique. A l’image des procédures de licenciement, le contenu de la lettre mettant fin au contrat varie en fonction des causes de licenciement et du statut du salarié. Epargnez-vous un temps précieux et des litiges en suivant nos modèles de lettres de licenciement.

L’émotion, le stress et l’urgence du temps qui passe peuvent conduire tout employeur, de la PME au groupe industriel, à des manquements aux critères légaux encadrant toute procédure de licenciement. Ces erreurs conduisent à des litiges souvent inutiles entre les parties, à des versements d’indemnités par l’employeur et parfois à une peine de prison et/ou d’amende.

En matière de licenciement, prendre du recul n’est pas seulement recommandé ; c’est une nécessité. Pour vous aider à rédiger une lettre de licenciement adaptée à la situation et conforme à la législation, inspirez-vous de nos modèles de courriers concernant les licenciements pour :

• Raison économique
• Faute simple
• Faute grave
• Faute lourde
• Inaptitude
• Licenciement en raison d’un comportement non-fautif ne permettant pas le maintien de la relation de travail

Les critères applicables à toute lettre de licenciement

Quelle que soit la cause du licenciement, 4 étapes essentielles (AJOUTER LIEN SUR LES CAUSES DE LICENCIEMENT) s’appliquent à la procédure de licenciement : la convocation à l’entretien préalable, l’entretien préalable, la lettre de licenciement et l’envoi de ladite lettre.

1. Les informations d’identification et la date d’envoi de la lettre :

Toute lettre de licenciement doit débuter en indiquant la raison sociale de l’entreprise et son siège social, ainsi que les nom, prénom et adresse de l’employé destinataire de la lettre.

Par ailleurs, le lieu et surtout la date d’envoi doivent être clairement indiqués. En effet, la lettre de licenciement ne peut être envoyée avant qu’un délai d’au moins 2 jours se soit écoulé après la fin de l’entretien préalable. Par ailleurs, il est préférable de recourir à un envoi de la lettre par lettre recommandée avec accusé de réception afin de vous munir d’une preuve de la date d’envoi et de sa réception par le salarié.

• « Société Marex, 133 rue des Avignons 94102 Lyon

• Lyon, le 10 mars 2021

• A l’attention de : Monsieur/Madame [Prénom, Nom], domicilié(e) à [adresse] »

2. L’objet du licenciement

Il est impératif que l’objet de la lettre indique explicitement qu’il s’agit d’un licenciement ainsi que la raison ayant mené à cette décision. Il n’est pas nécessaire de développer vos motivations à ce stade de la lettre. En revanche, il est recommandé d’indiquer précisément la nature de la faute reprochée et sa date s’il s’agit d’un licenciement pour une faute quelconque. Pour un licenciement économique, indiquez la raison économique vous ayant conduit à cette décision ; il en va de même pour un licenciement pour inaptitude.

Voici quelques exemples de formulation de l’objet de la lettre de licenciement :

• « Objet : notification de la décision de licenciement vous concernant en raison de la faute simple – grave – lourde – retenue à votre encontre, pour avoir le [date] transmis à la société [SARON] des informations confidentielles au moyen de votre email en date du [date]. »

• « Objet : notification de la décision de licenciement vous concernant en raison – de la cessation définitive de notre activité – des difficultés économiques s’échelonnant sur les 2 derniers trimestres – de mutation technologique nous ayant conduit à … – de la restructuration de notre activité. »

3. Le rappel des faits

• « Madame – Monsieur » : Ainsi commence votre lettre de licenciement.

Dans l’hypothèse d’une action du salarié devant le Conseil des Prud’hommes, vous devez décrire aussi précisément que possible les faits ayant conduit à la mise en œuvre de la procédure de licenciement. Ainsi, aucun doute ne subsistera sur les faits sur lesquels repose votre décision.

Enfin, en matière de licenciement pour faute, l’employeur ne peut se prévaloir d’une faute ayant été commise plus de 2 mois avant la remise de la convocation à l’entretien préalable. Ce délai est raccourci en cas de faute grave ou lourde.

• « Le [date], le service informatique a informé la direction que vous avez fait parvenir un courriel en date du [date] à la société [Saron], lequel contenait le fichier de nos propositions de négociation avec la société [Gandalf]. Informée de cette situation, la société [Gandlaf] nous a indiqué, par courrier en date du [date], mettre un terme à nos accords. Cette situation cause un grave préjudice financier à notre société. »

4. Le rappel de la procédure :

Afin de vous assurer que vous avez respecté à la lettre les deux premières étapes de la procédure de licenciement, et au besoin d’en apporter la preuve devant le Conseil des Prud’hommes en cas de litige, mentionnez les dates de convocation à l’entretien préalable et de la tenue de ce dernier.

En outre, dans l’hypothèse où le salarié a bénéficié de l’assistance d’un membre d’un organe représentatif de l’entreprise, il est impératif d’indiquer le nom et la qualité de cette personne.

• « Vous avez été convoqué à un entretien préalable au moyen d’une lettre recommandée qui vous a été adressée le [date] et que vous avez réceptionnée le [date]. L’entretien préalable s’est tenu le [date], soit plus de 5 jours ouvrés à compter de la réception de la convocation. Lors de cet entretien, vous avez été assisté à votre demande par [Mr/Mme X], membre du comité d’entreprise. »

5. Les déclarations du salarié

Il est souvent nécessaire de reproduire en style indirect les déclarations/explications les plus pertinentes au regard de la procédure de licenciement. Ces informations vous seront utiles pour motiver votre décision, sachant que le salarié pourra solliciter de votre part des explications détaillées de votre décision, ce dans les 15 jours de la notification de la lettre de licenciement.

