Recruteurs : comment assurer la gestion des candidatures spontanées ?

La gestion des candidatures spontanées constitue un véritable défi pour de nombreux recruteurs. Car si ces candidatures peuvent prendre du temps à traiter, elles résultent souvent dans des recrutements efficaces. Explorons ensemble comment en tirer partie au mieux et comment les insérer dans votre stratégie d’acquisition de talents.

SOMMAIRE

1. Pourquoi la candidature spontanée doit faire partie de votre stratégie de recrutement

Stratégies pour maximiser l’impact des candidatures spontanées
Le timing : Un facteur clé dans la gestion des candidatures spontanées
Sourcing : Ne pas sous-estimer les profils proactif

2. Comment gérer les candidatures spontanées ?

Créez une stratégie qui fonctionne à votre échelle
Triez les candidatures spontanées
Misez sur la technologie et l’automatisation
(Re)Apprenez à communiquer avec les candidats
Cultivez votre vivier de talents
Valorisez votre marque employeur

L’étude Future of Work pour Monster Worldwide met en avant le top 3 des priorités actuelles en matière de stratégie de recrutement. Celui-ci inclut :

Amélioration du taux de recrutement pour les postes difficiles à pourvoir (59 %)
Réduction du délai d’embauche / de remplacement (42 %)
Développement d’un vivier de talents (40 %)

Au vu de ces résultats on comprend pourquoi les candidatures spontanées représentent donc une mine d’or pour les recruteurs capables d’en tirer parti. En effet, savoir les gérer au mieux peut transformer votre stratégie de recrutement et vous faire gagner du temps et économiser de l’argent.

Pourquoi la candidature spontanée devrait faire partie de votre stratégie de recrutement

Bouteille à la mer d’un candidat désespéré ou marque d’un intérêt sur lequel il faut capitaliser, la candidature spontanée sort des cadres et souvent des méthodes de recrutement flashy. Pourtant, en général, cette démarche témoigne d’une ferme volonté chez le candidat d’intégrer l’entreprise.

Selon une étude de la DARES de 2017, près de la totalité des employeurs (93 %) indiquent recevoir des candidatures spontanées. Les entreprises utiliseraient d’ailleurs des candidatures spontanées dans 68 % de leurs recrutements. Parmi celles-ci, elles aboutiraient à des recrutements dans 21 % des cas, avec un taux d’efficacité de 32 %.

Précisons que les candidatures spontanées se montrent surtout efficaces pour recruter des employés et des ouvriers, souvent pour des postes peu qualifiés, ainsi que pour les recrutements urgents (moins d’une semaine de battement) ou pour des postes à pourvoir sur une durée indéterminée.

Pour les TPE et les PME, souvent plus frileuses envers les solutions payantes, la candidature spontanée est une véritable manne qui permet, par exemple, d’éviter la publication d’offres d’emploi.

· Stratégies pour maximiser l’impact des candidatures spontanées

Si vous avez déjà commencé à travailler sur des stratégies passive pour votre acquisition de talents, comme une page carrière, une marque employeur forte, ou une présence sur les réseaux sociaux, cela peut se traduire par une abondance de CV à examiner.

Sur le total de candidatures spontanées reçues, quelques-unes aboutissent à un entretien – et un seul candidat décroche le poste. Le recruteur, les ressources humaines ou le patron doit alors trouver le moyen de passer en revue ces candidatures et de trouver la crème de la crème.

C’est un peu comme le jardinage. Vous pouvez planter un grand nombre de graines, toutes ne pousseront pas forcément, mais avec des soins et une attention appropriés, elles fleuriront avec le temps. Cultivez vos candidatures spontanées en faisant preuve de la même patience et de la même logique. Cet investissement portera ses fruits à long terme.

· Le timing : Un facteur clé dans la gestion des candidatures spontanées

Bien que souvent archivée en raison de l’absence de besoins immédiats, la candidature spontanée est donc une option à ne pas perdre de vue dans la stratégie de recrutement des entreprises.

Nous sommes les premiers à le reconnaitre, question de timing, la candidature spontanée vous arrive rarement dans une période où vous êtes en recherche active pour un poste donné. Au contraire, elle arrive souvent plutôt comme un cheveu sur la soupe qu’est votre quotidien.

Si le rêve de tout recruteur est de recevoir un grand nombre de candidats brillants, il peut rapidement se transformer en cauchemar lorsque vous devez trier un déluge de candidatures spontanées. Même si vous avez toutes les meilleures intentions du monde de la « garder sous le coude » pour une période plus propice, cela implique à minima de la gérer et de l’archiver. Ergo, cette candidature spontanée, en apparence si innocente, s’ajoute à votre charge de travail. Et si, ce n’est pas un incident isolé, ces candidatures spontanées peuvent même devenir une nuisance.

· Sourcing : Ne pas sous-estimer les profils proactifs

Pourtant, à une époque le « sourcing » est sur toutes les lèvres des stratégistes RH faire l’impasse sur un profil motivé, qui connais votre entreprise et sa mission, semble relever du gaspillage. Mais ne vous y trompez pas, tabler uniquement sur les candidatures spontanées est utopique.

