Exemple d’entretien annuel d’évaluation rempli et conseils pour gagner du temps
L’entretien annuel d’évaluation des performances est une opportunité pour évaluer et améliorer les performances de vos employés et…de votre entreprise. Epargnez-vous un temps précieux pour aborder cette rencontre nécessaire en vous inspirant des conseils de nos experts et de notre exemple rempli d’entretien annuel d’évaluation des performances.
A la différence de l’entretien professionnel qui doit se tenir tous les deux ans, l’entretien annuel d’évaluation des performances est un exercice facultatif, mais non moins essentiel pour améliorer les performances des employés… et de leurs employeurs.
Souvent abordé avec appréhension par les deux parties, l’entretien annuel d’évaluation des performances participe à l’amélioration de la compétitivité de l’entreprise en identifiant des besoins de formation et en fixant des objectifs. Cela suppose, toutefois, que cet entretien soit abordé sous l’angle de la rencontre, d’un réel échange, et non comme une contrainte se limitant à passer en revue une « check-list ».
L’entretien annuel d’évaluation : des critères d’évaluation à réinventer
L’évaluation annuelle d’un(e) collaborateur.rice est à l’image du marché du travail : elle doit évoluer avec les nécessités du moment et les nouvelles réalités du monde du travail. La crise économique et la révolution du télétravail ont fait émerger de nouveaux critères d’évaluation de la performance des salariés/employés, telles que les capacités à travailler à distance, à communiquer des objectifs et des besoins, à développer des collaborations à distance sur des projets impliquant différents départements, etc..
Vous serez certainement amené à modifier votre grille d’évaluation pour tenir compte des réalités ayant affecté la pratique de votre activité, que vous soyez dans le commerce de détail, l’industrie agro-alimentaire ou le domaine du transport. Aussi, privilégiez les indicateurs qualitatifs de performance aux critères quantitatifs. Votre métier s’étant transformé, votre grille d’évaluation doit être adaptée.
L’entretien annuel d’évaluation : un espace de dialogue pour mieux connaître les besoins du personnel
L’entretien annuel d’évaluation des performances doit avant tout être abordé comme un espace de dialogue entre deux professionnels. Il ne peut se dérouler sur un mode uniquement directif, car il doit permettre à l’évaluateur de mieux connaître et de mieux comprendre les besoins des personnes évaluées.
L’évaluation des performances doit s’accompagner d’une évaluation des besoins et des demandes des employés. Ces derniers ne pourront, en effet, atteindre les objectifs qui leur seront assignés qu’à la condition de disposer des savoirs et des compétences nécessaires. Aussi, l’évaluateur profitera de cet entretien pour répondre aux demandes de formation exprimées par le vendeur en magasin, le commercial sédentaire, l’aide-soignante ou le développeur de logiciel.
Le recueil de ces informations guidera la stratégie du département RH en matière de formation. Cela facilitera également l’identification de potentiels candidats à des promotions ou à des mouvements internes pour répondre aux besoins de mobilité exprimés.
L’entretien annuel d’évaluation : l’analyse des performances
L’une des fonctions essentielles de cet entretien consiste en l’analyse des performances de l’employé/salarié pendant l’année écoulée au regard des précédents objectifs. Il s’agit de faire un bilan sur l’évolution du parcours professionnel du salarié/employé en reprenant point par point ses indicateurs de performance.
Au cours de cette conversation, demandez à la personne de vous indiquer les éléments et/ou les circonstances qui, de son point de vue, expliquent les progrès constatés et/ou les obstacles rencontrés. La prise en compte des éléments objectifs et subjectifs vous permettra d’affiner votre évaluation.
L’entretien annuel d’évaluation : reconnaître les compétences
L’entretien annuel d’évaluation des performances est également une opportunité pour prendre acte de la qualité du travail réalisé par la personne et des progrès constatés. Aussi, loin d’être un exercice punitif, cet entretien doit être un moment où l’engagement, le dévouement du salarié est reconnu et célébré par l’employeur.
Conscient de la valeur et du potentiel de l’employé, l’employeur peut alors lui proposer des pistes pour favoriser l’exercice de ses responsabilités, voire un mouvement de carrière.
L’entretien annuel d’évaluation : fixer des objectifs à court, moyen et long termes
L’entretien d’évaluation se termine par l’assignation d’objectifs à court, moyen et long termes. La fixation d’étapes d’évaluation à court et moyen termes permet, tout d’abord, d’accompagner le salarié dans ses efforts de formation ainsi que dans ses initiatives pour atteindre ses nouveaux objectifs. L’évaluation de ces derniers à mi-parcours constitue également un rappel au salarié de ses responsabilités à la participation au succès collectif.