• « A l’occasion de l’entretien, vous avez indiqué que […] »

6. Caractérisation des difficultés/préjudices résultant des faits et justifiant votre décision

Prenez le temps d’expliquer votre décision en faisant valoir les difficultés occasionnées par la faute/l’inaptitude/le comportement du salarié ainsi que le préjudice en résultant. Il ne vous reste alors qu’à informer le salarié de son licenciement.

En cas de licenciement pour faute lourde – lequel vous dispense du délai de préavis – vous êtes tenu de démontrer et de mentionner l’intention de nuire du salarié à partir de faits précis. De vagues indications seront rejetées par le Conseil des Prud’hommes. En outre, si vous êtes libre de qualifier la faute (faute simple, grave ou lourde), sachez que le Conseil des prud’hommes n’est pas tenu par votre qualification. A tout le moins, vous aurez démontré votre bonne foi.

• « La transmission des informations confidentielles susmentionnées a gravement compromis le fonctionnement et l’activité de notre entreprise en conduisant à l’annulation d’une relation contractuelle avec l’entreprise [Gandalf]. Aussi, au regard de ces circonstances, la décision de vous licencier pour faute grave est prise et il est mis fin à votre contrat de travail à compter du [date]. »

7. Le préavis

La durée du préavis dépend de l’ancienneté et du statut du salarié. Aussi, devez-vous indiquer la durée du préavis, ainsi que ses dates de début et de fin. Rappelons qu’un licenciement pour faute grave ou lourde, ou pour inaptitude, ne comporte pas de préavis.

• « Vous êtes tenu à effectuer un préavis de [1-2-6] mois à compter du [date] au [date] pendant lequel votre salaire vous sera versé. »

Si vous décidez de dispenser le salarié du préavis, la formule suivante doit être mentionnée :

• « Vous êtes dispensé d’effectuer votre préavis de [1-2] mois qui prend effet à compter du [date] au [date]. Le salaire correspondant à la durée de préavis vous sera versé durant cette période. »

8. Les mentions sur les droits de la personne licenciée

Quelle que soit la raison du licenciement, la lettre de licenciement se termine par certaines mentions obligatoires tenant à la remise du solde de tout compte, du certificat de travail et de l’attestation pôle emploi.

De même, le salarié est informé qu’il pourra solliciter de l’employeur des précisions sur les motivations de son licenciement.

• « A l’expiration de votre contrat de travail, vous seront remis [par courrier/en main propre] les documents suivants : votre solde de tout compte, le certificat de travail et l’attestation pôle emploi.

• Par ailleurs, dans les 15 jours suivant la réception de votre lettre de licenciement, vous pourrez solliciter des précisions sur les motifs de votre licenciement au moyen d’une lettre recommandée avec accusé de réception que vous nous ferez parvenir. La loi ne nous en faisant pas l’obligation, nous pourrons toutefois répondre à votre demande dans un délai de 15 jours à compter de la réception de votre lettre. »

Spécificités de la lettre de licenciement selon la cause

· Critères de la lettre de licenciement économique

Le contenu de la lettre de licenciement dépend du nombre de salariés concernés par la mesure. Lorsque le licenciement concerne moins de 1 000 salariés, la dernière partie de la lettre de licenciement – #8 – doit rappeler au salarié la possibilité de bénéficier d’un contrat de sécurisation professionnelle ainsi que la priorité à un nouvel emploi dans un délai d’un an. Pour les licenciements concernant plus de 1 000 personnes, la mention du contrat de sécurisation est remplacée par le rappel du congé de reclassement.

· Critères de la lettre de licenciement pour inaptitude

Dans le cadre d’un licenciement pour inaptitude en raison d’une maladie ou d’un accident de travail, la partie de la lettre consacrée à la caractérisation de l’événement – #6 – doit clairement indiquer les tâches ne pouvant être effectuées par le salarié sans compromettre sa santé.

De plus, doivent être mentionnés les dates des visites médicales auprès de la médecine du travail et l’avis d’inaptitude. Enfin, la lettre doit indiquer que :

– l’employeur n’a pas été à même de reclasser le salarié ; ou

– que ce dernier a refusé les propositions de reclassement ; ou

– l’avis de la médecine du travail indiquant que « le maintien du salarié dans l’emploi serait gravement préjudiciable à sa santé » ou bien que « l’état de santé fait obstacle à tout reclassement dans un emploi ».

Enfin, la partie consacrée au délai de préavis – #7 – mentionnera qu’aucun délai de préavis n’est prévu par la loi pour ce motif de licenciement.

· Critères de la lettre de licenciement d’un salarié « protégé »

Le licenciement d’un salarié protégé donne lieu à des formalités supplémentaires dont le manquement peut conduire à une peine de prison et/ou une amende, en plus des indemnités de licenciement.

La lettre de licenciement du salarié « protégé » doit tout d’abord indiquer la consultation du comité d’entreprise avant la tenue de l’entretien préalable. Elle devra également mentionner la consultation de l’inspection du travail ainsi que l’accord donné par cette dernière à la mise en place de la procédure de licenciement.

– #4 bis – : « Le comité d’entreprise a été réuni le [date] pour donner son avis sur votre possible licenciement. Par ailleurs, la demande de licenciement a été soumise à l’inspection du travail, laquelle a donné son accord par lettre en date du [date]. »

Recourez sereinement aux procédures de licenciement

Ne vous perdez plus dans les méandres des diverses procédures de licenciement en vous inspirant des conseils de nos experts que vous trouverez dans nos guides gratuits.

Vous y découvrirez les méthodes pour pacifier le licenciement dans le respect des droits de toutes les parties et pour redynamiser vos équipes à la suite du départ d’un collaborateur.rice.

 

De Frédéric Carteron