Une fois la candidature soigneusement archivée dans votre base de données vous savez que vous n’aurez sortir son contact du Rolodex au moment opportun (pour vous), qu’il s’agisse d’un arrêt maladie de longue durée ou d’une démission. Sauf que le jour venu, il y a fort à parier que le candidat ait déjà été recruté par la concurrence.

Si cela vous semble familier, ou sonne comme la morale d’une fable de La Fontaine, c’est qu’il faut peut-être regarder de plus près du côté de vos process de gestion des candidatures spontanées.

Comment gérer les candidatures spontanées ?

Utilisez les candidatures spontanées pour répondre à vos besoins de recrutement, présents mais aussi futurs. Voici 6 pistes pour optimiser votre gestion des candidatures spontanées, et ainsi attirer les meilleurs talents en continu.

1. Créez une stratégie qui fonctionne à votre échelle

Les recruteurs consacrent en moyenne 6 à 8 secondes à l’examen d’un CV avant de décider de donner une chance ou non au candidat. Si c’est tout le temps dont vous disposez pour prendre une décision, un grand nombre de candidatures spontanées à examiner ne vous facilite pas la tâche.

Vous recevez des dizaines, voire des centaines de candidatures spontanées, et votre premier reflex est de les classer par ordre d’arrivée, pour aller au plus simple. Votre boîte de réception est pleine de CV qui prennent la poussière et vous ne savez pas par où commencer. Si vous vous reconnaissez dans ces pratiques, voici quelques conseils pour vous revoir votre processus, vous assurer de ne pas vous laisser submerger et de ne pas passer à côté d’une star potentielle.

Impliquez vos équipes et vos managers, mettez à jour vos différentes fiches de poste ou tout simplement notez dans un fichier les caractéristiques qui font pour vous la différence. Mais rappelez-vous, plus l’expertise que vous recherchez est difficile à trouver ou en demande, plus vous devrez prioriser certaines compétences par rapport à d’autres.

2. Triez les candidatures spontanées

Le premier système à mettre en place est un processus de tri rapide et pertinent pour vos besoins. Pour ce faire, reportez-vous aux critères clairs qui correspondent à vos besoins en main d’œuvre à moyen et long terme.

1er palier : Lâcher du lest

Filtrez les candidatures incomplètes : ça parait bête et méchant, mais cela permet de ne pas avoir à se demander si quelqu’un correspond ou non aux profils recherchés.
Filtrez les profils non qualifiés : Procédez à l’exclusion immédiate des candidats clairement non qualifiés au moyen d’un email de refus courtois et automatisé.

2e palier : Les candidats potentiels qui ne collent pas avec les offres actuelles ou les candidats à fort potentiel

Recherchez des mots-clés dans un CV

Si vous recrutez souvent des candidats ayant une compétence ou expérience en particulier, une série de mots-clés vous permettra de savoir s’ils en sont en possession.

Par exemple, si vous êtes responsable d’une concession automobile, vous aurez plus souvent besoin de mécaniciens et de vendeurs que de secrétaires, alors identifiez les mots clés en relation.

Attention, cette méthode peut toutefois présenter un inconvénient. Il se peut qu’un candidat n’ait pas l’expérience que vous recherchez, mais que ses compétences transférables compensent ce manque apparent et qu’il soit éliminé.

Recherchez ce qui sort du lot, qui ne correspond peut-être pas à une liste de critères conventionnelle, mais qui pourrait apporter de nouvelles perspectives à votre équipe.

Recherchez les signes à fuir

Cette option peut également s’avérer délicate. Les mots clés et compétences que vous éliminez peuvent vous faire tiquer personnellement, mais être valorisés par vos collègues.

Encore une fois, il s’agit de connaitre sur le bout des doigts et les profils et les fiches de postes pour lesquels vous recrutez.

3. Misez sur la technologie et l’automatisation

Pour fonctionner efficacement, le fichier contenant les candidatures spontanées recueillies doit être bien structuré, actualisé et qualifié. Il peut s’agir d’un simple logiciel tableur, ou vous pouvez vous reposer sur un logiciel de recrutement, notamment vos systèmes de suivi des candidats (ATS), pour automatiser ce processus.

Ces derniers vous aideront à filtrer efficacement les candidatures, généralement à l’aide de systèmes de tags et des mots-clés pour ne conserver que les candidatures qui répondent le mieux à vos exigences. Les tags et les mots-clés que vous avez utilisés pour sélectionner les candidatures vous aideront aussi à les classer par compétences, expériences, etc.

Utilisez un système CRM (gestion des relations avec les candidats) spécialement conçu pour le recrutement. Cet outil facilite le suivi des échanges avec les candidats, la programmation des relances et la mise à jour de profils complets comprenant des notes sur leurs points forts et leurs ambitions professionnelles.

Des outils automatisés peuvent aider à trier les candidatures en fonction de leur pertinence et même envoyer des emails de suivi personnalisés, garantissant ainsi qu’aucun candidat ne se sente négligé. Cela vous permettra de gagner à la fois un temps considérable et de maintenir une expérience positive pour le candidat.

