Faire passer un entretien d’embauche collectif : pourquoi et comment ?

Les entretiens collectifs, comme les assessment centers, sont un moyen rapide et peu coûteux de tester plusieurs candidats et de sélectionner les plus aptes à communiquer, à gérer leur stress et à travailler en équipe. Mais faire passer un entretien collectif peut être un exercice délicat. Nous vous expliquons comment organiser un entretien de groupe sans heurts et pourquoi ce format pourrait correspondre à vos besoins.

L’entretien d’embauche collectif est une pratique courante à laquelle les recruteurs ont souvent recours pour obtenir des résultats de qualité. Il leur permet non seulement de gagner du temps, mais aussi de faire ressortir des traits de caractère d’un candidat qui pourraient sans cela passer inaperçus. Cette technique d’entretien place les candidats dans un contexte plus compétitif et teste leur aptitude à travailler sous pression.

Que vous cherchiez un candidat capable d’évoluer dans un environnement stimulant ou que vous recrutiez plusieurs personnes pour faire partie d’une même équipe, ce format d’entretien d’embauche pourrait s’avérer utile dans votre stratégie de recrutement.

Comment fonctionne un entretien d’embauche collectif ?

Lorsque vous faites passer un entretien collectif, entre 3 et 10 candidats sont réunis dans une même pièce et sont simultanément interrogés par un ou plusieurs recruteurs. L’entretien de groupe diffère de l’entretien face à un panel, dans la mesure où ce dernier implique plusieurs interlocuteurs chargés de l’évaluation d’un seul candidat.

Les entretiens collectifs sont susceptibles de se décliner sous plusieurs formes. Ils peuvent ainsi adopter un format simple de questions-réponses, les questions étant adressées à différents candidats ou posées à l’ensemble du groupe. Ils peuvent également se dérouler sous la forme d’une discussion de groupe à partir d’un sujet suggéré. Enfin, ils peuvent inclure une activité de groupe au cours de laquelle les candidats doivent collaborer pour résoudre un problème ou accomplir une tâche. Souvent, les entretiens collectifs impliquent un mélange de ces formats et redonnent un côté original à un exercice complexe.

Voici un aperçu des activités les plus courantes employées dans le cadre d’un entretien collectif :

• Les questions générales d’entretien ;
• Les études de cas ;
• Les exercices pratiques ;
• Les jeux de rôle ;
• Les présentations de groupe, etc.

Quand faire passer un entretien collectif ?

Faire passer des entretiens collectifs est une solution de recrutement particulièrement efficace si :

• Vous avez besoin de pourvoir un poste dans un certain délai (ex. : pour un job saisonnier) ;
• Vous devez trouver quelqu’un dans un court laps de temps (ex. : pour un job à temps partiel) ;
• Vous recherchez plusieurs candidats pour un même poste (ex. : vendeurs) ;
• Vous recevez un grand nombre de candidats similaires ou vous devez présélectionner des candidats ayant des compétences équivalentes (ex. : jeunes diplômés) ;
• Vous recrutez pour un poste où le travail d’équipe, la communication sont des exigences cruciales (ex. : service clientèle) ;
• Vous devez faire un choix parmi des candidats qui n’ont pas d’expérience professionnelle, etc.

Les avantages et les inconvénients faire passer des entretiens collectifs

Les entretiens d’embauche collectifs permettent d’atteindre les objectifs suivants :

· Accélérer le processus d’embauche

Les entretiens collectifs et le recours aux assessments centers peuvent vous faire gagner un temps considérable, puisqu’ils vous permettent d’évaluer simultanément plusieurs candidats, réduisant ainsi le temps nécessaire à la planification et à la conduite d’un entretien avec chaque candidat séparément. Au lieu de mener des entretiens individuels avec chaque candidat envisagé, vous pouvez vous entretenir avec plusieurs candidats en une seule fois. Vous gagnez ainsi un temps précieux, ce qui constitue un avantage majeur lorsque vous devez trouver rapidement la ou les bonnes personnes.

· Réduire vos coûts de recrutement

Les entretiens de groupe présentent également un avantage en termes de budget, dans la mesure où ils sont beaucoup moins onéreux que les entretiens individuels. En effet, le fait de recevoir plusieurs candidats dans un laps de temps plus court permet de réduire significativement les coûts associés au processus d’entretien, y compris les coûts de revient et les honoraires des recruteurs et agences en externe.

