Logiciel de recrutement ATS : le guide complet
Les Applicant Tracking Systems (ATS) assistent les équipes des Ressources humaines en fluidifiant le processus de recrutement de A à Z, en l’automatisant et en le rendant plus efficace. Focus sur cette solution numérique RH qui pourrait bien changer votre façon de recruter.
Le délai moyen d’embauche en France est de 1 à 2 mois. Cette durée peut néanmoins être réduite en utilisant des outils numériques comme les ATS et les jobboards. En automatisant le processus de recrutement à l’aide d’un ATS, les entreprises peuvent gagner du temps et de l’argent tout avec la certitude de recruter les meilleurs candidats pour leur entreprise. La promesse semble trop belle pour être vraie. Levons le voile sur le potentiel des systèmes de suivi des candidatures pour votre entreprise.
1. Qu’est-ce qu’un applicant tracking system (ATS) ? Définition
Un Applicant Tracking System (ATS) est un outil de suivi des candidatures né de la digitalisation des recrutements. Il est utilisé par les entreprises pour structurer et personnaliser leur recrutement en un processus efficace et évolutif. Un ATS permet d’attirer, de rechercher, d’évaluer et de recruter des candidats de manière optimisée. Un autre objectif de ces logiciels ATS est de minimiser les biais, inconscients ou non, dans le recrutement et l’embauche.
Bien plus qu’un gestionnaire de candidatures, un ATS emploie des algorithmes et les données que les utilisateurs du logiciel saisissent pour trouver des candidats correspondant à des postes spécifiques disponibles dans l’entreprise.
Un ATS peut être un logiciel à installer sur un ordinateur ou accessible en ligne dans le cadre d’un modèle SaaS (Software as a Service) ou en open-source. Les solutions à installer et SaaS sont généralement plus coûteuses, mais elles offrent beaucoup plus de fonctionnalités et de services que les options gratuites en open-source.
Quels types d’entreprises ont besoin d’un ATS ?
Pour faire simple, toutes. Mais la véritable question est de savoir à quelle fréquence vous recrutez. Cela dépend donc de vos besoins. Si vous ne recrutez que deux ou trois personnes par an, cela n’en vaut peut-être pas la peine.
Le champ d’action et la complexité des plateformes ATS, ainsi que leur coût, varient en fonction du type d’entreprise auquel elles s’adressent. Parmi les types d’entreprises susceptibles de bénéficier d’un ATS, vous trouverez :
- Les startups et les scale-ups ;
- Les moyennes et grandes entreprises ;
- Les franchises ;
- Les collectivités ;
- Les cabinets de recrutement et les chasseurs de têtes.
La taille de votre entreprise jouera un rôle dans le choix de l’ATS le mieux adapté. Pour les grandes entreprises qui comptent plusieurs centaines d’employés, un logiciel de traitement des candidatures doté de fonctionnalités avancées et d’une grande modularité est essentiel.
Les petites entreprises n’ont peut-être pas besoin d’un tel niveau de sophistication, même si un ATS peut être un investissement pour elles. Elles peuvent donc se contenter d’un système plus basique et plus abordable. En outre, les fonctionnalités dont vous avez besoin peuvent varier en fonction de votre secteur d’activité ou du type de poste pour lequel vous recrutez.
Néanmoins, les candidats attendent désormais des entreprises, quelle que soit leur taille, qu’elles leur offrent une expérience candidat positive, ce que la plupart des systèmes ATS vous aident à garantir.
Les ATS et les logiciels de recrutement, même combat ?
Aujourd’hui, oui. Dans la terminologie RH courante, à mesure que les ATS ont évolué, les termes « logiciel de recrutement » et « ATS » sont devenus synonymes. Le premier est un terme générique désignant toute technologie liée au recrutement. Auparavant, les ATS servaient exclusivement à suivre les candidatures de manière centralisée, à analyser les CV de manière automatique ou à trier les candidatures correspondant au poste recherché. Mais au fil des années et des évolutions technologiques, d’autres fonctionnalités ont été ajoutées.
2. Quelles sont les caractéristiques d’un bon ATS ?
En soi, toutes les fonctionnalités d’un ATS sont réalisables, et ont été menées à bien par des générations de charges de recrutement, sans l’aide de logiciels. Mais ces opérations vous exposent à une perte de temps, un manque de scalabilité ou encore des risques quant à la sécurité des données.
