Pré-onboarding : 8 conseils pour sécuriser un nouveau collaborateur avant sa prise de poste
Vous vous interrogez sur la manière d’optimiser l’expérience candidat et de réduire le turnover lors de l’onboarding des employés ? La solution pourrait être le pré-onboarding.
Les premiers mois en poste sont cruciaux dans le parcours de votre nouveau collaborateur au sein de votre entreprise. Vous pouvez éviter les mauvaises expériences ou les départs précipités en intégrant les candidats dès le moment où ils acceptent leur offre d’emploi, avant même le début de leur prise de poste.
Le succès d’une entreprise passe par sa capacité à attirer et à retenir les meilleurs talents. L’expérience candidat, comme la plupart des organisations s’accordent à le dire, est cruciale. Ne laissez donc pas tous les efforts déployés par vos RH et vos recruteurs pour faire bonne impression être gâchés, avant même le premier jour, par un processus d’intégration médiocre. En effet, bien que difficile à quantifier, ce sentiment perdure généralement après la date d’entrée en fonction et peut nuire à l’enthousiasme, à la productivité et même à la pérennité au sein de l’entreprise.
Qu’est-ce que le pré-onboarding des collaborateurs ?
Le pré-intégration d’un nouveau collaborateur correspond à la période qui s’écoule entre l’acceptation de l’offre d’emploi et de sa prise de poste. Malheureusement, la signature de la lettre d’offre ne garantit pas toujours que le nouvel employé se présentera le premier jour. De plus, parmi ceux qui se sont présentés, certains pourraient vouloir rompre leur période d’essai.
L’objectif est de consacrer ce temps de l’entre deux à familiariser le nouvel employé avec son rôle et votre entreprise, de manière à ce qu’il soit prêt à prendre son envol dès le premier jour. Mais l’intégration des nouveaux collaborateurs ne se limite pas aux formalités administratives. Certes, ce processus implique de demander à votre nouvel employé de remplir les formulaires nécessaires ou d’envoyer un email de présentation à l’ensemble de l’entreprise.
Vous pouvez également aller plus loin en envoyant un dossier de bienvenue ou en organisant une rencontre autour d’un café afin que votre nouveau collaborateur puisse nouer des liens avec le reste de l’équipe. Le message doit être accrocheur, facile à comprendre et mémorable pour motiver le salarié.
L’accent doit être mis sur la préparation de votre nouveau collaborateur et sur le fait de susciter son enthousiasme à l’approche de son premier jour de travail. Un pré-onboarding efficace, les aidera à se sentir bienvenus, impliqués et appréciés. Le plus souvent, la façon dont vous accueillez les nouvelles recrues dépend de la culture, du budget et de la créativité de votre entreprise.
Pre-onboarding vs Onboarding : Quelle est la différence ?
La frontière entre l’onboarding et le pré-onboarding est assez floue. Beaucoup d’entreprises les emploient de manière interchangeable ou se focalisent exclusivement sur les activités d’onboarding.
L’objectif principal des activités de pré-intégration devrait être de préparer les nouvelles recrues et de susciter un certain enthousiasme à l’égard de leur nouveau rôle, tandis que l’onboarding a pour vocation de les accueillir et de les aider à se familiariser avec les locaux et la culture d’entreprise.
On peut y parvenir par des actions différentes. Un déjeuner ou une rencontre autour d’un café, une visite des bureaux avant la date de prise de poste, ou même le fait de les inclure dans la chaîne e-mail de l’entreprise, se prêtent parfaitement à un pré-onboarding. Au cours de l’intégration, vous devrez proposer une introduction appropriée, organiser une formation, éventuellement désigner un binôme et solliciter un feedback.
Les avantages du pré-onboarding des employés
Par le passé, les nouveaux employés ne recevaient pas beaucoup d’informations avant de commencer à travailler. Un candidat acceptait une offre et patientait jusqu’à ce qu’il reçoive des renseignements utiles lors de son premier jour de travail.
En lui fournissant à l’avance des informations générales sur son rôle, vous pouvez l’aider à se sentir à l’aise et à se préparer à son intégration, à sa prise de poste, et même à sa période d’essai. En fonction des actions que vous décidez de mettre en place, cela peut également l’aider à déjà nouer des liens avec ses futurs collègues. Dans l’ensemble, cela contribue à améliorer considérablement l’expérience collaborateur.
8 stratégies de pré-onboarding pour maintenir l’engagement des nouveaux employés
Voici une liste de points à mettre en place avant la prise de poste afin de fluidifier vos process et de stimuler l’engagement de vos nouveaux collaborateurs.
Utilisez ces conseils pour favoriser une expérience cohérente et positive de pré-onboarding :
1. Demandez un avis sur votre processus de recrutement
Le fait de recueillir des commentaires sur votre processus de recrutement souligne la transition entre le statut de candidat et celui de membre de l’équipe et vous permet de recueillir des observations qui vous aideront à améliorer votre processus de recrutement. En demandant à un nouvel employé de vous faire part de ses remarques pendant la phase de pré-onboarding, vous lui donnez l’impression qu’il est en mesure d’avoir un impact sur votre organisation.
