Manager à distance ou en télétravail : nos conseils pour aider vos managers

Arrivé de force dans notre quotidien professionnel, le télétravail est désormais couramment pratiqué dans les entreprises mais de nombreux managers peinent encore à manager à distance. En attendant de leur faire suivre une formation sur le sujet, partagez avec eux ces bonnes pratiques de management en télétravail.

De l’importance de maintenir le lien manager /collaborateur

On n’échappe plus au télétravail. Le baromètre Télétravail et Organisations hybrides 2022 de Malakoff Humanis estime que 38% des salariés pratiquaient le télétravail fin 2021 avec en moyenne 2,4 jours de télétravail par semaine.

L’expérience de la pandémie l’a démontré : pour être bien vécu, le télétravail ne s’improvise pas. Certes, les équipes ont besoin d’outils performants, d’un espace de travail confortable mais le nerf de la guerre de ce mode hybride repose sur la relation solide entre le manager et ses collaborateurs. Ce lien que beaucoup de managers ont du mal à établir ou à maintenir est pourtant absolument essentiel. Il permet de :

• garder le contact avec ses équipes
• motiver les collaborateurs
• maintenir le collectif
• faire un suivi des projets et des objectifs
• prévenir l’épuisement professionnel
• éviter l’isolement de certains collaborateurs
• encourager à l’indépendance

Les chalenges du management à distance

Si le baromètre Malakoff Humanis évoque les bienfaits du télétravail (une plus grande autonomie, une baisse des absences, et la satisfaction des salariés), 4 managers sur 10 estiment que le travail hybride a complexifié leurs postures de manager. En effet, ce mode hybride peut également être la source de désagréments si le lien entre le manager et le collaborateur est rompu. Ils évoquent :

• diminution des échanges informels (37%)
• maintien du lien, cohésion d’équipe (36%)
• gestion de la fragilité d’un ou plusieurs collaborateurs (34%)

En effet, le télétravail exige un management différent face à des challenges de taille comme veiller au moral des troupes, prévenir la rétention et respecter le droit à la déconnexion. Un management à distance non adapté peut compliquer le quotidien des collaborateurs :

• manque d’information
• matériel inadéquat
• rupture du lien social
• manque de supervision
• distractions domestiques

Pour faire face à ces challenges, un manager n’a pas d’autre solution : il doit revoir son modèle de management et réfléchir aux moyens de cimenter sa relation avec ses collaborateurs.

1. S’appuyer sur ses soft skills pour manager à distance

Comment manager en télétravail ? Plus que tout, la révolution du travail hybride exige qu’un manager fasse appel à ses soft skills pour guider ses collaborateurs et repenser sa manière de les gérer.

• La confiance

Certains managers ont la fâcheuse tendance à micro manager leurs équipes. Manager à distance peut donc se transformer en cauchemar pour ce profil qui va vite s’épuiser et saper la confiance de ses collaborateurs. Le télétravail serein repose principalement sur un climat de confiance réciproque qu’un manager doit pouvoir instaurer. Contrairement à ce que certains peuvent craindre, un salarié qui travaille de chez soi ne va pas « glander » en regardant Netflix : il est grand temps d’abandonner le management « à la papa » obsolète et considérer les collaborateurs comme des adultes responsables. Pour preuve, 67% des collaborateurs souhaitent un management davantage axé sur la confiance, l’encouragement, la prise d’initiatives, la coopération, le droit à l’essai, le droit à l’erreur souligne le Baromètre.

• La flexibilité

On n’a jamais autant évoqué cette qualité que ces derniers mois. Normal, elle est tout simplement cruciale pour manager à distance. D’ailleurs, 64% des salariés souhaitent davantage de souplesse en termes de gestion du temps de travail, d’aménagement des horaires de travail, des congés etc. Ce n’est pourtant pas une chose facile si on a appliqué, pendant des années un management rigide. Il est pourtant nécessaire de faire passer le message aux managers : de la confiance découle la flexibilité des horaires, des tâches, des moyens et de meilleures performances.

• L’empathie

Sous la pression du rendement et des objectifs, sans le lien quotidien physique, un manager penché sur son ordinateur peut vite oublier l’humain. Or, quand on applique le management à distance, il faut aussi encourager au dialogue si on perçoit le malaise d’un collaborateur. Rappelons au passage qu’être patient ne signifie pas être laxiste et faire preuve d’empathie ne veut pas dire mollesse. Au contraire, ce sont des soft skills cruciales qui permettent de maintenir et motiver un collectif serein.