Les possibilités offertes par ces systèmes affectent la quasi-totalité du processus de recrutement, cela comprend (mais n’est pas limité à) :
- La recherche de candidats : publication automatisée des offres d’emploi, intégration des dossiers de candidature dans votre base de données des candidats, gestion de votre marque employeur, etc.
- La gestion des candidats : centralisation des informations, téléchargement automatique des informations et des candidatures dans votre base de données, ajout d’informations de planification et de sélection aux dossiers des candidats, stockage à perpétuité des candidats actuels et passés pour constituer des viviers de talents, etc.
- La présélection des candidats : analyse par mots-clés des CV et des lettres de motivation, filtrage automatisé et contact des candidats non qualifiés, prise de contact automatisée, programmation des entretiens d’embauche, etc.
- La sélection des candidats : gestion des tests en ligne et des entretiens vidéo, ajout des résultats de la sélection aux dossiers des candidats, etc.
- Les offres d’emploi : création et envoi des lettres promesse d’embauche, collecte des documents signés, ajout de ces documents aux dossiers des candidats, etc.
- L’onboarding des employés : attribution des documents d’onboarding, suivi de leur réalisation, vérification de la conformité-compliance, etc.
- L’optimisation du processus de recrutement : fournir des rapports et des analyses approfondies de chaque étape du processus de recrutement ;
- La sécurité : sécuriser et protéger les données des candidats, respecter les normes RGPD ;
- L’accès mobile : permettre une gestion du processus de recrutement à distance, etc.
Les fonctionnalités dont vous avez besoin dans un logiciel de recrutement dépendent entièrement de la taille de votre entreprise, de votre budget et de la complexité de votre processus de recrutement. Il est important de faire preuve de discernement lors de la sélection d’un ATS ou d’une autre technologie de recrutement, car ils constitueront le cœur de votre processus global d’embauche.
3. Les avantages découlant de l’utilisation d’un ATS
À l’origine, un applicant tracking system (ATS) était juste une plateforme permettant de stocker des copies digitalisées de CV et de lettres de motivation. Utile, mais pas vraiment novateur pour les recruteurs.
Voici, aujourd’hui, les principaux avantages d’un système ATS :
- Diminution de la charge de travail ;
- Prévention des goulets d’étranglement ;
- Fournit une image globale de chaque candidat ;
- Amélioration de l’expérience candidat ;
- Amélioration de l’analyse des résultats ;
- Vous permet de vous concentrer sur l’aspect « humain » des ressources humaines, etc.
En réduisant le nombre de tâches répétitives et chronophages qu’un chargé de recrutement doit accomplir, ce dernier peut se consacrer à des tâches plus importantes. En outre, les solutions automatisées permettent d’améliorer les performances de l’entreprise et l’expérience des candidats.
Trois idées reçues sur les logiciels ATS
1. Ils génèrent un afflux de candidatures
Votre capacité à attirer des candidats est liée à votre stratégie de recrutement et à votre marque employeur. À ce jour, aucun système ATS ne peut conduire les candidats à votre porte. Ces progiciels ne sont pas encore une solution miracle.
2. Ils résolvent tous les problèmes de sourcing
Certains ATS vous aideront à automatiser vos recherches et à communiquer sur vos recrutements, mais si votre page carrière, votre descriptif de poste ou même votre calendrier de recrutement ne sont pas au point, les candidats risquent fort de ne pas s’attarder suffisamment pour postuler.
3. Ils choisissent le meilleur candidat
Un bon ATS donnera aux recruteurs et aux chargés de recrutement une vue d’ensemble de tous les candidats, grâce à l’analyse des CV et à toutes les autres fonctionnalités, citées plus haut. Mais il incombe aux recruteurs d’examiner les candidatures et de décider des prochaines étapes.
Les candidats peuvent-ils « tromper » les logiciels de recrutement ?
Ne soyons pas naïfs, les candidats ont toujours eu recours à des astuces pour que leur CV sorte du lot. Aujourd’hui, ces astuces impliquent de battre les recruteurs à leur propre jeu, afin d’augmenter les chances de succès de leur candidature. En effet, un CV optimisé pour les ATS est conçu pour être lisible par un logiciel de suivi des candidatures, avec un formatage simple, facilement navigable, des rubriques claires, des listes à puces et des mots-clés qui reflètent les exigences du poste, entre autres.
