Faire passer un entretien visio : les 11 conseils à suivre
Vous l’avez sans doute remarqué. Depuis la crise sanitaire, l’entretien visio est devenue monnaie courante dans le processus de recrutement. Il permet de gagner du temps (et de l’argent) et de sélectionner plus rapidement les candidats. A condition de bien maitriser les codes de l’entretien d’embauche en visio.
L’étude Monster Future of Work 2022 indiquait que 89% des recruteurs interrogés recrutaient virtuellement, une tendance particulièrement prégnante chez la génération Z. (61%). Mais l’exercice pratique a ses limites : d’où l’importance de respecter certains principes pour que l’entretien visio se passe au mieux.
1. Communiquez avec le candidat
Si le CV reçu a retenu toute votre attention, ne vous contentez pas d’envoyer une invitation électronique en imposant au candidat la date et l’heure de l’entretien.
Pour établir un contact plus humain à distance, mieux envoyer un mail au candidat sélectionné pour lui fournir tous les détails nécessaires : la nature de l’entretien, le rendez-vous proposé, l’outil de vidéoconférence choisi et une rapide explication du déroulement.
Si le candidat accepte, vous pouvez alors lui envoyer l’invitation avec le lien de l’entretien d’embauche en visio qui lui enverra un rappel avant le rendez-vous.
2. Préparez votre liste de questions
Vous connaissez les besoins spécifiques au poste, vous avez étudié le CV du candidat que vous rencontrez en visio.
Pour être certain de ne pas faire d’impasse sur des sujets importants, prenez soin de noter toutes les questions que vous souhaitez aborder : un trou inexpliqué dans son CV, ses réflexions sur le challenge du poste, sa vision du travail en équipe ou sa capacité à réagir dans l’urgence.
3. Testez votre matériel en amont
Quel que soit le logiciel que vous ayez choisi pour mener cet entretien vidéo, (Teams, Zoom, Google Meet etc) prenez toujours quelques minutes pour vérifier que le son et la caméra fonctionnent parfaitement puis assurez-vous que vous apparaissez bien dans le cadre de l’image et pas seulement votre épaule gauche.
N’attendez pas la dernière minute pour faire les réglages nécessaires. Si problème technique il y a, il sera toujours temps de faire intervenir les personnes compétentes.
4. Installez-vous un endroit calme
Si vous travaillez en open space, pensez à réserver en amont un endroit isolé qui pourra vous permettre de mener cet entretien d’embauche en visio dans les meilleures conditions et sans être dérangé. Dans la mesure du possible, préférez une pièce bien éclairée pour apporter un peu de chaleur à la rencontre.
Faites également attention à l’arrière-plan : préférez un fond neutre plutôt que des piles de cartons d’archives et ne le floutez pas : vous pourriez donner l’impression que vous avez quelque chose à cacher.
5. Focalisez-vous sur l’entretien vidéo
Vous (et le candidat) n‘avez pas besoin de distractions superflues. Pour ne pas être dérangé pendant l’entretien en visio, prenez soin de mettre votre téléphone en mode avion et activez l’option « ne pas déranger « sur votre ordinateur.
Cela vous évitera de perdre tous vos moyens si un mail de votre N°1 surgit en bas de l’écran pendant que vous interrogez le candidat sur ses soft skills.
6. Gardez le CV du candidat sous la main
C’est un petit détail qui a une grande importance. Avec des journées bien remplies et les tâches qui s’accumulent, il est facile de s’emmêler les pinceaux notamment si vous avez choisi de mener plusieurs entretiens visio dans la même journée.
Pour ne pas faire d’impair, gardez le CV du candidat que vous allez interroger à côté de vous ou appuyez-vous sur votre ATS, si vous utilisez cet outil de recrutement.
7. Accueillez le candidat
Le jour J est arrivé. Cette fois, à défaut de serrer la main du candidat et de lui proposer un café, il va falloir trouver un moyen de briser la glace, à distance. Le début de l’entretien en visio est important : à ce moment, vous êtes le seul porte-parole de la marque employeur.
Vous devez faire bonne impression et mettre à l’aise le candidat. Vous pouvez d’ailleurs évoquer la spécificité de la situation avant de lui expliquer combien de temps va durer cet entretien d’embauche en visio ainsi que son déroulement.
8. Prenez en considération le format particulier
Si vous n’êtes pas forcément à l’aise avec ce format vidéo, dites-vous qu’il en sans doute de même avec votre interlocuteur qui, en plus, doit vous convaincre qu’il est LE candidat que vous recherchez.
Il faut peut-être faire preuve d’un peu plus de patience pendant cet entretien en visio qui peut déstabiliser les candidats les moins expérimentés.
9. Regardez le candidat
A défaut d’avoir une conversation en chair et en os, il ne faut pas négliger l’importance du regard qui est le seul lien « physique » que vous allez avoir pendant l’entretien vidéo.
Si vous passez votre temps à regarder votre image à l’écran, vous allez passer à côté d’observations sur le langage corporel du candidat qui, en plus, aura l’impression que vous n’êtes pas présent ou pire que vous vous ennuyez.
10. Concluez l’entretien
L’entretien s’est déroulé comme prévu. Le candidat s’est présenté, vous lui avez posé toutes les questions pertinentes, il vous a également interrogé sur l’entreprise et le poste pour lequel il candidate. Prenez le temps de le remercier et surtout n’oubliez pas de lui expliquer la suite du processus.
11. Faites le bilan de l’entretien visio
Une fois l’entretien visio terminé, ne manquez pas de noter vos impressions à chaud. Si tout est frais sur le moment, vous aurez sans doute besoin de revenir sur la conversion ultérieurement avec vos collègues ou lors des prochaines étapes de recrutement.
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