Avantages en nature : guide pour les mettre en place dans votre entreprise

Pour de nombreuses petites structures, rivaliser avec les grandes entreprises pour attirer les talents est un parcours du combattant, en particulier lorsqu’il s’agit d’offrir des avantages en nature à leurs collaborateurs. On fait le point ensemble sur les différents types d’avantages en nature qui existent et les étapes à suivre pour les mettre en place dans votre entreprise.

Que ce soit les outils de communication, les voitures de fonction ou les friandises gratuites, nous avons tendance à nous perdre dans la définition de ces avantages en nature susceptibles de jouer un rôle déterminant dans le recrutement des talents et la rétention des employés.

Il est important de noter que l’URSSAF classe les avantages en nature dans la catégorie des rémunérations, même pour les non-salariés.

1. Avantages en nature : définition

Selon l’article L.3241-1 du Code du travail, un employeur doit verser une somme d’argent en échange du travail fourni par le salarié.

Les avantages en nature sont des biens ou des services fournis aux salariés de l’entreprise pour leur usage personnel. Les avantages en nature peuvent être consentis à titre gratuit ou moyennant une participation ou une contribution du travailleur salarié ou assimilé (articles D3231-8 à R3231-16 du Code du travail).

Ces avantages en nature ne s’appliquent pas qu’aux salariés du privé. Les agents de la fonction publique, fonctionnaires comme agents contractuels, ont également droit à des avantages en nature.

Les avantages en nature constituent un élément de rémunération à part entière. Les avantages reçus en nature peuvent d’ailleurs couvrir une partie ou l’intégralité de la rémunération (même si ces derniers cas sont rares).

Grace à ces derniers, les salariés bénéficiaires font l’économie de frais qu’ils auraient dû normalement supporter. Les avantages en nature sont donc à reporter sur la fiche de paie, avec le salaire brut, soumis aux cotisations et contributions sociales et doivent être déclarés avec les impôts sur le revenu.

A quoi ressemblent les avantages en nature ?

Le type d’avantages en nature peut varier suivant le secteur d’activité de l’employeur. Parmi les avantages en nature les plus fréquents, on distingue :

• Avantages en nature nourriture ;
• Avantages en nature logement ;
• Avantages en nature véhicule de fonction ;
• Mise à disposition de matériels électroniques ;
• Réduction tarifaire sur les produits/services réalisés ou vendus par l’entreprise ;
• Accès à la garde d’enfant en crèche ou en micro-crèche ;
• Avantages en nature relatifs à la pratique du sport en entreprise, etc.

Moins courants, on retrouve aussi :

• Abonnements de presse, de téléphonie mobile ou encore d’Internet ;
• Prêts à taux préférentiels ;
• Chèques cadeau ;
• Chèques CESU (chèque emploi service universel) ;
• Accès à un service de conciergerie, etc.

Attention toutefois, pour qu’un bien ou un service soit considéré comme un avantage en nature, il faut que le salarié puisse l’utiliser pour son bénéfice personnel. L’utilisation exclusive des matériels informatiques pour réaliser son travail ou d’une voiture de fonction pour se déplacer pour le travail, trajet domicile-bureau inclus, ne peuvent être assimilée à des avantages en nature.

2. Pourquoi offrir des avantages en nature à vos employés ?

Offrir des avantages en nature aux salariés présente plusieurs avantages pour les entreprises de toutes tailles. La plupart des entreprises s’accordent à dire que leur personnel est leur actif le plus précieux. En revanche, certaines ne réalisent pas que les salaires sont davantage un filtre qu’une fin en soi.

Voici quelques exemples de retours positifs liés aux avantages en nature :

• Attirer les meilleurs profils

Un nombre croissant d’employés affirment que les avantages annexes consentis par l’employeur sont un facteur essentiel dans leur décision d’accepter ou non un emploi.

En d’autres termes, si vous souhaitez attirer les meilleurs talents, montrer la valeur de votre organisation et encourager le moral des troupes, offrir un ou plusieurs avantages en nature n’est pas une mauvaise idée.

Autrement dit, offrir des avantages en nature et les mentionner dans vos offres d’emploi ou votre page carrière est un excellent moyen de promouvoir votre marque employeur.

• Améliorer la rétention des employés

Un ensemble d’avantages intéressants est essentiel si vous souhaitez recruter et fidéliser les meilleurs talents. Mais pas uniquement ! Si vous avez du mal à retenir vos employés, l’amélioration de votre offre d’avantages en nature pourrait être un excellent point de départ.

