Conseils et exemples de réponses négatives à une candidature non-retenue
Recruter un nouvel employé signifie parcourir des centaines, voire des milliers de candidatures, jusqu’à ce que vous trouviez enfin le candidat qui correspond aux exigences de votre équipe. Si les employeurs ne sont pas tenus d’informer les candidats, même si c’est la chose courtoise à faire, pour vous, en tant que recruteur, informer les candidats non retenus peut devenir un énième élément épineux de ce processus de recrutement.
Une réponse négative a une candidature informe les candidats, dont la candidature est non retenue, de votre décision. Essuyer un refus est déjà difficile, mais recevoir une lettre générique couronne souvent une expérience dont les candidats aimeraient bien se passer. Il est donc essentiel de ne pas omettre ou différer cette étape.
Rien de pire pour vos candidats que d’envoyer leur dossier de candidature et de rester sans nouvelles de l’employeur. Entre l’attente, l’angoisse et la possibilité d’opportunités manquées, ces jours voire semaines sans nouvelles peuvent rendre les candidats fous. Pourtant, bien trop d’employeurs ne font même pas savoir aux candidats que leur candidature n’a pas été retenue après un entretien…
1. Comment informer les postulants dont la candidature n’a pas été retenue ?
Si vous rejetez des candidats que vous n’avez pas rencontrés, il est préférable que votre message soit simple et bref. Pour les personnes dont la candidature n’a pas été retenue après l’entretien, vous pourrez développer un peu plus.
Dans les deux cas, remerciez-les de leur intérêt pour votre entreprise et invitez-les à postuler à nouveau à l’avenir, si vous pensez qu’ils pourraient être qualifiés pour un autre poste. Adoptez un ton à la fois professionnel et courtois, afin de donner une réponse négative à une candidature sans couper les ponts.
L’envoi de courriers de candidature non retenue fait partie intégrante du processus de recrutement. Le plus souvent, l’absence de réponse aux candidats peut leur laisser une mauvaise impression et peut même susciter une mauvaise publicité pour votre entreprise.
En incluant une lettre de réponse négative à une candidature bien rédigée, vous serez en mesure de maintenir l’impression positive du candidat sur votre marque employeur.
· Conseil : accusez réception de la candidature
Vous pouvez également prévoir une étape intermédiaire en envoyant au candidat un message accusant réception de sa candidature, à l’aide d’une réponse automatisée.
Est-ce un brin impersonnel ? Peut-être, mais c’est surtout très utile : les candidats ne se demandent pas si leur candidature est arrivée à bon port ou si vous avez décidé de les faire patienter et, si le message est suivi d’une lettre de candidature non retenue suivant notre modèle, vous contribuez à développer l’expérience candidat.
N’oubliez pas de maintenir une bonne relation avec tous les candidats car chacun d’entre eux est une source potentielle de recommandation.
2. Conseils pour rédiger une réponse négative à une candidature
· Décidez du mode d’envoi
Courrier, email, téléphone… cela dépend des habitudes de votre entreprise. Le téléphone sera plus personnel, tandis que le courrier électronique minimisera le temps d’envoi, ce qui vous permettra d’informer les candidats plus rapidement.
· Soyez réactif !
Une fois que vous savez que vous ne donnerez pas suite à cette candidature, informez les postulants rejetés dès que possible.
· Ne brouillez pas les pistes
Communiquez aux candidats l’information essentielle (ici, le rejet de leur candidature), avant de vous lancer dans les explications.
· Restez positif
Bien que vous ne reteniez pas sa candidature pour ce poste précis, vous pouvez lui exprimer quelques commentaires positifs, surtout s’il a passé un entretien ! Vous pourriez par exemple saluer son expérience et/ou ses compétences ou l’informer d’autres possibilités d’emploi dans votre organisation.
· Ne cherchez pas de fausses excuses
Les excuses du type « ce n’est pas vous, c’est nous » ne sont pas aussi sympathiques qu’il n’y paraît. Les gens voient assez facilement à travers ce genre de discours.
· Apportez un feedback honnête
C’est la partie la plus utile pour les candidats car elle est souvent applicable instantanément. Sous-qualifiés ? Ils peuvent se renseigner sur une certification. Un problème avec leur CV ? Ils peuvent le corriger, etc. Ce feedback les aidera à poursuivre leur recherche d’emploi avec un peu plus de sérénité.
