TPE/PME : pourquoi vous ne devez (surtout) pas faire l’impasse sur l’entretien annuel

En tant qu’employeur, chacune de vos décisions peut influencer l’expérience de vos employés. En prenant régulièrement de leurs nouvelles, en posant les bonnes questions et en donnant suite à ces conversations votre impact est flagrant, mais encore faut-il prendre le temps de vous entretenir avec celles et ceux qui sont l’âme de votre activité. Toujours pas convaincus ? Voici 8 raisons pourquoi vous ne devez pas négliger l’utilité de l’entretien annuel d’évaluation quand vous êtes une TPE/PME.

SOMMAIRE

1. De l’optimisation des performances du personnel dans les TPE/PME
2. Qu’est-ce qu’un entretien d’évaluation annuel ?
3. L’importance stratégique des évaluations des performances dans les TPE/PME

On ne vous apprend rien en disant que les petites et moyennes entreprises sont des contributeurs majeurs à l’indice de l’emploi. En France, les TPE/PME représentent aussi l’un des principaux moteurs du PIB, avec plus de 159 000 unités réparties sur l’ensemble du territoire, selon l’INSEE. Ces PME emploient d’ailleurs 4,3 millions de salariés en ETP (équivalent temps plein).

· De l’optimisation des performances du personnel dans les TPE/PME

Contrairement aux grandes entreprises, les petites structures comptent un nombre limité d’employés, qui en contrepartie se retrouvent responsables de l’ensemble des missions de l’entreprise.

Alors que les grandes structures peuvent disposer de ressources « tampons », les petites moyennes et très petites entreprises n’emploient qu’une équipe triée sur le volet pour gérer leurs activités au quotidien.

Résultat, comme la plupart des dirigeants de startups ou de TPE/PME, vous opérez probablement sans Ressources humaines. Suivre les performances de chaque employé en fonction des résultats souhaités, est une ligne supplémentaire dans votre agenda déjà surchargé.

Vous n’êtes pas seul. La plupart des petites entreprises ont tendance à concentrer leurs efforts en matière de ressources humaines sur des tâches opérationnelles type recrutement de nouveaux employés, gestion des salaires, déclaration d’impôts, etc.

Face à cette frénésie, s’il y a bien quelque chose qui passera à la trappe c’est bien l’entretien annuel d’évaluation en TPE/PME. Surtout si votre boîte tourne à plein régime et que vos employés paraissent satisfaits.

Vous pouvez aussi être de ceux qui, après avoir travaillé dans un grand groupe, se sont dit « plus jamais ça ! » et ont décidé qu’un système traditionnel d’évaluation annuel des performances ne correspondait pas à la culture de votre petite entreprise. Pourtant vous savez aussi qu’en tant que petite et moyenne entreprise, l’optimisation des performances de votre personnel est LE moyen le plus sûr de développer votre activité.

On vous explique comment les entretiens de routine s’accompagnent d’un lot d’avantages pour les petites et moyennes entreprises, sans pour autant les empêcher de rester fidèles à leur culture et à leurs objectifs.

· Qu’est-ce qu’un entretien d’évaluation annuel ?

L’évaluation des performances en PME est un processus au cours duquel les patrons, et dans certains cas les RH, évaluent les performances d’un employé, la qualité de son travail, ses compétences techniques et ses compétences comportementales, afin de lui offrir un retour constructif.

Un bon entretien d’évaluation aide l’employé à comprendre ses forces et ses faiblesses, tout en lui fournissant des pistes de développement concrètes qui lui permettront d’améliorer ses performances. C’est aussi une occasion de communiquer aux employés les objectifs à venir et d’identifier les compétences requises pour rester productif.

Un entretien d’évaluation annuel réussi suppose que vous apportiez un feedback constructif et que vous travailliez avec vos employés pour :

• Examiner les résultats, qu’ils soient positifs ou négatifs ;
• Définir des objectifs et des objectifs atteignables ;
• Définir les priorités et les projets à réaliser ;
• Répondre aux attentes en matière de performances ;
• Discuter des nouvelles opportunités de croissance, etc.