• Valorisez vos employés

Le fait d’offrir des avantages en nature répondant aux besoins spécifiques de vos collaborateurs permet non seulement de les fidéliser mais aussi de leur donner le sentiment que vous prenez soin d’eux, ce qui accroît leur satisfaction.

Ces avantages constituent un moyen concret de récompenser et d’apprécier les salariés, ce qui les incite à rester dans l’entreprise. Les avantages proposés aux salariés vous permettent également de récompenser des salariés les plus performants sans avoir à investir en permanence dans des augmentations de salaire constantes.

• Montrez à vos employés qu’ils comptent pour vous

Montrer à vos employés que vous vous souciez de leurs besoins personnels peut également améliorer leur moral, ce qui se traduit par un meilleur environnement de travail, et globalement une amélioration de l’expérience employée. Par exemple, les avantages qui améliorent l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée, tels que les avantages liés au sport, peuvent contribuer à réduire le stress des employés et à prévenir l’épuisement professionnel.

Les employés, en particulier les nouvelles générations, considèrent que les avantages, tels que les horaires de travail flexibles, la possibilité de travailler à domicile, la garde d’enfants sur place et l’aide à la formation professionnelle, sont des avantages de grande importance qu’ils aimeraient voir figurer plus souvent dans le package d’avantages des entreprises.

3. Quels sont les avantages d’entreprise qui intéressent vraiment les salariés ?

Vous vous demandez peut-être : « Quels sont les avantages en nature les plus appréciés par les salariés ? ». La réponse est simple : cela dépend du type d’employés que vous cherchez à recruter et retenir. Les avantages varient en fonction du type de salariés, du secteur d’activité et d’autres facteurs.

• Avantage en nature nourriture

Les salariés consomment généralement un ou plusieurs repas, ainsi que des collations pendant les heures de travail. La fourniture de repas dans un restaurant d’entreprise, une cantine ou via des titres-restaurant, gérés ou subventionnés par l’employeur, en contrepartie d’une contribution des salariés, peut constituer un avantage en nature. La nourriture est évaluée forfaitairement, même si une convention collective ou un accord salarial peut majorer cette évaluation.

La nourriture disponible sur le lieu de travail est une autre option. Par exemple, les entreprises de la Big Tech (Google, Meta, etc.) sont réputées pour offrir des choix nutritionnels sains et de qualité gastronomique au quotidien dans leur bureaux. Mais même sans ce budget, l’accès à des en-cas sains dans votre salle de repos rendra vos employés plus heureux, en meilleure forme et plus productifs.

Remarque : les repas remboursés pris lors de voyages d’affaires ne sont pas considérés comme un avantage en nature. Ils sont considérés comme des dépenses professionnelles. Les salariés du secteur des hôtels-cafés-restaurants (HCR) bénéficient de dispositions particulières sur ce point.

• Avantage en nature logement

Lorsqu’un logement de fonction est fourni aux salariés, le montant peut varier. Celui-ci tient compte du salaire mensuel brut du salarié et de la taille du logement ou peut être établi sur une base réelle, à savoir la valeur locative du logement.

En revanche, seul le logement fourni par l’employeur est considéré comme un avantage en nature. Si l’entreprise paie le loyer de son employé, l’administration considère qu’il s’agit d’un avantage en espèces. De même, si l’entreprise s’acquitte d’autres types de dépenses (taxe d’habitation, primes d’assurance, etc.), celles-ci constituent également des avantages en espèces soumis à cotisations.

• Avantage en nature véhicule

Lorsque l’entreprise permet à ses collaborateurs d’utiliser un véhicule de fonction à des fins personnelles et professionnelles, l’utilisation personnelle (week-ends et congés compris) constitue un avantage en nature.

L’employeur peut prendre en charge les frais de carburant des véhicules de fonction, y compris s’ils ont été utilisés pour un usage privé. Mais il peut aussi décider de mettre en place un système de suivi pour garantir l’utilisation du carburant dans le cadre professionnel.

• Avantage en nature communication

L’utilisation privée des matériels électronique (ordinateur, tablette, smartphone, etc.) de l’entreprise et les éléments qui y sont rattachés (logiciels, abonnement de téléphonie ou d’Internet) est considérée comme un avantage en nature.

De nombreuses entreprises ont compris l’intérêt de promouvoir les gadgets électroniques au même rang que les traditionnels avantages en nature. Mais attention, le dernier ordinateur portable et le dernier téléphone mobile ne sont pas forcément perçus comme des avantages en nature par tout le monde…

• Accès aux produits ou services de l’entreprise à prix réduit

En fonction de votre activité, l’accès à prix préférentiel aux produits ou services de votre entreprise peut constituer un avantage intéressant pour les employés.

