En cas d’incidents majeurs, une entreprise peut en minimiser les perturbations et assurer une reprise rapide de son activité en mettant en place un plan de reprise d’activité (PRA). A condition d’adopter une approche proactive et de le réviser régulièrement.
Sommaire :
Définition d’un PRA
Qui est en charge d’établir le PRA ?
Les 14 étapes clés pour établir un PRA
- Identification des risques
- Évaluation de l’impact
- Définition des objectifs
- Constitution d’une équipe PRA
- Inventaire des ressources critiques
- Élaboration de scénarios de reprise
- Élaboration de procédures opérationnelles
- Plan de communication
- Tests et exercices
- Formation du personnel
- Mises à jour régulières
- Coordination avec les partenaires externes
- Stockage sécurisé des données critiques
- Assurance et financement
Définition d’un PRA
Un plan de reprise d’activité (PRA) est un ensemble de procédures documentées et organisées dont la mission est de restaurer aussi rapidement et efficacement que possible les opérations quotidiennes d’une entreprise après une perturbation majeure. Son objectif est de donc minimiser les temps d’arrêt, rétablir les services critiques et garantir la continuité des activités.
Le PRA n’est pas à confondre à avec le plan de continuité d’activité (PCA) car il y a une différence majeure entre le PRA et PCA. En effet, ce dernier vise à maintenir la poursuite des opérations critiques en cours, tandis que le PRA se déploie pour rétablir l’ensemble des activités après un événement majeur.
Qui est en charge d’établir le PRA ?
La responsabilité du PRA incombe généralement au service de gestion des risques, à l’équipe de la continuité des activités ou à un professionnel de la sécurité de l’information. Des consultants spécialisés peuvent également être engagés pour les aider dans cette démarche.
Pour être efficaces, ces équipes travaillent en collaboration avec les responsables informatiques, les gestionnaires des opérations et d’autres postes clés. Elles les impliquent dans la conception, la mise en œuvre et la maintenance du PRA pour s’assurer qu’il réponde aux besoins spécifiques de l’entreprise.
Dans une TPE-PME, il est difficile d’avoir une équipe spécialisée. La responsabilité peut donc revenir au chef d’entreprise ou à un manager proche des opérations quotidiennes et capable de comprendre les aspects critiques de l’entreprise. Là encore, ce profil polyvalent doit s’assurer de communiquer avec d’autres services clés, comme le responsable informatiques pour s’assurer que le PRA est bien intégré à la structure opérationnelle.
La durée nécessaire pour mettre en place un PRA dépend notamment de la taille de l’entreprise, la complexité de ses opérations, les ressources disponibles et la nature des risques auxquels elle est confrontée. En général, le processus peut prendre plusieurs semaines voire plusieurs mois.
Les 14 étapes clés pour établir un PRA
La mise en place d’un plan de reprise d’activité se prépare soigneusement en amont d’une situation de crise :
1. Identification des risques
Analysez les menaces potentielles auxquelles l’entreprise sera susceptible de faire face. Ces risques sont très divers :
- Catastrophes naturelles : Inondations, tremblements de terre, incendies, ouragans, etc.
- Incidents technologiques: Pannes matérielles, défaillances logicielles, cyberattaques
- Événements humains : Grèves, départs massifs de personnel, actes de sabotage, actes terroristes
- Perturbations opérationnelles : Défaillance d’un fournisseur clé, interruption d’électricité, etc.
- Pandémies ou urgences sanitaires : Pour garantir la continuité des activités malgré des situations exceptionnelles.
2. Évaluation de l’impact
Il faut ensuite mesurer les conséquences potentielles financières, opérationnelles, humaines de chaque risque et les hiérarchiser en fonction de leur gravité. Pour cela, il est nécessaire d’identifier les points faibles des systèmes, des processus et des ressources puis passer en revue les dépendances humaines qui pourraient être exploitées.
Vous pouvez également analyse des incidents passés ou des situations similaires pour comprendre les erreurs et envisager les améliorations possibles.
3. Définition des objectifs
Identifiez les objectifs spécifiques du processus en prenant soin d’impliquer les interlocuteurs concernés en internes et externes pour obtenir des perspectives variées. Prenons le cas des objectifs d’un PRA informatique :
- Réduire au maximum les temps d’arrêt pendant lesquels les systèmes informatiques essentiels sont hors service.
- Restaurer rapidement les applications, données et fonctionnalités informatiques nécessaires pour maintenir les opérations.
- Protéger des données en garantissant l’intégrité et la disponibilité des données cruciales et éviter la perte d’informations vitales.
- Prioriser la remise en service des applications critiques pour minimiser l’impact sur les opérations.
- Mettre en place des protocoles de communication clairs pour informer les interlocuteurs pendant la reprise.
4. Constitution d’une équipe PRA
Pour assurer une approche globale, formez une équipe dédiée à la gestion de la reprise d’activité, composée des représentants de chaque service clé. L’équipe devrait fonctionner de manière collaborative avec des rôles et des responsabilités clairement définis.
- Le responsable de la continuité des activités (RCA) supervise l’ensemble du processus de planification et de mise en œuvre du PRA.
- Le responsable informatique gère les aspects techniques du PRA, y compris la restauration des systèmes, des applications et des données.
- Les représentants des différents services appréhendent les besoins spécifiques et garantissent une reprise complète.
- Le responsable de la communication transmet les informations en interne et en externe pour maintenir la transparence et rassurer l’entreprise et ses partenaires.
- Le responsable RH administre les aspects liés au personnel, y compris l’évacuation des locaux si nécessaire et la gestion des effectifs pendant la reprise.
- Les spécialistes de la sécurité informatique contribuent à la protection des données et à la résilience face aux menaces cybernétiques.
