La priorisation des tâches RH en période de creux professionnel

Les périodes de creux professionnel, telles que les vacances, les fêtes de fin d’année ou les moments hors rush, vous donnent la chance de vous concentrer sur des tâches RH qui passent souvent à la trappe. Voici comment la priorisation de ces tâches RH pendant ces creux peut vous aider sur le plan stratégique, opérationnel et en termes de gestion des ressources humaines.

SOMMAIRE

1. 10 tâches RH à prioriser en période de creux professionnel

Optimisation des processus administratifs RH
Optimisation des processus de recrutement
Rédaction et mise à jour des descriptions de poste
Revue et mise à jour des politiques RH
Audit des dossiers des employés
Mise à jour des systèmes et outils RH
Planification et/ou développement de la formation
Engagement et rétention des employés
Développement des plans de Diversité et d’Inclusion (D&I)
Préparation budgétaire

2. La priorisation des tâches pour une meilleure efficacité opérationnelle

Améliorer votre gestion du temps de travail et des ressources
Développer l’expérience collaborateur
Conformité : limiter les risques

10 tâches RH à prioriser en période de creux professionnel

Durant les périodes creuses, pourquoi ne pas concentrer vos efforts sur des tâches RH essentielles souvent négligées. Voici un guide des 10 tâches à prioriser quand vous avez du temps devant vous, avec des instructions claires pour chaque action afin de garantir une exécution sans ambiguïté.

1. Optimisation des processus administratifs RH

L’aspect administratif des RH est un casse-tête. Vous pensez souvent à le simplifier à améliorer l’efficacité de ses processus. Mais faute de temps, l’initiative est souvent reléguée aux calendes grecques.

Cartographie de vos process : Identifiez et mettez à plat tous les processus administratifs qui ont été mis en place (recrutement, onboarding, gestion des absences, etc.).
Analyse de l’efficacité : Si vous découvrez des points de blocage et des inefficacités, notez-les et réfléchissez à comment y palier.
Automatisation : Explorez les possibilités d’automatisation et de digitalisation des processus pour gagner en efficacité (utilisation de logiciels RH, systèmes de gestion des absences, ou de l’intelligence artificielle).
Formation : Vérifiez que vos équipes ont bien été formées à l’utilisation des outils et des processus automatisés.
Suivi : Mettez en place des KPI qui vous aideront à mesurer l’adoption des processus optimisés et ajustez-les en conséquence.

2. Optimisation des processus de recrutement

Le recrutement c’est bien plus que d’attendre patiemment que la perle rare vous envoie un CV. Cela demande une importante préparation et d’y consacrer du temps que vous n’avez pas forcément en période de rush.

Revue des descriptions de poste : Mettez à jour les descriptions de poste pour refléter les exigences actuelles et les compétences recherchées. La rédaction d’annonce, le moment venu, n’en sera que facilitée.
Évaluation des canaux de recrutement : Penchez-vous sur les performances des canaux de recrutement que vous utilisez principalement (sites d’emploi, réseaux sociaux, agences de recrutement) et identifiez ceux qui fonctionnent et ceux qui ne vous amènent aucune candidature.
Repenser la sélection : Standardisez les processus de présélection, d’entretien d’embauche et d’évaluation pour garantir une évaluation juste et uniforme des candidats.
Intégration : Revoyez les étapes de votre intégration pour mieux aider les nouveaux employés à s’adapter rapidement à leur nouveau rôle et à la culture d’entreprise.
Suivi : Si possible, automatisez le suivi des évaluations, et vérifiez que vous avez bien intégrer les tous les employés dans la boucle des entretiens annuels.

3. Rédaction et mise à jour des descriptions de poste

Pour plus de cohérence, assurez-vous que toutes les descriptions de poste sont claires et à jour.

Collecte des descriptions : Rassemblez toutes les descriptions de poste existantes afin de les examiner et les comparer.
Revue avec les managers : Organiser des réunions avec les managers pour discuter de la qualité des descriptions de poste, des changements nécessaires et des responsabilités qu’elles doivent contenir.
Mise à jour : Révisez les descriptions de poste en utilisant un format standardisé pour assurer la cohérence. Puis soumettez aux managers pour validation ou un nouvel aller-retour.
Diffusion : Updatez les descriptions de poste présentes sur l’intranet de l’entreprise et informer les employés des modifications.