2. Mettre le paquet sur la communication

46% des sondés de l’étude pensent que le télétravail défavorise les échanges avec les collègues et le manager qui ne ?sont pas sur site au même moment. Moral de l’histoire : quand on manage à distance, on ne communique jamais assez. Sinon comment percevoir l’humeur de ses équipes quand on n’est pas face à eux au bureau ? Si ce n’est pas déjà fait, vous pouvez rappeler à vos managers qu’ils ont besoin de mettre en place des règles de communication et les partager avec leurs équipes.

• Revoir le mode de communication

Communiquer à distance peut être la source de malentendus. Un manager doit être extrêmement clair dans ses attentes et s’assurer que les collaborateurs ont bien compris ses observations ou ses objectifs. Il est aussi important de donner un feedback régulier et précis pour que le collaborateur à distance sache que son travail est vu. Enfin, c’est un détail qui a son importance, un manager doit être également vigilant sur la façon de rédiger des mails. Il ne s’agit pas d’en faire de tonnes mais de rappeler qu’un simple « bonjour » et « merci » sert à humaniser les relations au quotidien.

• Analyser les besoins individuels de vos collaborateurs

Tout le monde n’est pas égal dans le travail à distance. Certains profils, plus indépendants, s’épanouissent dans ce mode hybride. D’autres ont besoin d’encadrement. Il est donc important que le manager sache faire la distinction entre ces profils pour adapter son management. Enfin, s’il accueille un nouveau salarié en télétravail, il devra redoubler de vigilance pour s’assurer que celui-ci s’intègre au collectif. Et surtout, le manager doit faire en sorte que son équipe dispose de tous les outils nécessaires pour faire son travail correctement.

• Organiser une réunion hebdomadaire

C’est le meilleur moyen pour que l’équipe au complet puisse se voir et échanger grâce aux nombreux outils existants pour mettre en place une vidéo conférence. Pour que la réunion soit efficace et ne soit pas interminable, il faut partager un ordre du jour en amont et le suivre. Et pour reproduire le moment de la machine à café, pourquoi ne pas commencer le meeting par une discussion informelle pour prendre des nouvelles de chacun, échanger quelques plaisanteries avant de rentrer dans le vif du sujet ?

• Planifier un appel individuel quotidien

Le but n’est pas de traquer le collaborateur mais de maintenir de lien pour s’assurer qu’il a tout le soutien nécessaire à ses tâches quotidiennes. Le manager doit également être conscient que certains salariés ne sont pas forcément à l’aise pour exprimer leurs difficultés face au groupe. C’est le moment de le questionner sur les problèmes éventuels qu’il peut rencontrer. Pour cela, mieux vaut privilégier un appel en vidéo qui, à défaut de mettre en scène un contact humain, rappelle que le manager est présent et à l’écoute.

• Encourager la communication entre collaborateurs

Pour éviter les chaînes de mail à rallonge, invitez vos collaborateurs à parler entre eux via des groupes chat dédiés à des projets en cours ou de conversations plus informelles. Certes, ce n’est pas la machine à café ou la cantine mais ça permet malgré tout de rester dans une certaine dynamique de cohésion plus incarnée.

3. S’assurer de la qualité des outils numériques

92% des salariés télétravaillent depuis leur domicile. Face à cette digitalisation croissante, il faut également que le manager s’assure que l’accès aux outils numériques sur site ou à distance se fasse sans difficultés pour qu’une équipe fonctionne sereinement en mode hybride. Les salariés en télétravail ne doivent pas se sentir désavantagés parce que leurs équipements fonctionnent mal.

Quand on sait que 48% des télétravailleurs envisagent de s’éloigner géographiquement de leur lieu de travail, il faut s’assurer au quotidien qu’ils disposent notamment d’un réseau informatique irréprochable, d’un matériel adapté à la pratique du télétravail et d’un support technique constant.

Le Cahier de tendances 2023 de Parlons RH souligne que 28% des 25-34 ans seraient prêts à quitter leur emploi si le matériel digital n’était pas à la hauteur. A méditer…

Manager à distance : pour aller plus loin, l’étude The Future of Work

Plus aller plus loin dans votre démarche managériale, consultez notre dernier rapport The Future of Work. Téléchargeable gratuitement, ce rapport décrypte les attentes des candidats et salariés français sur l’année passée et via les réponses d’un panel de talents de tous les âges, secteurs et postes.

 

De Nathalie Dépret