Temps de pause au travail : comment bien gérer ses équipes ?

Au travail, le temps de pause est une obligation légale. Entre nécessité et abus, comment gérer vos équipes sans que cela affecte l’activité de votre service ou de votre entreprise ?

Temps de pause au travail : ce que dit la loi

Pendant les heures de présence d’un salarié sur son lieu de travail, celui-ci est tenu d’effectuer les tâches qui lui sont assignées dans le cadre de son poste.

Pour lui permettre de s’occuper de ses affaires personnelles pendant sa journée (passer un coup de fil, se détendre ou boire un café), l’article L3121-16 du Code du travail indique que l’employé a droit à un temps de pause non rémunérée de 20 minutes consécutives dès que le temps de travail quotidien atteint six heures. Le salarié peut alors bénéficier de sa pause au travail soit :

• Juste après 6 heures de travail
• Avant que les 6 heures ne soit entièrement réalisées

Si la durée de 20 minutes est la durée minimale fixée par la loi, il faut savoir qu’en fonction de la convention ou de l’accord d’entreprise, les temps de pause peuvent être plus longs.

Pause déjeuner et pause cigarette

La loi ne prévoit pas de temps de pause pour déjeuner. Ainsi, le temps de restauration fait partie des 20 minutes définies par le code du travail même si dans la majorité des cas, les entreprises accordent des temps de pause de 45 minutes voire plus dans certains cas – on imagine guère un commercial inviter un client à déjeuner et se lever brutalement pour repartir au bureau et respecter son temps de pause.

Que dit le code du travail au sujet de la pause pour griller une petite clope ? Pour les fumeurs, sachez que la pause cigarette ne les prive pas pour autant de leur pause de 20 minutes.

Temps de pause au travail : ce que dit la science

Prendre une pause, c’est accorder à son cerveau (et à son corps) un moment de repos nécessaire.

Désormais, tous les scientifiques s’accordent à dire que faire une pause ne peut être que bénéfique pour le salarié et donc, par extension, à l’entreprise.

En effet, une méta analyse publiée par La National Library of Medecine explique que « dans une culture du ‘toujours actif’ encouragée par la Quatrième révolution industrielle, il est essentiel de trouver l’équilibre entre l’efficacité au travail et un bien-être optimal. De récentes études parlent même ‘d’une crise d’énergie humaine’ vécue par de nombreux salariés aujourd’hui ».

Selon l’étude, cette récupération nécessaire peut intervenir pendant les congés payés mais aussi sur de courtes périodes pendant les heures de travail comme la pause déjeuner, la pause de temps de travail et d’autres micro-pauses.

Une autre étude menée par Microsoft à la suite de la pandémie de Covid et l’épidémie de réunions à rallonge, démontre les impacts positifs de la pause. En reliant des volontaires à un encéphalogramme, l’étude a révélé les éléments suivants :

• Une pause entre des réunions permet au cerveau de se réinitialiser et d’éviter l’accumulation de stress
• Des réunions consécutives peuvent diminuer la capacité de concentration et d’engagement
• La transition entre deux réunions produit de hauts niveaux de stress

Enfgin, une publication de l’Université du Michigan indique qu’accorder des temps de travail entraîne :

• Une augmentation de la productivité
• Une amélioration de la santé mentale et du bien-être
• Une plus grande satisfaction au travail
• Une restauration de la concentration et l’attention
• Une barrière à la « fatigue décisionnelle »
• Un accroissement de la créativité
• Une promotion d’habitudes saines
• Une consolidation de la mémoire et de l’apprentissage
• Une optimisation du sentiment de se sentir valorisé par le manager qui encourage à prendre une pause

Gérer les temps de pause au travail

Ceux qui managent des équipes le savent : gérer les pauses peut être un véritable casse-tête managérial, notamment pour les entreprises où les pauses sont laissées à la liberté de chacun.

Il est d’autant plus difficile d’administrer ces moments de repos à l’heure où le concept du temps au travail est malmené par la semaine de 4 jours, le présentiel, le télétravail, l’hybridité…

Mais à l’heure actuelle, pour de nombreuses entreprises, il est encore difficile d’afficher une certaine flexibilité concernant la pause au travail. Malgré tout, il est possible de choisir cette voie à condition d’avoir confiance en ses équipes.

1. Les pauses libres

Dans certains secteurs et pour certains postes, les salariés ont droit à une plus grande autonomie et peuvent prendre un temps de pause au travail sans devoir nécessairement en référer à leur N+1, si ce n’est pour la pause déjeuner.

Si le rôle du manager est de s’assurer que la mission donnée soit accomplie dans les délais impartis, la question est de savoir quelle flexibilité donner à ses équipes.

Pour certains managers, l’essentiel est que le travail soit fait : ils misent donc sur la confiance et ne regardent pas leur montre dès qu’un salarié se lève de son bureau.

D’autres peuvent être plus stricts dans leur gestion et piaffer d’impatience dès qu’un salarié sort fumer une cigarette. Ces pauses intermittentes peuvent d’autant plus les stresser quand les employés concernés ont tendance à s’éparpiller ou rendent un travail insatisfaisant.

