Comment diminuer mon temps de recrutement ?

Comment diminuer mon temps de recrutement ?

Saviez-vous que le délai moyen pour pourvoir un poste en France est d’environ un mois ? C’est plus que nos voisins espagnols, mais moitié moins qu’en Belgique. Si cette durée varie en fonction du secteur d’activité de l’entreprise, pendant ce temps, les meilleurs talents peuvent accepter une offre ailleurs… Il est donc important réduire le temps de recrutement au minimum si vous voulez être le premier à toucher les meilleurs profils.

Les candidats ont tendance à se désintéresser d’une offre d’emploi si le processus d’embauche est trop long. Si (ou plutôt quand) cela se produit, vous devrez probablement continuer à consacrer des ressources pour pourvoir le poste vacant. Votre équipe pourrait, alors, être soumise à une pression accrue, car elle doit faire face à une charge de travail supplémentaire.

Même si l’effet de la réduction des temps de recrutement sur vos profits peut être difficile à quantifier, l’optimisation du processus de recrutement présente d’autres avantages. Par exemple, l’expérience candidat s’en voit améliorée, ce qui peut également se traduire par des taux d’acceptation plus élevés.

À quoi ressemble un processus de recrutement lambda ?

Un processus d’embauche est un moyen, divisé en étapes, de trouver, de recruter et d’embaucher de nouveaux employés. Un bon processus de recrutement vous aidera à attirer et à signer des employés de qualité qui correspondent à votre culture d’entreprise.

Le recrutement de nouveaux talents fait immanquablement partie de la vie d’une entreprise. C’est d’ailleurs une tache bien plus compliquée que de simplement examiner des CV et mener des entretiens. Les erreurs de recrutement, telles qu’un descriptif de poste mal rédigé, une e-réputation médiocre ou un manque de communication, peuvent dissuader un candidat de postuler chez vous ou vous pourriez vous retrouver avec une nouvelle recrue pas assez qualifiée.

Les caractéristiques d’un processus de recrutement sont propres à chaque entreprise, mais il existe des étapes générales que chaque entreprise peut suivre pour attirer et embaucher des candidats qualifiés :

  • Choisir de pourvoir un poste
  • Rédiger et publier un descriptif de poste
  • Présélectionner les candidats
  • Conduire les entretiens d’embauche
  • Prendre une décision finale
  • Faire une offre
  • Acceptation (ou refus) par le candidat
  • Embauche et intégration du nouvel employé

Pourquoi votre temps de recrutement s’étend ?

Les recruteurs sont soumis à une pression croissante pour réduire les coûts et les temps de recrutement et embaucher rapidement les meilleurs profils. Dans un contexte d’incertitude économique, de nombreux candidats sont pourtant nerveux à l’idée de changer d’emploi.

À ce stade, il convient de noter qu’il existe une différence entre le temps de recrutement et le délai d’embauche, car ils ne se rapportent pas aux mêmes indicateurs.

Le temps de recrutement mesure le nombre de jours qui s’écoulent entre le moment où une offre d’emploi est publiée et le moment où l’offre est acceptée, tandis que le délai d’embauche est mesuré à partir du moment où le candidat entre dans le processus de recrutement jusqu’à l’onboarding. Une offre d’emploi peut être publiée pendant plusieurs semaines avant qu’un candidat ne postule.

Quoi qu’il en soit, le temps de recrutement reste l’un des principaux indicateurs de performance pour les équipes RH. Mesurer avec précision ce délai et le comparer à la qualité de vos candidats n’est pas chose aisée, mais une fois que vous disposez des données, vous pouvez déterminer ce qui doit être amélioré.

Le temps de recrutement varie en fonction du secteur d’activité et de l’approche adoptée pour le recrutement. Voici quelques facteurs à prendre en compte pour fixer votre temporalité :

  • Taille de l’organisation
  • Position concurrentielle sur le marché
  • Nombre de postes à pourvoir
  • Niveau de l’emploi
  • Partie impliquée dans le processus d’embauche

Comment réduire votre temps de recrutement ?

