Performance : comment constituer une grille de critères d’évaluation ?

L’évaluation des performances des salariés est souvent abordée avec réticence par la plupart des employeurs. Pourtant, une évaluation bien conçue n’est ni une perte de temps ni un exercice intimidant : elle est une aide précieuse pour mesurer la progression des salariés. Les règles suivantes vous aideront à définir des critères d’évaluation adaptés à vos besoins.

La grille d’évaluation professionnelle d’un salarié est un outil de mesure des aptitudes de l’entreprise et de son personnel à s’adapter pour répondre aux besoins du marché. Indispensable lors de l’entretien annuel, la grille d’évaluation des performances est composée de critères quantifiables et observables qu’il appartient à l’employeur de définir.

Ces critères doivent être sélectionnés en fonction des besoins présents et futurs de l’entreprise, mais également tenir compte des aspirations des salariés. Les conseils suivants vous aideront à réaliser une sélection de critères adaptés à ces exigences.

L’importance du choix des critères d’évaluation

Choisir judicieusement les critères d’évaluation d’un salarié permet à l’entreprise d’atteindre simultanément plusieurs objectifs essentiels à sa réussite et à sa pérennité. Ainsi, la qualité et la pertinence des critères composant la grille d’évaluation doivent permettre à l’employeur de :

• Vérifier que chaque salarié dispose des savoirs, des compétences et du savoir-être nécessaires pour atteindre les objectifs qui lui sont assignés ;

• Identifier au sein de chaque équipe les professionnels disposant de potentiels inexploités afin de leur proposer des postes mieux adaptés à leurs qualités. Ce faisant, l’employeur réduit le turn-over au sein de son personnel ;

• Mieux concevoir sa politique de promotion en interne. Ce faisant, cette reconnaissance de la valeur professionnelle des salariés contribue à la marque employeur et, par conséquent, à l’attractivité de l’entreprise pour d’éventuels candidats à la recherche d’un emploi ;

• Adapter la politique de formation des salariés afin que d’une part, ces derniers disposent des compétences indispensables au succès de l’entreprise et que d’autre part, leurs vœux d’évolution professionnelle soient satisfaits ;

• Épargner un temps précieux aux responsables d’équipes qui ne sont pas habitués à mener des entretiens d’évaluation.

Aussi, est-il indispensable d’investir du temps dans le choix des critères d’évaluation des salariés qui constitueront la grille du même nom.

Les composants de la grille d’évaluation d’un salarié

La grille d’évaluation des performances d’un salarié est constituée à partir de deux catégories de critères :

• Les critères quantitatifs et qualitatifs
• Les critères se rapportant aux éléments observables

1. Les critères quantitatifs et qualitatifs d’évaluation de la performance

L’évaluation des savoirs et de la compétence d’un salarié ou d’un candidat n’a de sens qu’en fonction des objectifs poursuivis par l’entreprise. Aussi, chaque grille d’évaluation dispose de critères qui lui sont propres. Ainsi, une grille d’évaluation destinée à identifier les personnes susceptibles d’être promues se compose de critères différents de ceux utilisés dans la grille d’évaluation pour l’entretien annuel.

Le choix des critères de la grille d’évaluation implique une collaboration entre l’évaluateur et les responsables de services dans lesquels travaillent les personnes évaluées. En effet, ces managers savent distinguer les qualités jugées indispensables de celles plus secondaires au bon fonctionnement de leurs départements.

L’évaluation de certains critères peut être réalisée à l’occasion de mises en situation permettant de vérifier que le salarié dispose des pré-requis et des savoirs indispensables à l’exercice de sa fonction. Ainsi, un professionnel d’un service après-vente peut être amené à expliquer sa manière de résoudre tel ou tel problème de clientèle en fonction des procédures de l’entreprise.

D’autres tests plus complexes peuvent être conçus afin d’évaluer la capacité d’initiative du salarié, sa manière d’analyser une situation, sa connaissance des modes de fonctionnement de l’entreprise, etc…

2. Les critères « observables » de la grille d’évaluation

Ces éléments observables font appel à des critères spécifiques d’évaluation de la performance. L’évaluateur identifie ces critères « observables » à partir d’une liste d’éléments tangibles permettant de mesurer le niveau de qualité des prestations offertes par le salarié.

Il peut s’agir, par exemple :

• De la qualité de la finition d’un produit ;
• De la présentation de tel produit ou service ;
• Du comportement ordinairement attendu dans telle situation, dans la réalisation de telle tâche, etc…
• Du nombre de clients servis sur une période donnée en comparaison avec la moyenne de l’entreprise ;
• De la qualité d’une maintenance ou de la rédaction d’un bon de commande, etc…

Afin d’éviter l’introduction de subjectivité dans l’évaluation des éléments observables, les critères s’y rapportant doivent être détaillés et distincts les uns des autres. Ainsi, une insuffisance constatée dans l’un de ces critères sera sans effet sur l’évaluation des autres éléments observables.

L’échelle d’appréciation des critères d’évaluation

Après avoir défini les critères d’évaluation, l’employeur doit adopter une échelle pour comparer les résultats atteints aux divers standards de l’entreprise. En effet, une grille d’évaluation professionnelle d’un salarié ne présente d’intérêt que si elle permet de mesure la capacité du salarié à partir d’une échelle graduée s’appliquant à l’ensemble du personnel.

Cette échelle indique le degré de possession des compétences, des qualités et des savoirs visés par les critères d’évaluation (non acquis, insuffisant, acquis, satisfaisant, etc…). Les salariés exerçant une même fonction étant évalués à l’aune d’une échelle unique, l’employeur est mieux à même d’adopter des décisions objectives concernant les promotions et/ou les offres de formation.

A l’instar de toute échelle, l’échelle d’évaluation se compose d’échelons dont le nombre est déterminé par la nuance que souhaite apporter l’évaluateur. En règle générale, l’échelle d’évaluation comporte 4 à 6 échelons, lesquels permettent de mesurer une progression, une régression ou une stagnation. L’échelle peut-être alphabétique – de A à D – ou numérique – de 1 à 5.

A partir de cette échelle d’évaluation, l’employeur fixe les « seuils de réussite » sur la base desquels la performance du salarié est évaluée. Par exemple, la réussite d’un responsable d’un service après-vente pourra être considérée comme « insuffisante », « bonne », « très bonne » ou « exceptionnelle » en fonction du seuil défini par l’employeur.

Le protocole pour la décision finale : la pondération des critères

Les notes ou les lettres attribuées à partir des critères d’évaluation doivent, à la fin de l’épreuve, faire l’objet d’une pondération. En effet, tous les critères n’ont pas nécessairement la même valeur ou la même importance.

La pondération peut être facilitée en recourant à un référentiel de compétences qui hiérarchise les savoirs, les comportements et les savoir-être en fonction de leur importance pour la réalisation des tâches confiées.

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Qu’il s’agisse de recruter un candidat ou d’évaluer un salarié, les critères d’évaluation sont d’excellents indicateurs pour permettre à l’entreprise de constituer des équipes cohérentes et efficaces.

Pour intégrer sans effort cette démarche d’évaluation dans vos procédures de recrutement, laissez-vous guider par les conseils que nos experts mettent gratuitement à votre disposition.

De Frédéric Carteron