· Restez professionnel et bienveillant
Cela devrait être intuitif, mais permettez-nous ce petit rappel. Malgré le contenu du message, une réponse négative à une candidature devrait donner aux candidats le sentiment d’être respectés. N’oubliez pas que ce n’est pas vous qui parlez, mais votre entreprise. Un goût amer dans la bouche du candidat pourrait nuire à votre marque employeur. Vous ne voulez pas que les candidats rejetés disent du mal de vous à leurs amis et parents ou sur les réseaux sociaux.
3. Exemples de lettres de candidature non retenue
Voici nos exemples de mail de candidature négative pour vos postes vacants. Utilisez ce modèle pour élaborer vos propres courriers qui vous permettront de rejeter poliment et gracieusement les candidats que vous ne souhaitez pas embaucher.
· Modèle simple de lettre de refus de candidature
Inspirez-vous de ces modèles de candidature non retenue, mais sachez qu’il y a toujours un risque de paraître creux lorsque vous utilisez des modèles « standardisés ».
Prenez donc le temps d’adapter ce modèle de lettre de refus selon les besoins de votre entreprise et envoyez-le en réponse aux CV que vous recevez de la part de candidats moins qualifiés, comme aux candidatures non retenues après l’entretien d’embauche.
[Date]
Cher.ere [Nom du/de la candidat.e],
Nous vous remercions d’avoir pris le temps de postuler au poste de [titre du poste].
Nous avons le regret de vous informer que [entreprise] ne donnera pas suite à votre candidature pour ce poste. Nous avons examiné vos qualifications et, pour [1 ou 2 raisons], nous avons décidé de nous tourner vers un.e candidat.e dont les qualifications répondent mieux à nos besoins à l’heure actuelle.
Nous vous remercions de l’intérêt que vous portez à [entreprise] et du temps que vous avez consacré à votre candidature.
Nous vous souhaitons bonne chance dans vos projets futurs.
Cordialement,
[Votre nom]
[Titre]
· Exemple de lettre de candidature non retenue
Utilisez ce modèle de courrier de rejet de candidature pour informer les candidats qui ont postulé à l’un de vos postes à pourvoir qu’ils ne passeront pas à l’étape suivante de votre processus de recrutement.
Mais afin d’éviter la sensation quasi-robotique inhérente à l’utilisation d’un template, optez pour des messages qui reflètent le ton et le style de votre marque employeur, ou encore tentez d’humanisez vos messages.
Cet exemple de réponse négative à une candidature suivante est bref et ne tourne pas autour du pot. Cependant, il indique à la postulante que d’autres candidatures seront les bienvenues à l’avenir.
Voici un exemple de lettre de candidature non retenue :
21 novembre 2022
Justine Marchand
12 rue de la Paix
75017 Paris
Chère Justine,
Nous avons examiné votre candidature pour le poste de responsable marketing chez Stylo Français. Malheureusement, nous avons reçu de nombreuses candidatures et nous recherchons actuellement des candidat.es ayant une meilleure connaissance du secteur.
Bien que vos diplômes et votre expérience B2C soient très impressionnants, nous avons choisi une candidate qui a plus d’expérience pratique dans le secteur de la papeterie.
Nous tenons à vous remercier d’avoir rencontré notre équipe et de nous avoir donné l’occasion de connaître vos compétences et vos performances.
Nous vous remercions de l’intérêt que vous portez à Stylo Français et du temps que vous avez investi dans votre candidature. Nous espérons que vous continuerez à postuler à des postes au sein de notre organisation au fur et à mesure que vous développerez vos compétences.
Nous vous souhaitons bonne chance dans votre recherche d’emploi et dans vos futurs projets professionnels.
Cordialement,
Martine Richard
Directrice des ressources humaines
Maitrisez votre processus de recrutement de bout en bout
Vous avez les clés pour reformuler la contrainte de savoir comment annoncer à quelqu’un que sa candidature a été rejetée. Pour d’autres moyens d’améliorer l’expérience d’embauche pour tous les candidats, consultez notre livre blanc pour préparer votre stratégie de recrutement.
De Carla Cino