Voici deux exemples concrets : les entreprises spécialisées dans les technologies peuvent en effet choisir de tester d’abord leurs produits en interne (faisant ainsi d’une pierre deux coups) ou les concessionnaires peuvent organiser une rotation sur les nouveaux modèles ou les nouvelles fonctionnalités.

• Wellness Program (Programme de bien-être)

La sédentarité entraîne souvent une augmentation des maladies cardiovasculaires, du diabète, de l’obésité, une baisse du moral et une diminution de la productivité des employés (pour ne citer que quelques exemples).

Les programmes de sport et bien-être sur le lieu de travail deviennent un avantage de plus en plus populaire offert par les employeurs. Ils peuvent aller de l’amélioration quotidienne des habitudes de santé à des remises dans des salles /cours partenaires jusqu’aux salles de sport sur site.

• Les remises pour les employés

Les avantages exclusifs et les remises accordés par l’entreprise sont très appréciés par les employés. Ces derniers peuvent bénéficier de remises sur tout ce qui touche au lifestyle, depuis l’équipement jusqu’au services.

Vous pouvez aussi rester sur une thématique qui vous tient à cœur. Si vous êtes concessionnaire automobile, pourquoi ne pas offrir à vos employés des remises sur leur assurance automobile ? Les remises exclusives pour les employés sont un excellent moyen de montrer que vous vous intéressez à leurs besoins.

• Le cadeau de l’expérience

Offrir une carte-cadeau à Noël est un geste toujours apprécié. Attention tout de même, au-delà d’un certain seuil (166 euros depuis 2018), un cadeau n’est plus considéré comme un avantage en nature. Vous pouvez aussi faire le choix de proposer à vos salariés toutes sortes d’expériences, qu’il s’agisse de billets pour un parc d’attraction, d’un séjour en staycation proche de chez eux ou d’un circuit dans un pays étranger.

4. Mettre en place des avantages en nature dans votre entreprise

L’un des éléments les plus importants à prendre en compte lors de l’élaboration de votre programme d’avantages en nature est le coût. Si les salariés plébiscitent les avantages en nature, les budgets sont limités et les entreprises se doivent de trouver le juste équilibre.

Le coût des avantages en nature pour votre entreprise

L’examen des coûts et de la valeur ajoutée de chaque avantage en nature vous aidera à décider de ce que vous pouvez vous permettre d’inclure dans votre plan, car l’octroi d’avantages en nature aux employés implique le versement de cotisations par l’entreprise.

L’employeur peut choisir de fournir ces avantages gratuitement. Si l’employeur exige une participation ou une contribution du salarié, ce dernier peut déduire la valeur de l’avantage. Les avantages en nature peuvent être évalués sur une base forfaitaire ou sur la base de leur valeur réelle. Si la convention collective ou le contrat de travail prévoit une valeur supérieure, c’est celle-ci qui s’applique.

Dans les deux cas, il convient de produire les pièces justificatives. À la fin de l’exercice comptable, vous devez, en tant qu’employeur, comptabiliser les avantages en nature de chaque salarié.

Mais rappelez-vous, ce qui semble être une charge financière de prime abord peut vous faire gagner du temps, vous épargner des maux de tête et vous faire économiser de l’argent à long terme. De plus, tous les avantages ne doivent pas nécessairement entraîner de lourdes charges financières pour les entreprises. Vous pouvez introduire des avantages en nature qui ne vous couteront pas beaucoup plus.

Comment mettre en avant les avantages en nature des salariés

Toute structure employant des salariés peut offrir des avantages en nature.

Tenez compte des éléments suivants lorsque vous décidez de mettre en place des avantages en nature de vos employés :

• Ecouter les demandes de votre CSE ;
• Embaucher un expert RH expérimenté en matière d’avantages en nature ;
• Évaluer soigneusement les avantages et les coûts engendrés ;
• Trouver le bon logiciel de gestion ;
• Inclure un descriptif de tous les avantages en nature dans le manuel du salarié, les documents d’onboarding ou tout autre accord collectif ;
• Inclure les avantages dans le contrat de travail du salarié bénéficiaire ;
• Inclure les principaux avantages en nature dans vos offres d’emploi ;
• Suivre les envies et les besoins de vos employés en matière d’avantages, etc.

Pour aller plus loin

Les avantages en nature font de plus en plus souvent partie des package mis en avant pour attirer les candidats et retenir les employés. Si vous souhaitez plus d’informations sur les modalités pour les mettre en place dans votre structure, suivez les conseils de notre livre blanc gratuit sur les attentes des candidats.

 

De Carla Cino