· Faciliter la comparaison des candidats

Même le plus expérimenté des recruteurs peut rencontrer des difficultés à évaluer les candidats les uns par rapport aux autres, en particulier lorsqu’ils ont des compétences ou des expériences similaires. Faire passer des entretiens collectifs vous donnera l’occasion d’observer différents candidats dans des conditions identiques, ce qui vous permettra de les comparer et de les évaluer plus facilement les uns par rapport aux autres.

· Observer les compétences des candidats

Les soft skills et la personnalité d’un candidat jouent un rôle tout aussi important que les savoir-faire et l’expérience. Les entretiens collectifs offrent aux recruteurs la possibilité d’observer les compétences comportementales des candidats en action, sans avoir à se fier uniquement à leurs dires.

Pour les chargés de recrutement, faire passer des entretiens collectifs représente une occasion unique de tester les compétences des candidats en matière de travail d’équipe, de communication et de gestion du stress. En effet, un candidat peut prétendre avoir de bonnes aptitudes au travail d’équipe mais un entretien de groupe peut vous montrer ces capacités concrètes. Vous pourrez constater de visu la manière dont ces derniers interagissent avec les autres, s’ils sont conscients de l’impact de leurs actions et s’ils ont suffisamment confiance en eux pour s’exprimer dans des situations inconnues.

· Réduire les préjugés

Les entretiens de groupe sont souvent menés ou évalués par plus d’un recruteur. La « perspective » d’une réduction des préjugés est l’un des nombreux avantages du recrutement collectif. On sait en effet que l’observation du même candidat par plusieurs personnes fournit une évaluation plus précise des postulants.

Les inconvénients des entretiens collectifs

Faire passer des entretiens d’embauche collectifs peut toutefois avoir ses limites :

• Il peut être plus difficile d’établir des relations avec des candidats individuellement dans le cadre d’un groupe ;
• Les candidats expérimentés et les cadres peuvent considérer les entretiens collectifs comme dévalorisants ;
• Certains types de personnalité, comme les candidats introvertis, peuvent être injustement pénalisés lors d’un entretien groupé ;
• Les candidats qui ont l’esprit d’équipe peuvent ne pas se sentir à l’aise lorsqu’ils travaillent avec des inconnus, voire avec des concurrents, etc.

6+ conseils pour faire passer des entretiens collectifs

1. Préparez vos entretiens collectifs

En tant que recruteurs, vous devez prendre le temps de préparer les entretiens de groupe. Choisissez soigneusement les meilleures questions d’entretien d’embauche à poser aux candidats et planifiez les activités de l’entretien collectif, telles que l’étude de cas, le jeu de rôle ou mise en situation. En fonction de vos objectifs, réunissez des candidats aux personnalités radicalement différentes ou similaires au sein de groupes pour les phases d’entretien.

2. Formez vos examinateurs

Lors des entretiens collectifs, il est conseillé de prévoir plus d’un recruteur, dans la mesure où vous devrez observer plusieurs candidats à la fois. Une rapide formation peut les aider à établir une connexion avec les candidats, même dans le cadre d’entretiens de groupe mais aussi à réduire les préjugés. Selon vos besoins, vous pouvez proposer une formation professionnelle à vos équipes ou organiser des simulations d’entretien et discuter de leur approche.

3. Informez les candidats à l’avance

Prévenez les candidats que vous allez leur faire passer un entretien collectif. Ceux-ci peuvent être source de stress supplémentaire pour les candidats, car ils doivent s’efforcer d’impressionner le chargé de recrutement et savoir comment se comporter avec les autres candidats. Vous ne voulez pas les surprendre en leur présentant un format d’entretien imprévu. Gardez toutefois à l’esprit que certains candidats pourraient choisir de ne pas participer à l’entretien collectif pour diverses raisons.

4. Définissez une structure

Sans plan précis, les entretiens collectifs peuvent se révéler bien inutiles. Si vous pouvez varier le format de l’entretien entre les questions réponses, les discussions de groupe et les activités, vous devez absolument disposer d’un plan (comme celui qui est proposé ci-dessous) indiquant comment vous allez procéder et combien de temps vous allez consacrer à chaque partie de l’entretien.