4. Revue et mise à jour des politiques RH

C’est le moment de vérifier que toutes les politiques RH sont à jour et conformes aux lois et réglementations en vigueur.

Collecter les politiques actuelles : Réunissez toutes les politiques RH existantes.
Vérifier la conformité : Comparez chaque politique avec les dernières réglementations et lois en vigueur.
Consulter les responsables : Organisez des réunions avec les responsables de chaque département pour discuter des modifications nécessaires.
Rédiger des modifications : Mettez à jour vos documents de travail en intégrant les modifications approuvées.
Communiquer : Informez tous les employés des changements apportés via un email officiel ou affichage et mettre à disposition les documents mis à jour sur l’intranet de l’entreprise.

5. Audit des dossiers des employés

Dégagez du temps pour garantir que les dossiers des employés sont complets, exacts et bien organisés.

Etablir une liste de contrôle : Créez une liste de contrôle des documents requis pour chaque dossier (contrat de travail, pièces d’identité, certificats de formation, évaluations de performance, etc.).
Vérifier les dossiers : Passez en revue chaque dossier en utilisant la liste de contrôle pour vérifier que tous les documents sont présents et à jour.
Mise à jour : Entrez en contact avec les employés pour obtenir les documents manquants ou mettre à jour les informations incorrectes.
(Re)organiser : Classer les dossiers de manière ordonnée et sécurisée, en veillant toujours à respecter la confidentialité des informations.

6. Mise à jour des systèmes et outils RH

Les périodes creuses sont le moment rêvé pour mettre à jour les systèmes, logiciels et outils RH ou en tester de nouveaux.

Auditer vos outils : Faites l’inventaire des systèmes RH actuels et recueillez des feedbacks sur leur efficacité auprès de vos collaborateurs. Résiliez les services dont vous ne vous servez pas ou qui vous créent des problèmes.
Rechercher de nouvelles solutions : Prenez le temps d’étudier d’autres options logicielles qui pourraient améliorer votre efficacité (par exemple, des systèmes de gestion des talents, des plateformes de formation en ligne ou même l’IA).
Mise en œuvre : Établissez un plan de mise en œuvre pour les nouveaux outils, incluant la formation des équipes amenées à les utiliser et l’intégration avec les systèmes RH existants.
Test et validation : Ne faites pas l’impasse sur la phase de test de ces nouveaux systèmes avant leur déploiement complet.

7. Planification et/ou développement de la formation

Posez vous et réfléchissez à comment développer un plan de formation basé sur les besoins identifiés durant les entretiens annuels, via les feedbacks des managers ou les remontées des employés.

Analyse des besoins : Etudiez les évaluations de performance et les retours des responsables d’équipes pour identifier les besoins en formation.
Budget : Élaborez un budget détaillé pour les programmes de formation et faites-le valider au besoin.
Rechercher de prestataires : Recherchez et contactez des prestataires de formation afin de lancer la machine, en leur demandant des propositions et des devis.
Planifier : Planchez sur un calendrier de formation pour l’année à venir en fonction des disponibilités des employés et des prestataires.
Communication : Informez les employés du nouveau calendrier de formation, des sessions disponibles et de la marche à suivre pour s’inscrire, via des emails et des affiches internes.

8. Engagement et rétention des employés

La rétention étant devenue la priorité numéro 1 des recruteurs, vous voulez vous concentrer sur le développement de l’engagement de vos employés et trouver des moyens réduire le taux de turnover.

Enquête de satisfaction : Créez et distribuez une enquête de satisfaction pour recueillir des retours sur divers aspects de l’entreprise, de la culture, de l’environnement, etc.
Analyser les résultats : Penchez-vous sur les réponses pour révéler les domaines qui, selon vous, gagneraient à être améliorés.
Plan d’action : Mettez en œuvre un plan global ou plusieurs actions ciblées pour répondre aux préoccupations soulevées par les employés.
Initiatives de QVT : Développez des initiatives de bien-être en entreprise, telles que des programmes de fitness, des ateliers de gestion du stress et des activités de team-building. Si vos employés veulent plus de flexibilité (horaire et télétravail), réfléchissez à comment l’intégrer dans votre workflow.

9. Développement des plans de Diversité et d’Inclusion (D&I)

La promotion de la diversité et l’inclusion au sein de votre entreprise vous tiens surement à cœur. Pourtant, la mise en place d’une stratégie peut vite devenir chronophage.

