Comment réussir l’intégration d’un nouveau collaborateur à distance ?
Dans un monde où le télétravail s’est démocratisé, l’onboarding aussi doit s’adapter. Ainsi, l’intégration des nouveaux collaborateurs se fait de plus en plus à distance. Comment leur faire sentir qu’ils font partie de l’entreprise ?
L’onboarding à distance, une réalité pour tout type d’entreprise
Nous avons interrogé diverses entreprises sujettes à l’intégration de nouveaux collaborateurs à distance afin de comprendre qu’elles étaient les meilleures pratiques en la matière.
Quelques sociétés ayant joué le jeu de l’onboarding à distance témoignent ici de leurs succès sont :
- L’agence de communication d’influence Rumeur Publique, qui a intégré plusieurs salariés dont une directrice de clientèle ;
- L’éditeur de logiciels VMware France, a accueilli chaleureusement en mode « remote» une responsable commerciale;
- La startup Transaction Connect, qui a déjà « télé-intégré » deux personnes et en attend trois autres ;
- Le producteur d’énergies renouvelables CVE, qui a réalisé treize sessions d’onboarding en télétravail lors du confinement de 2020 ;
- Le cabinet de recrutement Groupe Fed, et ses consultant.es avant en premier emploi.
Les avantages de l’intégration d’un salarié à distance
Si bien des choses ne peuvent se faire à distance, l’onboarding en télétravail possède cependant des avantages :
- Plus grande disponibilité des managers ;
- Le nouveau collaborateur est (a priori) chez lui au calme ;
- Être en contact avec toutes les équipes à part égale ;
« On n’imagine pas l’importance de la proximité physique des gens, proximité qui est un accélérateur de performance, de création de lien, d’efficacité, de relais d’informations », souligne Olivier Provost.
C’est par ailleurs dans cette optique de « meilleur des deux mondes » qu’une nouvelle forme de présentéisme prend de plus en plus racines : le télétravail hybride, à mi-temps.
5 conseils pour réussir l’intégration d’un nouveau collaborateur
Avant d’appliquer nos conseils, comprenez qu’une intégration réussie est un salarié investi. Il devra sentir qu’il peut vous faire confiance mais aussi sentir qu’il monte rapidement en compétence et devient une pièce à part entière du rouage qu’est votre entreprise. Prendre soin d’un salarié, c’est manager votre performance !
1. Être méticuleux sur la livraison du matériel
Les entreprises qui s’essaieront à l’intégration à distance devront lister et livrer dans les délais les fournitures essentielles à la bonne intégration d’un nouveau collaborateur :
- Un ordinateur portable de fonction opérationnel et configuré ;
- Un téléphone portable, selon la profession exercée ;
- Les accessoires nécessaires au confort du salarié (une souris, un casque) ;
- De la papeterie.
Attention également aux délais et à la transparence : un nouveau salarié qui reçoit tout son matériel en temps et en heure sera plus serein lors de son premier jour. N’hésitez pas à lui envoyer des SMS ou mails de relance quant à leur livraison précise !
2. Bien préparer le premier jour de l’onboarding à distance
Une fois le volet matériel et logistique traité, c’est entre autres la question de l’engagement des nouvelles recrues qui se pose, engagement qui représente un enjeu plus fort encore que d’habitude.
Dès la première heure du premier jour, invitez le nouveau salarié à une réunion d’arrivée afin de lui expliquer le déroulement de sa première semaine.
Enfin, débriefez-lui les réunions à venir les prochains jours : rencontre avec telle équipe, débriefing de tel projet, rendez-vous RH… Même s’il s’agit de réunions complexes et pleines de jargon, l’intégration du nouveau collaborateur devra passer par là !
Au-delà des meetings de bienvenue sur Zoom ou autre plateforme, avec présentation de l’entreprise et de sa culture, c’est dans le quotidien de travail isolé qu’il faut la jouer collectif pour une évolution positive du télétravail.
3. Chaperonner la nouvelle recrue
Outre un déjeuner à distance avec son ou sa manager prévu le jour de l’intégration, Transaction Connect a mis en place un dispositif de parrainage durant les quinze premiers jours.
Le parrain ou la marraine déjeune en visio une fois par semaine avec la nouvelle recrue, occasion de répondre à ses questions.
« Il ne sert à rien d’en faire des tonnes, nous faisons avec le contexte actuel, et si possible, avec humour », commente son RRH, Arnaud Gien-Pawlicki.
Chez VMware France on parle de buddy : une personne elle-même arrivée depuis moins d’un an dans l’entreprise accompagne les premiers pas de la nouvelle recrue dans l’entreprise (sic).
4. Rythmer la période d’intégration
Points en one-to-one, avec le·la manager et/ou un membre de l’équipe RH alternent avec des réunions d’équipe, pour accueillir et faire les présentations puis pour plonger dans le bain opérationnel.
Rumeur Publique a mis en place une réunion hebdomadaire en visioconférence (sur Teams) pour établir le contact visuel avec les associés et les autres participant·es. La personne nouvellement arrivée est également intégrée aux réunions téléphoniques qui ont lieu tous les deux jours.
De plus, « cette personne, qui n’a pas eu le loisir d’être présentée en amont aux clients, participe aux réunions opérationnelles avec ces derniers, par Skype, Zoom ou autre, ou bien au téléphone », explique Olivier Provost, un des quatre directeurs associés de l’agence.
« Il faut donner du rythme à ce moment particulier. Nous faisons des points individuels, comme dans l’interaction commerciale classique, et des points collectifs d’une demi-heure tous les deux jours, qui ne sont pas forcément liés au business d’ailleurs, mais pour prendre des nouvelles de chacun », indique Pierre Ardichvili, directeur réseau et sécurité chez VMware France.
5. Conserver les repères de la vie de bureau
Sujets opérationnels ou non ont leur place dans ces réunions, comme si les discussions autour de la machine à café se reformaient à distance. Les repères de la vie de bureau s’adaptent au télétravail !
Transaction Connect a mis en place durant la période de confinement obligatoire la pause-café Slack et organise un « full team meeting » le vendredi en webcam.
« C’est l’occasion de faire passer le message comme quoi il est important de prendre des nouvelles des personnes qu’on vient d’intégrer. Les moments conviviaux ont une grande importance », commente Arnaud Gien-Pawlicki.
Chez CVE, une équipe différente chaque jour invite les nouvelles recrues au « morning coffee virtuel ».
Au sein du Groupe Fed, une des nouvelles recrues a proposé l’idée d’un « café au hasard » : des groupes aléatoires de personnes des différents bureaux (Paris, Lille, Bordeaux, Lyon, Nantes, Aix-en-Provence), depuis longtemps dans l’entreprise ou justes intégrées, font connaissance en visio, se présentent, indiquent leur localisation, parlent de leur façon de vivre le confinement, échangent des conseils.
« Cela permet aux ancien·nes de faire connaissance avec les nouveaux·elles, et d’éviter que ces dernier·ières n’aient de contacts qu’avec leur N+1 », précise Julie Bertoni, responsable du développement des RH du cabinet.
Les partages de photos et de vidéos sur Workplace contribuent également à l’émergence d’un sentiment d’appartenance.
Trouvez le candidat qui saura s’intégrer à votre entreprise
En amont de toute intégration à distance d’un nouveau collaborateur, il faudra trouver les candidats qui correspondent à vos valeurs et process. Chez Monster, nous nous engageons à vous trouver le talent taillé spécialement pour vous ! Commencez par poster une offre d’emploi sur notre plateforme et consultez notre large CVthèque pensée par et pour des recruteurs de tout secteur.