Il est également utile de prévoir un « plan B » au cas où les choses ne se dérouleraient pas exactement comme prévu.

5. Observez et évaluez les candidats de manière objective

Lorsque vous menez un entretien collectif, vous devez être attentif à la manière dont les candidats se comportent et interagissent. Prévoyez donc, au cours de l’entretien, un créneau où vous vous consacrerez moins à la conduite de l’entretien qu’à l’observation des candidats.

En outre, n’oubliez pas de prendre des notes afin d’éviter que les informations sur les candidats ne se mélangent entre elles. Idéalement, vous pouvez créer des grilles d’évaluation des compétences et des qualifications que vous recherchez pour le poste. De cette manière, chaque recruteur comparera chaque candidat en fonction du même référentiel de critères.

6. Informez les candidats de leur situation

Faites en sorte que tous vos candidats soient au courant de leur situation. Informez ceux qui ont été retenus des prochaines étapes et du calendrier de votre processus d’embauche. Adressez également un message personnalisé de rejet aux candidats qui n’ont pas été sélectionnés après l’entretien. La bonne pratique consiste à faire un suivi dès que possible avec un feedback individualisé pour chaque candidat.

Plus de conseils pour les entretiens collectifs

• Donnez à chaque candidat la possibilité de s’exprimer ;
• Laissez également les candidats poser des questions ;
• Établissez un ordre de priorité pour les questions qui doivent être abordées ;
• Rencontrer les autres recruteurs avant l’arrivée des candidats ;
• Discuter ensemble de vos premières impressions après l’entretien, etc.

Quelle structure adopter pour un entretien collectif ?

Avant de faire passer un entretien collectif, on l’a vu, il faut d’abord en définir clairement la structure. Voici dans les grandes lignes le type de structure rencontre en entretien d’embauche collectif :

· La présentation

Avant de vous lance dans le vif du sujet, présentez-vous, présentez l’entreprise, le poste à pourvoir et décrivez la procédure d’entretien avant d’inviter les candidats à se présenter.

· La discussion de groupe

L’ensemble du groupe de candidats est appelé à discuter d’un sujet de votre choix.

· L’exercice par équipe

Les candidats travaillent en binôme ou en petit groupe pour tenter de résoudre un exercice pratique, un jeu de rôle ou d’analyser une étude de cas liée à un secteur d’activité.

· La présentation du travail collectif

Chaque candidat présente les solutions qu’il a trouvées au cours de l’exercice en équipe.

· Les questions individuelles

Vous pouvez poser des questions d’entretien d’embauche du groupe. Chaque candidat est invité à vous donner une réponse personnelle.

· Les questions des candidats

Comme dans le cadre d’un entretien individuel, les candidats sont invités à poser des questions sur le poste, les employeurs, etc.

· La synthèse

Au-delà de remercier les candidats, utilisez ce moment en fin d’entretien collectif pour expliquer les étapes à venir dans le processus de sélection.

Dix exemples de questions à poser lors d’un entretien collectif :

1. Quels sont vos points forts et vos points faibles ?
2. Décrivez la façon dont vous travaillez en équipe.
3. Où vous voyez-vous dans cinq ans ?
4. Que dirait votre ancien responsable/manager si je lui demandais quels sont vos défauts ?
5. Pourquoi voulez-vous quitter votre entreprise actuelle ?
6. Pourquoi désirez-vous ce poste ?
7. Que pouvez-vous nous apporter de plus que quelqu’un d’autre ?
8. Quel est le problème le plus difficile que vous ayez eu à résoudre ?
9. Comment répondez-vous à un client difficile ?
10. Vendez-moi [produit]

L’entretien collectif au service de vos recrutements

Avec une bonne préparation et un peu de pratique, faire passer des entretiens collectifs peut être un outil efficace pour recruter plus rapidement, réduire vos coûts et aider les candidats les plus talentueux à se démarquer. Vous pouvez aussi consulter notre livre blanc gratuit pour mieux recruter, mettant en avant les stratégies les plus efficaces.

De Carla Cino