Autre option, plus proactive, faites passer un test aux candidats pour encore mieux qualifier leur profil. Demandez à tous les candidats de procéder à une évaluation de leurs compétences, qui pourra être facilement vérifiée.

Mettez en place des paramètres que le candidat doit atteindre qui vous aideront à réduire considérablement le nombre de candidats qualifiés.

Candidature spontanée et RGDP : Selon le CNIL, en cas d’issue négative à une candidature, conserver le CV et la lettre de motivation d’un candidat pour alimenter un vivier de candidats est possible. Cette conservation est conditionnée à une durée maximale de deux ans à partir du dernier contact avec le candidat, et à condition que celui-ci en ait été informé.

4. (Re)Apprenez à communiquer avec les candidats

Rien n’est plus frustrant pour un candidat que de postuler et de n’avoir aucun retour, qu’il s’agisse d’une candidature en réponse à une annonce ou déposée spontanément. Et ce, même s’il s’agit d’un rejet.

Alors certes, un accusé de réception automatique peut « faire le job », mais c’est aussi une occasion perdue d’ouvrir un canal de communication avec le candidat. Un canal qui change la vision de vous qu’ont les candidats. Car maintenir l’intérêt des candidats pour votre entreprise tient souvent à peu de choses.

Envoyez des e-mails personnalisés expliquant où en est la candidature et pourquoi elle n’a pas été retenue, le cas échéant. Cette approche systématique permet de garantir qu’aucun candidat ne passe entre les mailles du filet et peut renforcer votre stratégie d’engagement et votre marque employeur.

Développez des template d’emails personnalisables, au sein même de vos logiciels de recrutement, pour chaque étape du processus de sélection. Car oui, même les réponses automatisées peuvent inclure des éléments individualisés, tels que le nom du candidat et une référence à ses compétences ou expériences personnelles.

Cette attention particulière peut amener les candidats à se sentir valorisés et respectés, ce qui les encourage à postuler à nouveau ou à recommander votre entreprise à d’autres personnes. Cela vous permettra de gagner du temps tout en maintenant une communication plus empathique.

5. Cultivez votre vivier de talents

Si votre vivier se résume à un classeur rangé dans un coin de votre bureau dans lequel vous empilez les candidatures spontanées, vous passez surement à côté du pouvoir de celles-ci. Bien que chronophage en amont, il est peut-être être temps de vous constituer votre banque de CV, de la mettre à jour régulièrement, et de maintenir le contact avec les candidats les plus prometteurs.

Vous soumettre à cette étape vous permettra d’accéder rapidement à des talents en quelques clics, sans avoir à replonger dans les candidatures.

Si votre premier tri était concluant, vous avez maintenant le champ libre pour utiliser des techniques de matching avancées de vos ATS pour faire ressortir rapidement les candidatures les plus prometteuses. Vous serez étonné de voir combien de temps vous pouvez gagner.

Un réservoir de talents bien administré vous permet de revisiter rapidement d’anciennes candidatures spontanées lorsque de nouveaux postes se libèrent, réduisant ainsi le délai d’embauche et vous garantissant de ne pas passer à côté de la crème de la crème.

6. Valorisez votre marque employeur

Les candidats accordent de plus en plus d’attention aux valeurs de l’entreprise à laquelle ils postulent. La gestion des candidatures spontanées est une opportunité en or pour vous de valoriser votre marque employeur.

C’est l’occasion de montrer que vous respectez le temps et le travail de chaque candidat, même ceux qui, dans l’immédiat, ne correspondent pas à un poste disponible.

Une réponse, même négative, un feedback ou même un mot d’encouragement peut transformer un candidat déçu en ambassadeur de votre marque. Si un candidat qui vous a tapé dans l’œil manque d’expérience dans un domaine particulier, pourquoi ne pas l’aiguiller vers la formation ou certification qui rendrait son profil encore plus intéressant à avoir dans votre vivier. Voyez ça comme un investissement à long terme.

Enfin, plus d’une communication directe, utilisez des newsletters pour informer ces candidats des nouvelles opportunités et des actualités de l’entreprise.

Faites votre auto-promo : Utilisez vos réseaux sociaux et votre site carrière pour montrer que vous prenez soin de vos candidats. Publiez des témoignages, des histoires de réussite et des conseils pour postuler chez vous. Cela peut attirer encore plus de candidatures spontanées.

Candidature spontanée, le levier de votre stratégie de recrutement

Investir du temps et des ressources dans la gestion des candidatures spontanées n’est pas seulement une bonne pratique, c’est une excellente stratégie pour attirer et retenir les meilleurs talents. En transformant ce défi en un levier d’acquisition de profils qualifiés, vous pouvez assurer la croissance et la compétitivité de votre entreprise sur le long terme.

Pour aller plus loin et découvrir des techniques avancées pour la gestion des candidatures spontanées, téléchargez notre livre blanc gratuit sur les conseils pour augmenter la performance de vos recrutements, dès maintenant, et prenez une longueur d’avance dans la course aux talents !

De Carla Cino