· L’importance stratégique des évaluations des performances dans les TPE/PME

Pour les petites et moyennes entreprises qui s’efforcent de se tailler une place au sein de la concurrence, la réalisation des entretiens d’évaluation est bien plus qu’un simple rituel annuel : il s’agit d’une nécessité stratégique.

En évaluant et en discutant régulièrement des contributions et des progrès de chacun, les petites entreprises introduisent les notions de reconnaissance et de responsabilité au sein de leurs équipes.

Voici 8 arguments de poids en faveur de l’adoption des entretiens annuels d’évaluation dans votre TPE/PME :

1. Favoriser la rétention des employés

Lorsque vous êtes chef d’entreprise ou gérant d’une petite entreprise, vous avez tout intérêt à constituer une équipe d’employés performants. Après tout, dans une petite structure, la contribution de chaque employé est beaucoup plus impactante que dans une grande entreprise. Or, les employés exceptionnels sont souvent des perles rares.

Même si vous avez réussi à les embaucher, les conserver est une autre histoire. En effet, vous êtes en compétition avec des entreprises qui pourraient avoir plus de moyens et d’avantages.

Cela ne veut pas dire que vous n’avez pas votre carte à jouer. Un processus d’évaluation bien conçu peut vous aider à élaborer avec vos meilleurs employés un plan de développement susceptible de soutenir leur carrière à long terme, tandis que les employés qui ont besoin d’être épaulés recevront les outils nécessaires pour s’épanouir. Des fois, être compact signifie aussi être plus réactif.

2. Garder tout le monde sur la même longueur d’onde

Pour les PME, l’entretien annuel d’évaluation ne peut se résumer à une simple rétrospective des performances des employés. Ça serait faire preuve de maladresse.

L’entretien annuel vous permet aussi d’informer vos employés de l’évolution de votre entreprise et de la manière dont leur travail a contribué à ce résultat. Et on ne le répétera jamais assez, cela s’applique si votre entreprise se porte bien, mais aussi (et surtout) si les chiffres ne sont pas bons.

C’est également le moment idéal pour fixer des objectifs et des attentes pour la prochaine période (année, semestre, mois), afin que tout le monde reste sur la même longueur d’onde.

De leur côté, ce type de rendez-vous donne aux employés la possibilité de parler des obstacles qu’ils rencontrent sur le terrain, de leurs objectifs personnels et professionnels, etc. En discutant avec empathie des préoccupations communes et en aidant chacun de vos employés à mettre à plat ses objectifs, vous les inciterez à s’investir davantage dans l’avenir et la réussite de votre entreprise.

3. Améliorer les performances des employés

Si vous êtes plutôt du genre à privilégier le court terme, sachez qu’en organisant des entretiens d’évaluation réguliers, vous pouvez identifier plus facilement vos employés les plus performants et ceux dont les résultats laissent à désirer.

Pour les employés qui obtiennent de bons résultats, les entretiens d’évaluation annuels en TPE/PME seront donc l’occasion de saluer leurs efforts, de comprendre ce qui les aide à être performants et de leur fixer des objectifs plus adaptés afin de maintenir leur niveau de motivation.

En revanche, lorsque les employés ne parviennent pas à atteindre leurs objectifs, vous pouvez les aider à identifier les vraies raisons de leurs difficultés au cours des entretiens d’évaluation. Cerner les causes d’une performance élevée ou faible sera bénéfique à la fois pour votre organisation et pour vos employés.

4. Identifier les pistes d’apprentissage

Ne sous-estimez pas cette raison. Pour rester compétitive, votre entreprise doit former régulièrement ses employés. Ils pourront ainsi acquérir davantage d’expertise, ce qui leur permettra d’être plus performants, non seulement dans leur poste actuel, mais aussi dans les futurs postes qu’ils pourraient occuper au sein de votre organisation.

Mais attention à ce que les programmes d’apprentissage que vous déployez soient ciblés et utiles. Parfois certaines formations sonnent bien sur le papier mais n’ont pas l’effet attendu. Sans cela, vos employés risquent de finir par s’ennuyer voire d’être frustrés par ces programmes.