4. Un guide pour bien choisir parmi les différents ATS, étape par étape
Investir dans un logiciel ATS peut avoir un impact considérable sur le succès de vos efforts de recrutement. Lorsque vous décidez d’investir dans un ATS, assurez-vous de bien comprendre les fonctionnalités et les avantages de la solution que vous choisissez et de bien determiner en quoi elle est la plus adaptée à votre équipe et à votre organisation.
Suivez ces 4 étapes pour choisir l’ATS qui vous convient le mieux :
1. Évaluez vos besoins
La première étape consiste à déterminer les besoins de votre entreprise en matière d’amélioration du processus de recrutement. Prenez le temps d’identifier et de définir le problème que vous essayez de résoudre.
Recueillir les avis de l’ensemble de l’entreprise vous aidera à clarifier ces problèmes et à orienter votre recherche vers les plateformes et les fonctionnalités qui vous aideront au mieux.
2. Déterminez un budget
Les logiciels ATS sont disponibles dans un large éventail de tarifs. Certains sont proposés pour une somme forfaitaire, tandis que d’autres font l’objet d’un abonnement.
Votre décision doit être guidée par le montant que vous êtes prêt à dépenser pour un nouvel outil et en fonction du retour sur investissement (ROI) que vous souhaitez obtenir. En règle générale, un fournisseur d’ATS facture sur la base d’un coût par tâche. Vous payez un taux défini pour chaque offre d’emploi que vous publiez et traitez au cours de l’année. Vous devrez également tenir compte des coûts liés au service client et à la maintenance.
La plupart des éditeurs d’ATS proposent les modèles suivants :
- Tarification forfaitaire : vous payez un montant unique, quel que soit le nombre d’utilisateurs ou le nombre d’offres d’emploi.
- Tarification à l’usage (pay-per-use) : Vous êtes facturé pour le nombre d’utilisateurs dans la partie administrateur du logiciel.
- Tarification à l’offre d’emploi : Votre tarif dépend du nombre d’offres d’emploi actives. Cette formule est idéale pour les entreprises aux faibles volumes d’embauche.
- Tarification par module : Ce cas de figure se présente lorsque le logiciel ATS fait partie d’une plateforme plus large et que vous payez pour des fonctionnalités supplémentaires, comme un CRM ou une plateforme onboarding.
3. Faites le test
Une fois que vous aurez arrêté votre liste de plateformes ATS potentielles, demandez à chaque fournisseur une démo ou de mettre en place un essai complet. Cela vous permettra, à vous et à votre équipe, de tester la plateforme dans un environnement concret afin de déterminer si elle s’intègre bien à votre flux de travail.
Signalez les problèmes et les éléments superflus qui risquent de poser des problèmes à terme ou qui pourraient être supprimés de la tarification, et procédez à une évaluation globale de la plateforme. Cela devrait vous aider à affiner votre liste pour ne retenir que celles vraiment adaptées à votre cas particulier.
4. Déployez votre ATS
Cette étape est cruciale. Réglez les derniers détails avec votre service informatique et votre équipe de recrutement. Travaillez sur le processus de déploiement et d’intégration avec le fournisseur, en vous assurant que votre équipe est prête. Prévoyez aussi de former les nouveaux utilisateurs et veillez à ce que votre équipe puisse s’entraîner à utiliser le logiciel avant de le mettre en service.
Enfin, dernières recommandations à prendre en compte lors du choix d’un ATS :
- La plateforme doit être compatible avec tous les outils dont vous disposez actuellement (CRM, logiciel de paie, SIRH, etc.) ;
- L’ATS doit améliorer l’ensemble du processus de recrutement, et pas juste une ou deux composantes ;
- Le logiciel ne doit pas vous compliquer la tâche ;
- Il doit être facile à apprendre et à utiliser par toute votre équipe ;
- Vérifiez le type d’assistance et de service client disponibles avant de vous engager, etc.
L’avenir des ATS pour le recrutement
Le recrutement a radicalement évolué au fil des ans, en particulier avec la digitalisation ainsi que les progrès de la technologie et de l’intelligence artificielle. Les ATS ne sont que l’un des nombreux outils de recrutement mis à la disposition des équipes de recrutement qui s’échinent à trouver les meilleurs candidats.
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De Carla Cino