Enfin, ces jalons de mi-parcours participent à l’évaluation de l’efficacité et de la réactivité des politiques RH mise en place pour répondre aux demandes de formation des salariés. Ceci est particulièrement nécessaire en cas d’introduction de nouvelles technologies ou de méthodes de travail affectant la productivité, et donc les performances.
Notre exemple gratuit d’entretien annuel d’évaluation rempli
Profession : vendeur dans le département d’ameublement
- Bilan de l’année écoulée :
« Vos précédents objectifs commerciaux étaient les suivants : 1) améliorer la promotion de nos meubles auprès de la clientèle se rendant au magasin, ainsi que 2) mettre en place un programme d’information téléphonique.
Pourriez-vous décrire les mesures que vous avez mises en place pour atteindre ces objectifs ? [réponse]
Quelles difficultés ou obstacles avez-vous rencontrés pour mettre en place vos initiatives ? [réponse]
Au regard de ce que vous nous dites, quelles solutions aurait-il fallu mettre en œuvre et quelles initiatives avez-vous prises pour y parvenir ?
- Bilan de formation
Lors de la dernière évaluation annuelle, vous aviez sollicité une formation à une utilisation approfondie des nouveaux logiciels des P.O.S. pour améliorer les modalités de livraison des meubles aux clients. Avez-vous pu suivre cette formation ? Si non, pourquoi ? [réponse]
Avez-vous suivi d’autres formations au cours de l’année ? Quelles sont les autres certifications professionnelles que vous avez obtenues ou êtes sur le point d’obtenir ? [réponse]
Avez-vous déjà pu utiliser vos nouvelles connaissances dans le cadre de votre travail ? [réponse]
Comment ces formations et de ces certifications s’inscrivent-elles dans vos projets professionnels ? [réponse]
- Comparatif objectifs fixés / réalisés
Une augmentation du volume de vos ventes de 10 % faisait partie de vos objectifs pour l’année dernière. Vous avez fait progresser vos ventes de 7.5 %.
Vos objectifs prévoyaient également l’établissement de calendrier de relance des clients pour leur présenter nos nouveaux produits et nos promotions. 78 % de vos clients ont été recontactés dans ce cadre, soit 22 % de moins qu’initialement prévu.
Votre objectif de formation à la gestion et au suivi des livraisons comprenait 7 modules de formations ; il ressort de votre fiche que seuls 4 modules ont été menés à leurs termes.
[réponse]
- Remplir le tableau d’évaluation de l’activité professionnelle
- Vos observations
De votre point de vue, quelles sont, parmi vos compétences, celles qui ne sont pas utilisées dans le cadre de votre poste ? Comment pensez-vous pouvoir les mettre en œuvre ? [réponse]
- Souhaits de formation pour l’année à venir
Comment pensez-vous pouvoir utiliser pleinement vos compétences actuelles ? [réponse]
Quelles sont les compétences et les formations que vous souhaiteriez acquérir ? Dans quels délais souhaitez-vous les obtenir ? [réponse]
Quelles mesures/initiatives souhaiteriez-vous prendre pour améliorer les performances de votre département ? [réponse]
- Perspectives pour l’année à venir
Quels sont vos objectifs professionnels pour les deux ou trois années à venir ? [réponse]
Quelles mesures comptez-vous prendre au cours de l’année à venir pour y parvenir ? [réponse]
- Vos objectifs pour l’année à venir
Pour finir, pour l’année qui s’annonce, la politique du magasin consistera à promouvoir les meubles de cuisine et les meubles d’enfants. De nouvelles marques seront ajoutées au catalogue.
– Votre objectif de vente est de faire progresser les ventes de ces départements de 7 %.
– Votre objectif en matière de relation client est de contacter 100 % des clients de votre liste tous les 4 mois pour les inviter à venir découvrir en magasin nos nouvelles gammes de produits.
– Votre objectif en matière de livraison consiste à suivre 100 % des livraisons sur votre carnet de commandes, de l’acte d’achat par le client à la livraison en entrepôt, puis aux clients.
– Votre objectif de formation professionnelle sera de maîtriser le nouveau logiciel de commande/livraison qui sera mis en place à partir du mois de juin. Vous devrez avoir complété les 4 modules de formation au plus tard au 15 mai.
- Synthèse de l’entretien
Observation de l’évaluateur :
Observation de Mr/Mme [X] :
Nom et Signature de l’évaluateur / de Mr/Mme [X)
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Nos experts y ont regroupé leurs recommandations pour améliorer la performance de votre entreprise en développant celles de vos employés.
De Frédéric Carteron