2. Demandez de remplir les documents d’accueil
Il faut souvent un jour entier, voire plus, pour que les nouveaux employés remplissent tous les documents et formulaires requis. En demandant aux nouveaux collaborateurs de remplir ces documents en amont de leur prise de poste, les équipes RH peuvent immédiatement s’assurer que ces derniers sont intégrés dans les systèmes de paie, d’avantages sociaux et de management. Cela permet également de s’assurer que le premier jour de travail du nouvel employé est axé sur son rôle et non sur une montagne de paperasse.
Conformément à la réglementation en vigueur et pour que les nouveaux employés se sentent les bienvenus, les documents de pré-onboarding peuvent inclure :
- Le contrat de travail ;
- Une fiche de renseignements sur la paie ;
- Un résumé des avantages sociaux et/ou en nature ;
- Le règlement intérieur de l’entreprise, etc.
Les entreprises peuvent centraliser les documents d’accueil à l’aide d’un logiciel RH, ce qui permet aux nouvelles recrues de signer et de vérifier les formulaires en ligne sans avoir à compléter manuellement de multiples documents.
3. Envoyez un email de bienvenue
Quelques jours après que votre nouvel employé a accepté l’offre d’emploi, demandez à l’un de ses responsables directs de lui envoyer un mail de bienvenue. En établissant un point de contact convivial dès le début, vous créez un environnement dans lequel les employés se sentent valorisés et appréciés, le tout sans trop d’efforts.
4. Informez les salariés en poste
Un démarrage maladroit ou en silo laissera, à coup sûr, une mauvaise impression. Il est donc primordial d’assurer une communication efficace. Pour cela, il vous suffit d’informer votre personnel de l’arrivée d’un nouveau collègue, par email, une note de service ou tout autre canal habituel de communication. Vos employés et collègues jouent le rôle d’ambassadeurs de l’entreprise et vous aident à améliorer l’expérience collaborateur.
Pour les nouveaux employés, il s’agit d’un moyen simple de les impliquer et de commencer à nouer des relations avec leurs collègues.
5. Répondez à leurs questions sur ce qui les attend
À ce stade, vous avez compris l’intérêt de communiquer ouvertement avec eux, le plus tôt possible. Certains détails sont parfois source d’anxiété inutile ou de maladresses le jour J. Veillez à leur indiquer
- L’heure à laquelle ils doivent arriver
- L’adresse, les transports en commun les plus proches ou les emplacements de parking
- Le code vestimentaire
- Les possibilités de restauration
- Le nom du principal point de contact
6. Préparez leur équipement
Assurez la réussite de vos nouveaux collaborateurs dès leur premier jour de travail. Prenez les dispositions nécessaires pour préparer les fournitures de bureau et le matériel informatique dès que vous avez confirmé la date d’entrée en fonction. Dans le cas d’un onboarding à distance, il est préférable de s’y prendre quelques jours plus tôt. Les possibilités d’assistance directe étant réduites, vous voulez donner aux nouveaux employés en télétravail du temps pour se familiariser avec leurs appareils.
Considérez ce qui doit être fait :
- Création de l’adresse électronique officielle de l’employé ;
- Création des identifiants des employés et des codes/cartes d’accès ;
- Activation des comptes et des outils de communication de l’entreprise ;
- Mise en place d’un espace de travail, avec ordinateur et téléphone, etc.
7. Organisez le matériel de formation et l’accès aux outils
Rassemblez tous les documents dont le nouvel employé a besoin pour se familiariser en douceur avec son poste et la culture de l’entreprise. Il peut s’agir de fournir une ressource ou une page wiki avec des vidéos et des documents pour communiquer la mission, la vision et la structure organisationnelle de votre entreprise, ainsi qu’une vue d’ensemble des avantages et des prestations à sa disposition. Ou encore de développer des guides d’intégration et des supports de formation professionnelle pour chaque fonction. Tout dépend du niveau de détail que vous souhaitez atteindre.
Mais n’oubliez pas non plus que tous les nouveaux arrivants ne sont pas identiques. Personnalisez le processus de formation pour qu’il corresponde au mieux aux besoins et aux préférences d’apprentissage de votre employé.
8. Établissez un suivi régulier
Un pré-onboarding efficace doit inclure un suivi allant jusqu’au premier jour. Le fait d’avoir un interlocuteur clair dissipe toute confusion et permet à votre nouvel employé de savoir à qui il peut s’adresser.
Un pré-onboarding adapté à votre entreprise
Quel que soit votre secteur d’activité, il convient d’utiliser ces idées simples pour améliorer votre processus de pré-intégration. Surtout quand on sait que votre succès dépend de l’accueil réservé à vos nouveaux salariés et de leur décision de rester ou non dans l’entreprise.
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De Carla Cino