A l’heure où les plus jeunes générations reprochent à leur employeur de les infantiliser et demandent plus de liberté, manager ces moments de pause repose donc à la fois sur la confiance en ses équipes tout en respectant les impératifs économiques de l’entreprise.

Pour que tout se passe pour le mieux, il est important de :

• Parler avec les salariés

Il ne s’agit pas de leur rappeler les textes de loi, vous risquez de passer pour le psychorigide de service mais plutôt d’engager la conversation sur le sujet pour entendre les besoins des salariés et leur rappeler certaines priorités.

• Encourager à la pause

Si certains ont un goût très prononcé pour la petite pause, d’autres salariés peuvent a contrario passer leur temps recroquevillé sur leur ordinateur sans jamais lever la tête.

Ce sont peut-être de bons petits soldats à vos yeux mais ce sont aussi ces employés qu’il faut avoir à l’œil pour éviter un burn out. Invitez-les à sortir s’aérer la tête et rappelez-leur qu’avaler un sandwich devant leur tableau Excel ne constitue pas une pause digne de ce nom.

• Montrer l’exemple

Comme pour le reste de la vie de l’entreprise, le manager est celui qui indique la voie à suivre. Il serait donc compliqué de tenir un discours de restreinte autour des pauses s’il s’absente sans arrêt et pour de longues périodes.

2. Les pauses planifiées

Hôpitaux, commerces, usines, transports aériens ou ferroviaires, magasins de la grande distribution… Dans certains secteurs, pour garantir le bon fonctionnement de l’organisation de l’entreprise, du service et de l’activité, les salariés ne peuvent pas « faire un break » comme bon leur semble.

Le rôle du manager est donc de planifier les temps de pause pour 8 heures de travail des employés qui respectent à la fois la législation, prennent en compte les pics d’activité et les besoins de pause des salariés.

Pour organiser sereinement les temps de repos de leurs équipes et simplifier leurs gestions des ressources humaines, ces entreprises optent pour une pointeuse ou un logiciel d’emplois du temps qui permettent de faire un reporting précis des heures travaillées, des RTT, des jours de congés ainsi que de des temps de pause au travail.

Abus de temps de pause au travail : que faire ?

Si la flexibilité horaire fait de vous un employeur à l’écoute de ses équipes, il peut malgré tout engendrer des problèmes.

A l’instar d’un collaborateur qui fait de longues pauses très rapprochées ou s’absente 2 heures pendant le temps du déjeuner. Si vous n’agissez pas, ce genre d’attitude peut s’avérer particulièrement disruptive pour plusieurs raisons :

• Il montre un mauvais exemple aux autres salariés
• Il donne l’impression d’avoir droit à un meilleur traitement
• Il peut créer des ressentiments
• Il peut engendrer des retards dans le travail

Pour éviter que la situation ne se dégrade, il faut donc agir. Avant de confronter votre salarié, prenez le recul nécessaire pour jauger la situation qui pourrait expliquer son attitude laxiste en vous posant les questions suivantes :

• Ce collaborateur a-t-il plus de travail que d’habitude ?
• Avez-vous remarqué une baisse de la qualité de son travail ?
• Avez-vous eu connaissance d’un événement personnel qui pourrait impacter ce salarié ?
• Hormis ses pauses fréquentes, le salarié semble-t-il toujours aussi engagé ?
• Menez-vous une politique de la porte ouverte pour encourager vos salariés à vous parler en cas de difficulté ?

Une fois le constat fait, vous pouvez commencer à agir pour rectifier la situation :

• Noter la fréquence de ses temps de pause

Cela peut tout d’abord vous aider à voir si vous avez exagéré le problème ou si les temps de pause sont en effet récurrents et longs. Vous avez ainsi les arguments précis pour en parler avec le salarié concerné et des éléments concrets à apporter au RH ultérieurement si la situation ne s’arrangeait pas.

• Ne pas faire machine arrière

Vous pouvez effectivement être tenté de resserrer les boulons en envoyant un mail sur les temps de pause à respecter ou en commençant à faire la police de la pause. Attention, vous risquez de plomber la motivation de vos employés et compromettre l’expérience collaborateur.

• Parler au salarié

Dans certaines situations, une discussion informelle entre le manager et le salarié peut suffire à régler le problème (un moment de démotivation, un souci personnel). En engageant le dialogue autour d’un café par exemple, vous encouragez ainsi votre employé à s’exprimer tout en lui montrant que vous êtes vigilant.

• Rappeler les règles

C’est aussi le moment de rappeler gentiment que la politique de flexibilité adoptée par l’entreprise implique une degré de confiance dont il ne faut pas abuser puisqu’elle peut avoir des conséquences sur les autres membres de l’équipe.

Si malgré tous vos efforts et vos rappels, le salarié continue à abuser des temps de pause au travail, il peut être sanctionné par le biais d’un avertissement, une mise à pied voire engager une procédure de licenciement.

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De Nathalie Dépret