Évaluation : Etudiez votre entreprise en vous focalisant sur le principe de diversité et en l’analysant en termes de genre, origine ethnique, âge, etc.
Stratégie : Développez une stratégie de diversité et d’inclusion avec des objectifs clairs et mesurables, en vous basant sur ce qu’attendent vraiment vos employés.
Initiatives : Pilotez des programmes de sensibilisation et de formation pour promouvoir la diversité et l’inclusion au sein de votre entreprise.

10. Préparation budgétaire

S’il y a bien une tâche immuable, c’est celle de la préparation d’un budget. Alors pourquoi ne pas prendre de l’avance et poser les bases de votre budget RH pour l’année prochaine.

Analyse des dépenses : Passez les dépenses courantes au crible pour identifier les tendances et les zones de dépassement budgétaire.
Prévisions : Faites des prévisions sur les coûts futurs liés aux salaires, formations, avantages, et toute autres initiatives RH que vous voulez mettre en place.
Élaboration du budget : En consultation avec les responsables de chaque département, élaborer un document détaillé qui vous aidera à préparer votre budget. Soumettez ce premier jet à la direction pour révision et approbation.

La priorisation des tâches pour une meilleure efficacité opérationnelle

Durant les périodes de creux professionnel, l’activité opérationnelle est généralement réduite, ce qui permet à votre équipe RH de se focaliser sur des projets de fond sans avoir à se soucier des interruptions courantes, liées à la gestion quotidienne des « crises » et des demandes urgentes.

Cette période de calme relatif est propice pour entreprendre des révisions approfondies. Mais sans une bonne méthode de priorisation des tâches vous aurez du mal à identifier et à exécuter certaines actions jugées critiques, comme la mise à jour des politiques des ressources humaines, les audits des dossiers des employés et l’optimisation des processus. En mettant en place un tableau de priorisation des tâches, à votre niveau ou à partager avec votre équipe, vous pourrez visualiser et gérer efficacement ces activités, garantissant ainsi une préparation optimale pour les périodes de forte activité.

· Améliorer votre gestion du temps de travail et des ressources

Les périodes creuses offrent une opportunité stratégique pour planifier et préparer l’avenir. Par exemple, le développement de plans de formation, la revue des structures de rémunération et des avantages sont des tâches qui méritent d’être priorisées.

La gestion du temps de travail RH pendant ces périodes permet de se concentrer sur ces tâches sans pression, élaborant des plans robustes et bien réfléchis alignés avec les objectifs stratégiques de l’entreprise. Cela nous aide à anticiper les besoins futurs en termes de compétences et de talents, garantissant que nous disposons des ressources nécessaires pour soutenir la croissance et l’innovation.

En les abordant pendant les périodes creuses, vous pourrez élaborer des plans robustes qui alignent les objectifs RH avec les objectifs stratégiques de l’entreprise. Vous pourrez ainsi mieux anticiper les futurs besoins en termes de compétences et de talents. Pensez aussi que l’optimisation et la priorisation de ces tâches RH permet de réaliser des économies de coûts, d’améliorer l’efficacité et de garantir une utilisation optimale des ressources.

· Développer l’expérience collaborateur

Une gestion efficace de vos journées et la priorisation des tâches pendant les périodes creuses permettent aussi de dégager du temps pour vous concentrer sur l’engagement et la satisfaction des employés.

Mener des enquêtes de satisfaction, développer des programmes de reconnaissance et de bien-être, et améliorer la communication interne sont autant d’initiatives qui renforcent l’engagement des employés et réduisent le turnover. En prenant le temps d’adresser ces préoccupations, nous serez en mesure de créer un environnement de travail plus positif et motivant avant votre prochaine période de rush.

· Conformité : limiter les risques

Loin de nous l’idée d’insinuer que vous vous tournez les pouces. Mais si vous avez ne serait-ce que quelques heures à accorder à certaines mesures préventives essentielles, comme les politiques RH et les dossiers des employés, vous pouvez minimiser les risques juridiques. Une gestion rigoureuse du temps de travail pour ces activités garantit que vous effectuerez des vérifications exhaustives en impliquant les interlocuteurs appropriés.

Mieux gérer votre temps de travail avec Monster

Vous l’avez compris, il existe plus d’une seule façon de profiter d’une période creuse pour revoir, planifier et améliorer vos processus RH.

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De Carla Cino