Voici les dix méthodes les plus efficaces pour vous permettre de réduire progressivement le délai de recrutement moyen et, ainsi, d’améliorer votre processus d’embauche :

  • Élaborer un processus de recrutement méthodique
  • Utiliser le bon logiciel de recrutement (Application Tracking System – ATS)
  • Améliorez votre stratégie de marque d’employeur
  • Optimisez votre page carrière et offrez une meilleure expérience candidats
  • Constituez un vivier de talents en amont
  • Misez sur vos employés en poste
  • Affinez vos offres d’emploi (n’incluez l’essentiel dans les descriptifs de poste)
  • Rationalisez votre processus d’entretien et automatisez la planification
  • Priorisez la communication avec les candidats
  • Analysez régulièrement votre temps de recrutement pour suivre vos progrès

1. Élaborer un processus de recrutement méthodique

En l’absence d’un processus de recrutement structuré, vous devez repartir de zéro à chaque fois qu’un nouveau poste est à pourvoir.

Pour être toujours prêts, dressez la trame de l’ensemble de votre parcours de recrutement. Pour être encore plus pointu, examinez les deux points de vue : les actions de votre équipe RH et l’expérience du candidat. Cela vous permettra d’identifier les domaines qui peuvent être automatisés et améliorés.

2. Utiliser le bon logiciel de recrutement (Application Tracking System – ATS)

Les logiciels de gestion des candidatures sont devenus un outil essentiel pour structurer votre processus de recrutement et réduire le temps moyen nécessaire à l’embauche. Un ATS permet aux recruteurs de suivre les candidats tout au long du processus de recrutement.

De la publication de votre offre d’emploi sur plusieurs jobboards à la notification en temps réel lorsque des personnes postulent, un bon logiciel peut vous aider à accroître votre efficacité et donc à réduire votre temps de recrutement.

3. Améliorez votre stratégie de marque d’employeur

La marque employeur est un sujet dont tout le monde parle, mais dont personne ne semble vraiment savoir ce qu’il signifie. Pourtant, à l’heure d’Internet, la toute première chose que font les candidats lorsqu’ils postulent à un emploi est de consulter le site Web de l’entreprise et ses réseaux sociaux pour se renseigner sur sa culture et son environnement de travail.

Votre marque employeur doit être l’identité de l’entreprise que vous communiquez sur tous les supports afin d’attirer les talents. C’est votre vitrine auprès des candidats, alors assurez-vous de représenter correctement votre entreprise et de la faire se démarquer. Cela inclut bien plus que votre page carrières et vos réseaux sociaux (même s’ils jouent tous deux un rôle crucial).

4. Optimisez votre page carrières et offrez une meilleure expérience candidats

Si votre espace emplois ne séduit pas les candidats, ils risquent d’abandonner avant d’avoir postulé ou de rejeter votre offre après avoir effectué des recherches approfondies.

Ces deux situations ont un impact négatif sur votre temps de recrutement. Vous pouvez commencer par anticiper toutes les informations que vos candidats recherchent sur votre page carrières et les leur fournir.

Voici 8 conseils de base (plus ou moins techniques) pour améliorer votre page carrière :

  • Affichez une marque employeur forte ;
  • Mais soyez honnête sur votre culture d’entreprise ;
  • Listez les principaux avantages et prestations ;
  • Ajoutez des commentaires d’employés ;
  • Ajoutez une FAQ ;
  • Maintenez vos offres d’emploi à jour ;
  • Veillez à ce que votre contenu soit optimisé SEO ;
  • Veillez à ce qu’il soit adapté à l’utilisation mobile, etc.

5. Constituez un vivier de talents en amont

Les candidats passifs sont essentiels pour améliorer votre temps de recrutement. De fait, un vivier de talents est l’un des moyens les plus efficaces de réduire ce délai, puisqu’il vous suffit de contacter ces personnes pour leur faire part d’un poste à pourvoir.

Évaluez ces talents en :

  • Identifiant les fonctions qui nécessitent un vivier (fonctions difficiles à pourvoir ou postes ouverts avec un turnover élevé) ;
  • Déterminant les exigences pour ces postes (compétences, culture, etc.) ;
  • Identifiant les lieux où vous pourriez trouver vos candidats idéaux (événements du secteur, etc.) ;
  • Restant en contact avec les candidats sélectionnés au préalable, etc.

Même si les candidats n’ont pas été pas sélectionnés pour des postes précédents ou actuels, les recruteurs peuvent toujours conserver leurs profils et prendre note des rôles qui leur conviendraient. Cela permet à vos équipes RH de contacter facilement les bonnes personnes si elles ont besoin d’intensifier leur processus d’embauche.

6. Misez sur vos employés en poste

Vous pouvez également vous adresser à vos employés en poste et leur demander de promouvoir vos postes vacants par le biais du bouche-à-oreille ou de leurs profils sur les réseaux sociaux.