Voilà un autre domaine où les entretiens d’évaluation en TPE/PME peuvent vous faire économiser non seulement de l’argent mais aussi de l’énergie et des efforts inutiles pour des programmes de formation qui ne fonctionnent pas ou qui ne correspondent à votre petite ou moyenne entreprise. Ils permettent en effet d’identifier les lacunes en matière de compétences que la formation pourrait permettre de combler. Indépendamment, les évaluations annuelles permettent aussi aux employés de donner leur avis sur les compétences qu’ils souhaiteraient acquérir.

5. Offrir un cadre pour régler les problèmes avec les employés

Même si vous espérez que chaque employé que vous recrutez s’intègre à merveille dans votre structure, soyons honnêtes, il y a de fortes chances que vous soyez confronté à des problèmes avec au moins un employé, à un moment ou à un autre.

Dans le même temps, de nombreuses petites entreprises entretiennent une culture de proximité, souvent décrite comme « familiale », qui rend difficiles les discussions ponctuelles pour recadrer certains comportements de leurs employés.

Par exemple, une conversation menée en salle de pause autour d’un café sur les retards répétés d’un employé a de fortes chances d’être considérée par ce dernier comme un rappel amical plutôt que comme la discussion sérieuse qu’elle mériterait d’être. De plus, en communiquant en dehors d’une structure d’évaluation formelle, vous risquez de vous heurter à des problèmes juridiques si les employés se sentent traités de manière inégale.

6. Récompenser les employés à leur juste valeur

Les budgets ne sont pas infinis, mais chaque employé désire être reconnu pour son travail et ses bonnes performances. Pour la plupart d’entre nous, cela se traduit par une augmentation salariale, une prime de fin d’année ou encore une promotion. Mais difficile de déterminer qui mérite vraiment ces récompenses.

Les entretiens annuels d’évaluations en TPE/PME vous aident à garantir que chaque employé de votre entreprise est rémunéré et promu de manière équitable en fonction de la qualité de son travail et de la valeur ajoutée qu’il apporte à votre activité.

Cette démarche contribue en grande partie à la transparence salariale, à instaurer la confiance chez les employés, à améliorer leur moral et à prévenir le turnover. Pour une petite ou moyenne entreprise, attirer et former constamment de nouvelles recrues peut représenter un réel défi, c’est pourquoi les évaluations des performances joueront un rôle central dans les décisions relatives aux salaires et aux augmentations salariales.

7. Créer un système adapté à vos besoins et à votre style de management

Les entretiens d’évaluation rigides ne sont pas forcément la seule façon de procéder. A l’inverse, ils peuvent être adaptés aux besoins et aux exigences de l’entreprise. Vous pouvez éliminer les comptes rendus chronophages.

Les entretiens d’évaluation une fois par an sont trop peu fréquents ? Vous pouvez mettre en place un système mensuel ou trimestriel de réunions individuelles. Bref, vous pouvez adapter votre système d’évaluation des performances au style de votre entreprise, plutôt que l’inverse.

8. Rendre l’évaluation plus transparente grâce à la technologie

On connaît tous l’expression « Le temps, c’est de l’argent ». Elle est d’autant plus vraie pour les petites et moyennes entreprises. Car quelle que soit la taille de votre structure ou de vos effectifs, vous avez besoin de rationaliser et d’automatiser le processus d’évaluation des performances.

L’utilisation d’un logiciel conçu pour gérer, entre autres, vos entretiens annuels d’évaluation en TPE/PME permet de rendre l’ensemble de l’entreprise beaucoup plus efficace. De tels logiciels RH et applications pilotées par l’IA automatisent par exemple la collecte et l’analyse des commentaires d’un employé, un gain de temps considérable pour vous en fin d’année.

De plus, en insistant sur la cohérence dans le déploiement de ces outils, tous les salariés seront évalués selon les mêmes critères, ce qui favorisera une culture de l’équité et de la transparence dans votre entreprise.

L’entretien annuel d’évaluation, un atout pour les TPE/PME

Les entretiens annuels d’évaluation sont bien plus qu’une simple formalité pour les TPE et PME., ils vous permettent de tisser un lien fort lorsque vous décidez de consulter vos employés, dans le cadre d’entretiens individuels ou lorsqu’ils atteignent leurs objectifs.

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De Carla Cino