Proposer une voiture de fonction ou de service à ses salariés : différences, avantages et limitations

Se déplacer dans le cadre d’une profession est un impératif pour de nombreux professionnels, du commercial à l’architecte, en passant par l’infirmière ou le livreur. Tous les véhicules utilisés ne donnent pas droit aux mêmes avantages, ni aux mêmes conditions d’utilisation. Découvrez en quelques minutes les différences et les avantages des véhicules de fonction et de service.

Comprendre la différence entre un véhicule de service et un véhicule de fonction n’est pas anodin. En effet, l’usage de ces véhicules fait naître des responsabilités financières et juridiques pour le conducteur et l’employeur ; par ailleurs, le non-respect des conditions d’utilisation expose le conducteur à des mesures disciplinaires, voire à un licenciement.

Voiture de service : uniquement pour et pendant le service

La voiture de service est utilisée par l’ambulancier, le policier, le chauffeur-livreur dans le cadre exclusif des horaires de travail et pour l’exercice de ses fonctions. Ce véhicule est, pour tout professionnel, ce que le camion de lutte contre l’incendie est au pompier.

Aussi, le professionnel, quel qu’il soit, ne peut pas utiliser une voiture de service en dehors des horaires de travail, ou encore en dehors du trajet le menant directement à son domicile. En outre, l’utilisation du véhicule est strictement réservée à des fins professionnelles. Il n’est donc pas question d’emprunter le véhicule de service pour amener son enfant à la halte-garderie ou déposer son conjoint au travail.

Voiture de fonction : une plus grande flexibilité d’utilisation

Le bénéficiaire d’une voiture de fonction dispose d’une plus grande latitude d’utilisation de ce type de véhicule. Ce dernier n’est pas seulement utile dans le cadre de la profession pour se rendre sur le lieu de travail, aller à la rencontre de clients, d’élus ou visiter des chantiers. C’est également un avantage en nature mentionné dans les fiches descriptives de poste pour rendre les offres d’emploi plus attractives.

Aussi, s’agissant d’un avantage, non seulement son utilisation est autorisée en dehors du temps de travail, mais le salarié peut également y avoir recours pour des usages non-professionnels. Attention, toutefois, aux limites fixées dans le contrat de travail et par la jurisprudence des tribunaux civils.

Véhicule de fonction et véhicule de service : les conducteurs autorisés

Dans l’un et l’autre cas, seul le conducteur autorisé par l’employeur peut se trouver au volant de ces véhicules.

· Les conducteurs d’un véhicule de service

La catégorie de conducteurs autorisés à conduire un véhicule de service est strictement limitée aux employés, dès lors que l’exercice de leurs fonctions implique un déplacement professionnel sur le temps de travail. Ainsi, un employé du département de production n’est pas autorisé à “emprunter” le véhicule du commercial.

· Les conducteurs d’un véhicule de fonction

Les personnes autorisées à conduire un véhicule de fonction ne sont pas nécessairement des employés de l’entreprise. S’agissant d’un avantage en nature attribué par le chef d’entreprise à un(e) collaborateur.rice, l’employeur peut autoriser toute personne de son choix à conduire le véhicule de fonction en dehors des horaires de travail. Aussi, à la condition expresse que le contrat de travail de l’employé le mentionne, son conjoint peut être autorisé(e) à conduire le véhicule de fonction. Cet accord ne se présume pas : il se démontre par écrit.

En revanche, une tierce personne non mentionnée dans le contrat de travail n’est autorisée à conduire le véhicule de fonction qu’en présence du salarié. Ce dernier doit alors s’assurer que le contrat d’assurance auto de son véhicule de fonction prévoit l’utilisation du véhicule par cette personne.

Voiture de fonction et voiture de service : trajet professionnel ou privé ?

Le trajet professionnel est celui qui est réalisé pour les besoins de l’employeur pendant le temps de travail. C’est également le trajet le plus court, le plus direct entre le domicile du conducteur et le lieu de travail.

Aussi, le véhicule de service peut-être utilisé par l’employé, avec l’autorisation expresse de l’employeur, pour regagner – directement – son domicile après une journée de travail ou pour se rendre – tout aussi directement – sur son lieu de travail. En dehors de ces situations, le véhicule de service doit rester…au garage en dehors du temps de travail.

En revanche, le salarié disposant d’un véhicule de fonction peut l’utiliser pour effectuer des déplacements personnels en dehors de son temps de travail. La voiture de fonction peut donc être utilisée durant une période de congé, pour se déplacer durant le week-end, pendant l’exercice d’un préavis, etc…

Voiture de fonction et voiture de service : une suppression contre une compensation financière ?

Un salarié disposant d’une voiture de service ne peut pas solliciter de compensation financière en cas de retrait du véhicule, lequel n’est alors qu’un instrument de travail mis à la disposition du personnel. Si le retrait du véhicule de service rend impossible l’accomplissement des missions, et que l’employeur souhaite que le salarié utilise le sien propre contre une indemnisation, un amendement au contrat de travail doit être signé par les deux parties. En effet, il s’agit d’une modification d’une condition substantielle du contrat de travail.

Il en va différemment pour un retrait de la voiture de fonction, ce véhicule présentant également la qualité d’avantage en nature. Aussi, l’employé n’ayant plus accès à un véhicule de fonction est en droit de solliciter une compensation salariale. En outre, tout retrait d’un véhicule de fonction doit être accepté par les deux parties et faire l’objet d’avenant au contrat de travail.

Voiture de fonction et voiture de service : les incidences financières, juridiques et disciplinaires

· Utilisation du véhicule de service et de fonction : les procédures disciplinaires et de licenciement

La désignation du véhicule a également des incidences sur les procédures disciplinaires. Un salarié utilisant un véhicule de service pour des raisons personnelles commet une faute l’exposant à une procédure disciplinaire, voire à un licenciement pour faute.

De même, le co-voiturage dans un véhicule de fonction constitue un comportement fautif, sauf à être prévu dans le contrat de travail. Le salarié s’expose alors à une procédure de licenciement, dès lors que la personne est transportée moyennant une participation financière.

· La prise en charge des coûts d’utilisation

Le carburant utilisé pour un véhicule de service est entièrement à la charge de l’employeur. En revanche, sauf accord contraire passé avec l’employeur, les frais de carburant du véhicule de fonction utilisé sur un temps personnel sont à la charge de l’employé. Le salarié se fait néanmoins rembourser le prix du carburant utilisé à l’occasion du temps de travail pour des raisons professionnelles ; il lui suffit de produire des factures.

En revanche, en matière d’assurance, d’entretien et de réparation, qu’il s’agisse d’un véhicule de fonction ou de service, l’employeur prend en charge l’ensemble de ces frais, car il demeure le propriétaire du véhicule.

· Les incidences fiscales

La voiture de fonction étant un avantage en nature, ce dernier doit être déclaré au Trésor Public. Par ailleurs, la mise à disposition d’un véhicule de fonction donne lieu à une estimation financière qui apparaît sur la fiche de paie en tant que complément de rémunération, lequel est soumis aux différents prélèvements de cotisations sociales supportés par le salarié.

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