Le point sur la fiche de poste : de quoi s’agit-il, quelle est son utilité ?
Pour une entreprise, rédiger une fiche de poste est non obligatoire mais très utile, notamment en cas de contentieux avec un salarié sur le contenu de son travail. Cet outil multifonctions sert en recrutement dans la création d’un descriptif de poste et en gestion des compétences, ou encore dans le cadre de formations et de mobilités internes.
En recrutement, la fiche de poste sert de point de départ. Elle permet de savoir quel profil l’entreprise cherche et pour quoi faire. Comme le rappelle Laurence Plantier, Talent Manager à temps partagé, membre du réseau Finaxim, « si l’on ne sait pas ce que l’on cherche, il est compliqué de le trouver ».
Qu’est-ce qu’une fiche de poste ?
Dans la panoplie des outils RH qui servent à poser le cadre et le contenu d’un poste, il faut distinguer la définition de fonction, la fiche de poste et l’offre d’emploi. Une fiche de poste est une description factuelle d’un poste à l’instant T.
Pour la fonction de comptable par exemple, une définition générique est donnée. Le poste, lui, renvoie à une place de travail précise : comptable analytique, comptable auxiliaire, comptable clients… La fiche de poste indique son périmètre dans une entreprise donnée.
Avoir pris le temps d’élaborer cette fiche facilite la rédaction de l’offre d’emploi — cette dernière ne doit surtout pas en être un copier-coller.
Comment faire une fiche de poste
Le contenu de ce document varie d’une organisation à l’autre. L’idée est de quadriller le contexte en déterminant les grandes lignes d’un poste, pas de graver les choses dans le marbre.
Pour écrire une fiche de poste, on peut utiliser cette trame :
- Mission principale ;
- Position dans l’organisation (rattachement et responsabilités hiérarchiques, relations fonctionnelles) ;
- Interlocuteurs internes et externes ;
- Tâches ;
- Profil (savoirs, savoir-faire et savoir-être);
- Classification et rémunération;
- Carrière (évolution et mobilité).
Déterminer les grandes familles de tâches du poste
Pour décrire les tâches, une bonne façon de procéder est d’identifier de grandes familles de tâches et de déterminer le pourcentage de temps associé. « Cela permet de savoir si l’on est sur un 100% de temps de travail, un 80 ou un 120% », remarque Laurence Plantier.
Illustrons : pour un poste de conseiller client dans l’assurance, on peut différencier des tâches associées à la fonction de conseil, celles liées au développement commercial et d’autres relatives à la gestion administrative des dossiers clients.
Autre exemple de fiche de poste, pour un chef de projet IT. Ici, on trouve des tâches purement liées à la gestion de projet, d’autres qui relèvent du management d’équipe et d’autres encore qui concernent le développement informatique.
La fiche de poste, un outil pour parler concrètement des valeurs
Dans cet écrit, il est intéressant d’aller au-delà de la dimension technique du poste. « Il faut aussi parler des valeurs de l’entreprise, de façon précise et concrète en les traduisant en termes de comportements au sein d’une équipe », propose Laurence Plantier. Dans cette idée, Saint-Gobain a élaboré un « code de conduite éthique » comportant 9 principes de comportement et d’action.
À quel type de comportement la valeur sincérité, par exemple, correspond-elle dans telle équipe ? Elle peut se traduire par le fait de s’adresser directement à la personne concernée en cas de conflit.
Traduire les valeurs en comportements dans la fiche de poste permet en outre de les évaluer lors de l’entretien annuel lors de l’entretien annuel.
« Avec cet outil, le management et les RH peuvent rappeler le fonctionnement de l’entreprise, de l’équipe et expliquer comment incarner les valeurs », ajoute notre interlocutrice.
Un document à mettre à jour régulièrement
Dans un contexte de forte transformation des métiers et d’évolution des besoins de compétences, il faut revoir régulièrement la fiche de poste.
Ainsi, pour faire une fiche de poste pour un remplacement, un point sur les besoins de l’opérationnel est nécessaire. S’il est fréquent de reprendre l’ancienne fiche, il faut avoir en tête qu’elle peut être erronée.
Dans le cadre d’une création de poste, l’exercice peut être plus ou moins complexe, surtout quand il s’agit d’un nouveau métier. « Cela demande de cartographier le besoin, d’effectuer des benchmarks, de faire appel à la gestion des compétences et au design organisationnel [1] », explique Laurence Plantier.
Élaborer une fiche de poste est l’occasion de prendre du recul sur l’organisation et le fonctionnement d’une équipe, en assumant ce qu’elles sont.
« Écrire noir sur blanc des aspects moins tangibles, sur lesquels l’organisation ne prend généralement pas le temps de s’arrêter, peut permettre des prises de conscience », conclut-elle.
Définir ses besoins et sa vision en amont
La fiche de poste, si bien rédigée, est un outil des plus utiles dans votre stratégie de recrutement. Pour partir sur de bonnes bases, commencez par définir votre vision et votre besoin : les fiches de postes nécessaires au bon fonctionnement de votre organisation en découleront tout naturellement. A cet effet, téléchargez notre guide gratuit pour mieux recruter , fait par et pour des experts en recrutement.
Sophie Girardeau
[1] Le design organisationnel permet à l’entreprise de s’organiser dans les meilleures conditions économiques, éthiques et managériale pour atteindre son objectif stratégique : générer une croissance récurrente et rentable. Il définit des fonctions et des processus clairs pour que les collaborateurs puissent donner le meilleur d’eux-mêmes.