Qu’est-ce que la GPEC, la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences ?
Pour rester compétitives face aux transformations constantes de leur secteur, les entreprises doivent savoir anticiper les mutations pour ne pas les subir. Pour cela, elles peuvent s’appuyer sur la GPEC, un outil de gestion RH qui peut les aider à gérer leurs effectifs et leurs besoins en compétences. Explications.
GPEC : définition et obligations des entreprises
La gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC) est définie par le Ministère du Travail comme une méthode qui permet d’adapter « – à court et moyen termes – les emplois, les effectifs et les compétences aux exigences issues de la stratégie des entreprises et des modifications de leurs environnements économique, technologique, social et juridique ».
Depuis la loi Borloo de 2005, l’article L2242-15 du Code du travail exige que les entreprises comptant plus 300 salariés mettent en place, tous les 3 ans et en accord avec les partenaires sociaux, une GPEC.
Cet outil concerne également les entreprises de dimension communautaire employant au moins 150 salariés en France.
Pourquoi mettre en place une GPEC ?
Une population active vieillissante, des talents qui ont la bougeotte, des salariés exigeants, des secteurs en tension et un monde en mutation permanente. Pour relever ces défis et permettre à l’entreprise de continuer de se développer, le principal objectif de la GPEC est de coordonner les projets de l’entreprise et les évolutions de son secteur afin de développer une stratégie de ressources humaines capable de répondre à ses besoins potentiels.
La gestion prévisionnelle des emplois et des compétences permet ainsi de répondre à divers challenges :
- Réduire les difficultés de recrutement de l’entreprise
- Améliorer la gestion des carrières
- Optimiser les dispositifs de formation
- Développer la qualification des salariés
- Anticiper la problématique de la pyramide des âges
- Valoriser les compétences individuelles et/ ou collectives
- Anticiper l’évolution des compétences
- Accompagner des changements dans l’organisation du travail et de la production
- Développer les mobilités professionnelles des salariés
- Impliquer les salariés dans leur projet d’évolution professionnelle
- Maîtriser les conséquences des transformations technologiques et économiques
- Réduire les risques et les coûts liés aux déséquilibres
- Résoudre une situation de sureffectif
Comment mettre en place une GPEC?
Pour réussir votre gestion prévisionnelle des emplois et des compétences, un impératif : harmoniser les choix stratégiques de l’entreprise avec ses besoins humains, en termes d‘effectifs et de compétences. Pour réussir, tous les acteurs de l’entreprise doivent être mobilisés : des membres de la direction aux RH en passant par les managers, les représentants du personnel et les salariés.
1. Mettre à plat vos objectifs à court et moyen termes
Lorsque la direction décide de la stratégie de l’entreprise pour les 5 ans à venir, la mission des Ressources Humaines est d’analyser ces objectifs pour s’assurer que les collaborateurs possèdent les compétences nécessaires qui permettent de mener à bien la politique de développement de l’entreprise. Le but de cet examen ? Explorer les décalages entre la situation actuelle et les besoins futurs.
Exemple : votre entreprise envisage d’ouvrir des bureaux dans plusieurs villes de province dans les 5 ans à venir. Pour anticiper ce développement, vous allez devoir confronter cette ambition à la réalité et trouver des leviers d’action pour y faire face. Par exemple :
- De quelles compétences aurais-je besoin ?
- Quels sont les profils recherchés ?
- Quels seront les parcours de formation nécessaires ?
- Quelles sont les possibilités de mobilité en interne ?
2. Dresser un état des lieux de la situation actuelle
Vous devez ensuite effectuer un bilan précis des métiers, des postes et évaluer les compétences existantes pour appréhender les enjeux qui vous attendent et les besoins à venir.
