Annoncer le départ d’un collaborateur à ses équipes : nos conseils

Vous êtes parvenu.e à créer un véritable esprit d’équipe. Soudain, un membre de votre collectif le quitte. Ne pas expliquer ce départ déstabiliserait cette belle dynamique en générant de la crainte et de l’incertitude. Pour éviter des rumeurs et la déstabilisation du groupe, voici quelques principes pour annoncer adroitement le départ d’un collaborateur.

Lorsque le départ d’un salarié est prévisible, l’employeur ne peut laisser cette absence inexpliquée, au risque de compromettre la stabilité de l’équipe, voire la confiance des salariés envers le management de l’entreprise. La transparence est de mise.

Adopter une réponse appropriée au départ d’un salarié n’est pas un artifice ; il doit s’agir d’une vraie priorité au sein de la direction de la Richesse Humaine (RH). Suivez les conseils de nos experts pour annoncer le départ d’un collaborateur tout en préservant la cohésion de vos équipes.

Une annonce adaptée à la cause du départ

Le destin de toute communauté est d’évoluer, de changer. La rotation du personnel au sein de l’entreprise n’échappe pas à cette règle immuable. En fonction de nouvelles opportunités professionnelles, de départs à la retraite, d’accidents de vie ou de licenciements, la composition du personnel est appelée à se modifier.

Plutôt que de redouter le départ du salarié de l’entreprise, l’employeur doit s’y préparer et adapter l’annonce à l’une des trois grandes catégories donnant lieu au départ d’un professionnel.

· Le départ définitif non-conflictuel

Une entreprise et une personne peuvent cesser leur collaboration professionnelle sans qu’il y ait d’antagonisme. Il en est ainsi d’une promotion au sein de l’entreprise ou dans une de ses filiales, d’un départ à la retraite, de la fin d’un contrat à durée déterminée ou tout simplement d’une démission non-conflictuelle.

· La suspension du contrat de travail pour raison personnelle

Un salarié peut également être amené à suspendre son contrat de travail pour une raison personnelle. Ce départ temporaire peut-être le résultat d’un congé de maternité, d’un congé parental, d’un arrêt maladie, etc…

· Le départ « contraint »

Enfin, le salarié peut être amené à quitter son entreprise dans des situations génératrices de stress. Il peut s’agir d’un licenciement pour raison économique, pour faute ou pour incompatibilité ainsi que d’une démission en raison de fortes tensions entre le salarié et l’employeur.

1. Le protocole pour annoncer le départ d’un salarié : l’annonce préalable

Quelle que soit la raison conduisant à une séparation professionnelle, l’employeur doit annoncer le départ du collaborateur après s’être mis d’accord avec ce dernier sur les modalités et la date de l’annonce. En effet, le salarié s’apprêtant à quitter l’entreprise ne doit pas être pris au dépourvu, particulièrement lorsque son départ se justifie par une raison indépendante de sa volonté, telle la maladie.

Annoncer le départ d’un collaborateur avant qu’il ne quitte l’entreprise contribue à la cohésion de l’équipe ainsi qu’à la marque employeur. En effet, en cas de départ pour une raison non-conflictuelle, tel un départ à la retraite, l’annonce préalable démontre l’intérêt et le respect que l’entreprise porte à son personnel.

En outre, ces annonces permettent l’organisation de célèbres « pots de départ » au cours desquels les qualités personnelles et professionnelles de la personne sont célébrées.

2. Le contenu de l’annonce préalable : des informations personnelles, seulement si…

Le contenu de l’annonce du départ d’un salarié de l’entreprise est tout aussi important. Le message mis à la disposition de l’ensemble du personnel doit être suffisamment précis pour indiquer la raison du départ, sans pour autant livrer des informations ayant un caractère personnel, à moins que le salarié partant n’y ait expressément consenti.

Ainsi, après avoir exprimé son regret de ne plus pouvoir « bénéficier des talents » d’un salarié, l’employeur peut se réjouir du futur « événement » qui attend ce dernier, qu’il s’agisse d’un futur nouveau-né ou d’une retraite.

L’annonce ne manquera pas d’indiquer la date à laquelle la collaboration professionnelle prendra fin, ainsi que celle de la célébration de l’événement s’il y a lieu.

3. L’annonce de départ pour des raisons non souhaitées : diplomatie et prudence

Lorsque le départ du salarié trouve son origine dans un événement qui n’est pas souhaité par ce dernier, telle une maladie, un licenciement ou un profond désaccord, l’employeur doit faire preuve d’une grande diplomatie et de prudence. Ce qui est évident lorsque la maladie est à l’origine du départ ne l’est pas moins pour le licenciement du salarié.

De plus, en cas de licenciement, l’employeur ne peut pas davantage annoncer son intention de licencier le salarié avant la tenue de l’entretien préalable, ni même avant l’expiration du délai de 2 jours qui court après la tenue de cet entretien. L’employeur ne respectant pas ce délai sera sanctionné par le Conseil des Prud’hommes et la procédure de licenciement sera annulée pour « absence de cause réelle et sérieuse ».

4. L’annonce du départ : rassurer sur la continuité du service

Une annonce de départ doit également viser à rassurer les membres de l’équipe sur leurs avenirs individuels et l’avenir du groupe au sein de la société. En effet, le départ d’un membre peut être perçu comme le signal d’une charge de travail supplémentaire pour le personnel demeurant en poste ou une fin programmée du travail en cours.

Aussi, pour rassurer les membres de l’équipe, l’employeur indiquera dans son mail d’annonce du départ du collaborateur l’arrivée imminente d’un nouveau membre pour poursuivre le « travail remarquable et remarqué » déjà accompli par l’équipe en place.

Annoncer le départ d’un collaborateur et gérer l’émotion de l’équipe

Annoncer le départ d’un.e collaborateur.trice aux membres d’une équipe peut générer une période de doute, voire une certaine baisse de motivation lorsque la personne quittant l’entreprise était particulièrement appréciée.

Si d’aucuns considèrent que l’entreprise est une « famille », le vide laissé par le départ d’un membre de cette famille va susciter bien des regrets. Aussi, l’employeur ne manquera pas de prendre en compte les émotions des membres de l’équipe lors de la composition du mail d’annonce du départ du collaborateur. Par ailleurs, il est important d’accorder aux membres de l’équipe concernée par le départ un certain temps pour gérer leurs émotions.

Enfin, prenez également le temps de gérer vos propres émotions, particulièrement si un lien d’amitié vous lie à la personne quittant cette « famille ». En ce cas, il est important de surveiller votre communication non-verbale afin que vos émotions n’impactent pas davantage le groupe.

Mieux recruter pour renforcer la cohésion interne sur le long terme

Le turn-over du personnel est indissociable de la vie de l’entreprise. Réduire le nombre de ces changements est une nécessité pour préserver la mémoire de l’entreprise, son expertise et la dynamique des équipes.

Aussi, inspirez-vous des conseils de nos experts pour adapter vos procédures de recrutement aux nouvelles exigences du marché et sélectionner les candidats adaptés au profil de votre entreprise.

De Frédéric Carteron