Autres options à creuser :

7. Affinez vos offres d’emploi (n’incluez que l’essentiel dans les descriptifs de poste)

La rédaction d’une annonce d’emploi est la première étape de la phase de recrutement. Mais une annonce mal rédigée peut-être la raison pour laquelle vous ratez le coche avec de bons candidats dès le départ.

On remarque par exemple que les femmes sont moins susceptibles de postuler à des emplois pour lesquels elles ne remplissent pas 100 % des critères, tandis que les hommes postulent à des emplois pour lesquels ils ne remplissent (que) 60 % des critères.

Quels sont les autres déclencheurs de ce désamour des candidats ?

8. Rationalisez votre processus d’entretien et automatisez la planification

Simplifiez les étapes de votre premier cycle de recrutement afin d’accélérer l’évaluation des candidatures. Vous et votre équipe de recrutement pouvez exploiter certaines opportunités techniques, faciles à mettre en œuvre, dans les premières phases de votre processus de recrutement afin d’accélérer les délais d’embauche :

  • Assurez-vous que les candidatures que vous recevez sont synchronisées avec votre logiciel de gestion des candidatures et que votre équipe en est informée ;
  • Utilisez des tests pour écarter les candidatures qui ne sont pas adaptées ou ne répondent pas aux critères minimums ;
  • Respectez les bonnes pratiques de l’entretien lors de votre premier contact téléphonique avec les candidats (Bonus : cela vous aide à évaluer chaque personne de manière consistante, méthodique et sans biais).
  • Automatisez une partie du processus. Cela éliminera de nombreuses tâches manuelles et rationalisera une grande partie de votre travail quotidien.

Étant donné que de plus en plus d’entreprises procèdent à deux ou trois séries d’entretiens, les délais pour planifier les entretiens offrent généralement une grande marge d’amélioration. Que l’entretien se déroule par vidéo ou en face à face, vous devez vous organiser au mieux et ne pas le mener à la hâte.

En optimisant le processus d’entretien, vous aurez également le temps d’être attentif aux red flags. En effet, le processus d’entretien d’embauche a tendance à se concentrer sur les compétences techniques, alors que les soft skills, comme la capacité à travailler en équipe ou à être coaché, l’intelligence émotionnelle et la motivation, sont souvent négligés.

9. Priorisez la communication avec les candidats

Le manque de clarté et de cohérence dans la communication au cours du processus de recrutement est l’une des plaintes les plus récurrentes des candidats.

Ainsi, répondre uniquement lorsqu’un candidat est sélectionné pour l’étape suivante de votre processus de recrutement n’est pas seulement une stratégie dépassée, mais aussi une stratégie qui pourrait vous couter des candidatures, en créant une mauvaise expérience candidat. Cela pourrait également conduire à des critiques négatives, ce qui nuirait à votre réputation en ligne.

De plus, avec les nouvelles technologies de recrutement et l’automatisation, les volumes élevés et le manque de temps ne sont plus des excuses recevables pour justifier une mauvaise expérience candidats.

Restez donc en contact avec les candidats tout au long du processus, ne serait-ce que pour leur donner ou prendre de leurs nouvelles. Les meilleurs profils sont probablement en contact avec plusieurs entreprises ou dans la ligne de mire de vos concurrents. Vous ne voulez pas qu’ils soient raflés parce que vous les avez négligés. Enfin, une fois que vous avez trouvé ce candidat, ne différez pas la promesse d’embauche.

10. Analysez régulièrement votre temps de recrutement pour suivre vos progrès

Optimiser vos temps de recrutement n’est (malheureusement) jamais acquis. Vous devez régulièrement réévaluer vos données. Une fois que vous avez rassemblé celles-ci, choisissez les points les plus alarmants et cherchez des moyens de les améliorer.

Par ailleurs, le suivi des tendances en matière de recrutement vous permettra d’identifier les changements sur le marché du travail et d’ajuster vos stratégies de recrutement en conséquence, ce qui pourrait également vous aider à réduire le délai de recrutement.

Boucler la boucle de votre recrutement

Le délai de recrutement est l’un des principaux indicateurs à suivre pour les entreprises dont la productivité et le chiffre d’affaires diminuent chaque jour où un poste reste à pourvoir.

Maintenant que vous savez comment réduire le délai de recrutement, consultez notre livre blanc pour optimiser votre stratégie de recrutement et améliorer l’expérience des candidats.

 

De Carla Cino

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