- Identifier les évolutions du secteur (réglementaires, économiques, techniques etc)
- Recenser les effectifs actuels
- Faire l’inventaire des compétences actuelles des collaborateurs
- Lister les compétences à développer en interne
- Anticiper les besoins en formation
- Prendre en compte la pyramide des âges
- Analyser le turn over
- Prévoir le recrutement de compétences en externe
- Prendre en compte l’obsolescence de certaines compétences
- Réfléchir à l’émergence de nouveaux métiers
3. S’appuyer sur les outils existants
La tâche paraît énorme mais la bonne nouvelle, c’est que vous disposez déjà d’un certain nombre d’outils en interne pour vous aider à mener à bien ce projet RH.
- L’organigramme de l’entreprise
Cette matrice permet d’avoir une vision globale de l’organisation de la structure, la cohabitation des services et une meilleure compréhension de la division des tâches.
- Les fiches de poste
Elles détaillent précisément la fonction, les missions et les responsabilités d’un poste ainsi que les compétences techniques et les soft skills demandées. Les fiches de poste vont donc permettre de formaliser les axes d’amélioration et les besoins en compétences pour chaque collaborateur.
- La cartographie des emplois et des compétences
Indispensable, cette cartographie vous permet d’évaluer les niveaux actuels des compétences au sein de votre entreprise. Elle vous aide donc à identifier précisément les leviers de développement de vos collaborateurs et à avoir une vision globale des forces et des limites de l’entreprise.
- Les évaluations annuelles
Là encore, c’est un outil qui vous permet d’avoir une idée claire et précise des compétences de chaque collaborateur et des nécessités éventuelles de formation en fonction des objectifs de l’entreprise. L’évaluation annuelle est aussi un excellent moyen d’appréhender les envies et les frustrations du collaborateur
4. Communiquer avec les équipes
Non, la GPEC n’est pas un plan social. Pour rassurer vos équipes, n’hésitez pas à vous appuyer sur les partenaires sociaux et les managers pour mobiliser vos collaborateurs. Il est impératif que chaque service comprenne le sens de cette démarche, à chaque étape de développement.
Mise en place par la DRH, la GPEC mérite des réunions d’information portées par les managers. Cela permet de rassurer, de revenir sur la stratégie de l’entreprise et d’impliquer les équipes dans les objectifs fixés, les compétences attendues et la voie choisie.
5. Déployer un plan d’action
Maintenant, il s’agit d’organiser la GPEC de façon méthodique et réalisable tout en faisant preuve de patience car certains leviers de développement peuvent prendre du temps. Inutile de vous mettre la pression pour mener à bien votre GPEC dans un délai de 3 mois. Pour y voir plus clair, n’hésitez pas à créer un tableau de bord pour résumer votre plan d’action. Vous pouvez ainsi :
- Rédiger la liste des tâches à effectuer
- Recenser les moyens nécessaires
- Apporter une échéance précise
- Désigner une personne responsable de chaque projet
En fonction des objectifs de votre entreprise, vous pouvez :
- Lister les compétences attendues
- Elaborer un plan de développement des compétences
- Evaluer les coûts
- Préparer les parcours de formation
- Rédiger les profils pour recrutement
- Mettre en place un plan de mobilité interne
- Anticiper les départs
6. Évaluer les résultats
Pour pérenniser la GPEC, il est intéressant de prendre du recul pour analyser vos process en vous appuyant sur des données quantitatives comme :
- Le nombre de candidatures reçues
- Le nombre d’embauche effectuées
- Le nombre de formation reçues
- Les coûts dédiés à la formation
- Les coûts dédiés à dédiés à l’onboarding
- Le taux de mobilité interne
Vous pouvez également analyser des facteurs qualitatifs en vous basant sur le feedback des différents acteurs impliqués dans le dispositif. :
- Quels objectifs avez-vous pu réaliser ?
- Quels ont été les obstacles que vous avez rencontrés ?
- Y a t-il des actions que vous n’avez pas anticipé ?
- Quels sont les axes d’amélioration à mettre en place ?
Appréhender vos besoins RH
Pour mener à bien la politique de l’entreprise et mieux préparer vos recrutements, vous l’avez compris : il est nécessaire d’avoir une vision stratégique de votre projet. En plus de la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences, vous pouvez également vous appuyer sur d’autres outils comme notre guide du recrutement.
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De Nathalie Dépret