Faire passer un entretien annuel d’évaluation : 6 conseils pour le préparer efficacement

Bien préparé, l’entretien annuel d’évaluation permet de mobiliser le potentiel des salariés et de maintenir la dynamique de groupe. Plus qu’un moment de bilan, cet entretien est une opportunité pour échanger et aider vos salariés à développer leurs compétences et leurs performances. En 6 conseils, préparez ces entretiens en vous épargnant un temps précieux.

Les entretiens annuels d’évaluation font partie des techniques de management qui permettent de réaliser des bilans et de fixer de nouveaux objectifs. Bien qu’il n’existe aucune disposition légale ou réglementaire imposant cet exercice tous les ans, cette pratique s’est répandue.

L’entretien annuel d’évaluation est une excellente opportunité pour vérifier la cohésion de ses équipes et de les redynamiser. C’est pourquoi cet exercice exige un réel investissement en temps de préparation pour en assurer la fluidité et les transformer en espace de dialogue. Ceci est particulièrement vrai si vous pouvez conclure un entretien annuel d’évaluation sur une note positive.

Nos experts vous livrent 6 conseils élémentaires qui vous aideront à faire le point avec les membres de vos équipes en un minimum de temps.

1. Adapter ou créer les critères d’évaluation

Pour savoir comment conduire un entretien annuel d’évaluation, encore faut-il en avoir délimité les critères. Les règles de conduite d’un entretien annuel d’évaluation et ses objectifs sont connus : analyser les performances ; prendre acte des compétences des salariés ; permettre à ces derniers d’exprimer des souhaits de formation ou de changement de fonction, puis fixer des objectifs à court et à moyen terme.

Cependant, les critères d’analyse des performances des salariés doivent prendre en considération les transformations intervenues dans les manières d’exercer les métiers traditionnels. Ainsi, le métier de commercial nécessitant de recourir à des méthodes de prospection digitale et d’analyse de data, les performances des commerciaux ne peuvent plus se mesurer au nombre d’appels téléphoniques passés.

Par ailleurs, de nouveaux métiers ont émergé, tel celui d’ingénieur cloud crypté ou de community manager. Aussi, dans le cadre de la préparation de l’entretien annuel d’évaluation, le responsable va devoir prendre le temps d’adapter ou de créer les critères d’évaluation.

2. Prendre le temps de la consultation des précédentes grilles d’évaluation

Afin de pouvoir évaluer efficacement un.e salarié.e, le manager doit au préalable prendre connaissance des évaluations antérieures. C’est à partir de ces données que les progrès ou les régressions de l’employé seront appréciés. Dans le cadre de cette préparation, le manager donnera également accès au salarié à ces précédentes grilles d’évaluation.

De plus, l’entretien annuel d’évaluation ne se limite pas à l’étude de données factuelles. Il doit également permettre d’évaluer les potentiels des candidats et leurs besoins en formation. Aussi, le manager ne doit-il pas hésiter à recueillir les avis d’autres personnes les jours précédant l’entretien. Ainsi, lorsque le salarié a bénéficié d’une formation interne, il est utile de prendre connaissance des observations rédigées par les formateurs et de leurs ressentis.

3. S’informer auprès des responsables des autres services de l’entreprise

Lorsque l’entretien annuel d’évaluation constitue un préalable à une nouvelle affectation du salarié, voire à une promotion, le manager en charge de l’évaluation doit s’assurer que ce professionnel pourra pleinement exercer ses nouvelles fonctions.

Pour y parvenir, il consultera au préalable les responsables des services appelés à accueillir ce professionnel.

4. Anticiper les réponses aux besoins/problèmes des salariés

Afin d’éviter de se trouver pris au dépourvu à l’évocation des difficultés et des besoins du salarié au moment de l’échange, le manager en charge de l’entretien annuel d’évaluation doit s’efforcer de les anticiper afin de pouvoir proposer des solutions.

Ainsi, si le collaborateur n’a pas atteint un de ses objectifs, des propositions de formation ou des mesures d’accompagnement pourront être mises en place rapidement. La préparation de ces mesures peut s’effectuer avec le concours de responsables d’autres services.

5. Donner aux salariés du temps pour remplir la grille d’évaluation

Tant les managers que les salariés peuvent éprouver une certaine appréhension à l’évocation d’un futur entretien annuel d’évaluation. Or, cet entretien doit être une opportunité pour des échanges constructifs.

Aussi, pour éviter de générer des appréhensions bien inutiles, le manager transmettra la grille d’évaluation au salarié au moins une semaine à l’avance. L’employé pourra mettre ce délai à profit pour renseigner la grille sans subir la pression du temps.

6. Bien choisir le lieu et le temps de l’entretien

Le lieu et le temps de l’entretien annuel d’évaluation doivent être choisis en gardant à l’esprit qu’il se déroulera sur une durée moyenne de 30 minutes.

Aussi, devez-vous choisir un endroit calme, propice au dialogue et garantissant la confidentialité. En effet, comment conduire un entretien annuel d’évaluation si celui-ci est interrompu par le bruit ambiant ?

Choisir le moment de la journée durant lequel l’entretien prendra place est également essentiel. En effet, il doit pouvoir se dérouler sans que vous soyez interrompu.e. par des visites dans votre bureau ou par des appels téléphoniques.

Ces précautions prises, il ne vous restera plus qu’à savoir comment conclure un entretien annuel d’évaluation sur des notes positives.

Renforcez la cohésion de vos équipes

Gérer du personnel, soutenir la dynamique de groupe et développer l’intelligence collective font partie des missions du manager. Pour y parvenir, la seule autorité hiérarchique n’y suffit pas.

Aussi, pour maintenir l’énergie et la cohésion au sein de vos équipes, inspirez-vous librement des conseils de nos experts que vous trouverez dans notre guide gratuit de l’innovation managériale.

De Frédéric Carteron