Recruter à distance : le guide complet pour accélérer et faciliter vos recrutements

Recruter à distance un candidat et l’intégrer au sein de vos équipes demandent certains changements dans la procédure classique de recrutement. Cela s’impose d’autant plus lorsque le candidat réside à l’étranger. Aussi, adaptez et accélérez la procédure de sélection de vos prochain.e.s collaborateurs.trices en vous inspirant des conseils contenus dans ce guide.

La pénurie endémique de candidats qualifiés ou pouvant le devenir entrave le développement des entreprises et des organisations professionnelles. Dans le même temps, les employeurs doivent s’adapter aux transformations intervenues dans les modes d’organisation du travail, particulièrement en ce qui concerne le travail à distance.

En dépit de l’aide apportée par les algorithmes dits d’Intelligence Artificielle, la procédure de recrutement ne peut se passer du contact entre les humains. En effet, toutes les informations nécessaires à une prise de décision ne peuvent se réduire à des lignes de codes informatiques.

Recruter à distance nécessite un réel savoir-faire ainsi que la connaissance de règles incontournables. Les recommandations suivantes vous aideront à recruter à distance vos prochain.e.s collaborateurs.trices en évitant des pertes de temps.

1. Des vérifications préalables plus approfondies

Tout processus de recrutement constitue un réel investissement en temps et en ressources, particulièrement lorsqu’il s’agit de recruter à distance. Aussi est-il essentiel de ne perdre ni l’un ni l’autre dans l’examen de candidatures incomplètes.

La décision de recruter à distance doit s’accompagner d’un travail de préparation plus important qu’à l’ordinaire afin de ne pas perdre ultérieurement un temps précieux. Ainsi, la fiche de poste et les grilles de compétences doivent être réalisées dans le cadre d’une étroite collaboration entre les responsables de la Richesse Humaine (RH) et les managers d’équipes. Le recours aux algorithmes IA constitue également une aide précieuse pour sélectionner « sur document » un panel de candidats potentiels. Le recours au service de société ayant acquis une expertise dans la sélection des candidats, tel Monster, permet un gain de temps substantiel.

2. Choisir le temps et le lieu de l’entretien en tenant compte de la distance

Une fois le panel de candidats réalisé, il faut choisir le lieu dans lequel l’entretien d’embauche prendra place en ayant à l’esprit qu’il sera mené à distance. Le choix de ce lieu est important, sachant que le premier entretien pourra être réalisé par un seul recruteur, mais que les rencontres suivantes s’effectueront en présence d’un panel de recruteurs.

De plus, lorsqu’il s’agit de recruter à distance un digital nomad, un autre élément doit être pris en considération : les fuseaux horaires. En effet, ces professionnels demeurant le plus souvent à l’étranger et se déplaçant fréquemment, il faut coordonner le temps de la rencontre en tenant des différences de fuseaux horaires.

Le recruteur doit également s’assurer que les autres recruteurs pourront assister aux entretiens soit dans un lieu commun, soit via la vidéoconférence.

3. Vérifier la fiabilité et les fonctionnalités du système de communication

Dans la mesure où l’éloignement est inhérent au recrutement à distance, le support utilisé pour communiquer et interagir avec le candidat doit être parfaitement configuré. En effet, comment recruter efficacement à distance sans avoir un système informatique à la hauteur des ambitions de l’entreprise ?

Aussi, convenez d’un rendez-vous préalable à l’entretien d’embauche avec le responsable du système informatique de l’entreprise. Il sera ainsi possible de tester la fiabilité du système qui sera utilisé pour mener l’interview. Vous pourrez notamment vous familiariser avec certaines fonctionnalités, tel le partage d’écran qui permettra d’afficher le CV du candidat et/ou son portfolio lors de l’entretien.

4. L’évaluation des soft skills à distance

L’une des fonctions de l’entretien d’embauche consiste à évaluer les soft skills des candidats. Lorsque la décision est prise de recruter à distance, l’éloignement du candidat et l’utilisation d’un outil de communication peuvent devenir de précieux alliés pour évaluer l’aptitude du candidat à s’exprimer en public – devant une caméra – et à convaincre.

En effet, le candidat se trouvera dans un lieu qui lui est familier. Ainsi, l’élément de stress que constitue sa présence en un lieu inconnu – le bureau du recruteur – n’interférera plus dans l’évaluation de ses aptitudes personnelles.

La distance servant alors de filtre, le recruteur pourra à son tour se distancier de ses propres émotions pour se concentrer sur l’analyse du discours verbal et non-verbal du candidat.

5. Adapter le rythme de l’entretien au moyen de communication

Le rythme de l’entretien doit être adapté aux contraintes techniques inhérentes à l’action de recruter à distance, que ce soit via la vidéo-conférence ou le téléphone. En effet, à l’instar des communications entre la Terre et la Lune, deux ou trois secondes de décalage peuvent se produire lors des échanges.

Aussi, pour savoir comment recruter à distance en évitant le chevauchement des interventions, le recruteur doit apprendre à laisser s’écouler quelques secondes après la prise de parole du candidat.

En plus de faciliter la fluidité de la communication, ces pauses entre les prises de paroles évitent des situations stressantes et les pertes de temps que génèrent inéluctablement les répétitions de conversations ayant été entrecoupées.

6. Développer la communication préalablement à l’entretien

L’importance d’une communication préalable avec le candidat doit faire l’objet d’une attention de tous les instants dans le recrutement à distance afin d’éviter des entretiens chaotiques. Recruter à distance comporte un certain nombre d’obstacles potentiels que cette communication préalable permet de contourner.

Cette communication doit porter sur les éléments suivants :

• Plusieurs rappels aux candidats de la date et de l’heure de l’entretien, en précisant notamment le fuseau horaire si ce professionnel réside à l’étranger ;
• Le nom de la plateforme électronique que vous utiliserez pour recruter à distance, ainsi que le lien ou le code d’activation de la session. Le candidat pourra ainsi installer le logiciel requis sans précipitation et se familiariser avec ses fonctionnalités. Ce temps de préparation lui donnera également la possibilité de télécharger les documents avant le début de l’entretien.
• Le ou les noms des recruteurs participant à l’entretien ainsi que leurs fonctions ;
• La fiche de poste

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De Frédéric Carteron