- L’expert en gestion des risques identifie, évalue et atténue les risques associés à la reprise d’activité.
- Le coordonnateur logistique organise les ressources matérielles nécessaires pour la reprise, telles que l’espace de travail temporaire et l’équipement.
- Le personnel technique met en œuvre les plans de restauration des systèmes et des données.
5. Inventaire des ressources critiques
Lors de la préparation du PRA, il est crucial d’identifier les ressources essentielles de l’entreprise. Selon le secteur d’activité, il peut s’agir :
- Systèmes informatiques
Recenser les serveurs, bases de données, applications critiques et réseaux nécessaires au fonctionnement de l’entreprise.
- Données
Cartographier les données cruciales et déterminer leur emplacement, en accordant une attention particulière aux sauvegardes.
- Équipement et infrastructures physiques
Inclure les locaux, les équipements de production, les installations de stockage et tout autre élément physique nécessaire aux opérations.
- Ressources humaines
Identifier les compétences critiques, les rôles clés et les plans de succession pour maintenir les fonctions opérationnelles.
- Fournisseurs et partenaires
Connaître les fournisseurs et partenaires critiques et définir les procédures de communication et de collaboration avec eux.
- Documentation
Assurer la disponibilité de la documentation essentielle, y compris les manuels opérationnels, les politiques et les procédures.
- Communication
Mettre en place des moyens de communication d’urgence, y compris les listes de contacts, les procédures d’alerte et les canaux de communication.
- Équipement de secours
Identifier les ressources de secours telles que les générateurs électriques, les équipements de secours informatiques, etc.
- Espace de travail alternatif
Prévoir des solutions temporaires pour le personnel afin de maintenir les activités en cas d’évacuation des locaux principaux.
- Processus opérationnels
Détailler les étapes clés des processus opérationnels et les dépendances entre eux.
6. Élaboration de scénarios de reprise
Développez des scénarios hypothétiques pour simuler des événements perturbateurs et évaluer la réaction de l’entreprise réagirait ainsi que les étapes nécessaires. Par exemple, suite à une cyberattaque, le PRA inclurait l’isolement des systèmes compromis, la restauration à partir de sauvegardes sûres, la mise à jour des logiciels pour corriger les vulnérabilités, la communication transparente avec les services concernés etc.
7. Élaboration de procédures opérationnelles
Rédigez des procédures détaillées pour la reprise d’activité, en mettant l’accent sur la communication, la coordination et les responsabilités spécifiques. Référez-vous aux normes de l’industrie et aux meilleures pratiques en matière de gestion des risques pour vous assurer que rien n’est négligé.
Par exemple, un PRA prévoyant une crise sanitaire va mettre en place des procédures comme la réévaluation des protocoles de santé et sécurité, la mise en œuvre de mesures d’hygiène renforcées, la planification de retours échelonnés au travail, la possibilité de télétravail, la gestion des stocks pour assurer l’approvisionnement et la communication claire avec les employés sur les nouvelles directives et les ressources disponibles.
8. Plan de communication
Élaborez une politique de communication pour informer les interlocuteurs internes et externes des actions prises pendant la reprise. Cette stratégie peut commencer par un message clair et rassurant pour informer les employés des mesures de sécurité mises en place, des modifications éventuelles dans les processus de travail, des protocoles sanitaires, et des ressources disponibles.
Pour les clients, l’entreprise peut partager des informations sur la continuité des services, les changements éventuels dans les délais et les mesures prises pour assurer la sécurité pendant les interactions commerciales.
Dans tous les cas, l’information passe par des canaux variés comme des réunions à distance, des mails ou des supports visuels pour assurer une diffusion efficace de l’information.
9. Tests et exercices
Organisez régulièrement des tests pour déceler les points forts et les faiblesses du plan de reprise d’activité pour déclencher des ajustements appropriés :
- Simulation de crise
Organiser des exercices simulant une perturbation importante pour évaluer la réactivité de l’équipe et le bien-fondé des procédures.
- Test de continuité opérationnelle
Vérifier la capacité des équipes à maintenir les opérations critiques pendant une crise avec des scénarios réalistes.
- Test de sauvegarde et de restauration
Valider régulièrement la sauvegarde des données et la capacité à les restaurer en cas de besoin, en simulant une perte de données.
- Exercice de communication de crise
Évaluer la communication interne et externe pendant une crise en organisant des simulations pour tester la diffusion rapide et précise des informations.
- Audit de sécurité
Examiner périodiquement les mesures de sécurité mises en place, en simulant des attaques potentielles pour identifier les vulnérabilités.
10. Formation du personnel
Préparez vos salariés pour les familiariser aux procédures de reprise d’activité, en insistant sur leurs rôles et leurs responsabilités respectives :
- Élaborer des supports de formation
Créez des documents clairs, des manuels et des supports visuels décrivant les procédures de reprise d’activité de manière détaillée.
- Organiser des sessions de formation
Planifiez des sessions de formation interactives pour expliquer les procédures, répondre aux questions et permettre une compréhension approfondie. Pensez aux modules de formation en ligne accessibles à tout moment pour offrir aux salariés la flexibilité de suivre la formation selon leur emploi du temps.
- Organiser des séances de questions-réponses
Organisez des séances régulières de questions-réponses pour clarifier les doutes et assurer une compréhension approfondie des procédures de reprise d’activité.
- Impliquer les responsables
Assurez-vous que les gestionnaires et les responsables sont bien formés afin qu’ils puissent également guider et soutenir leurs équipes.
- Évaluation des connaissances
Conduisez des évaluations périodiques pour mesurer la compréhension des employés et identifiez les domaines qui pourraient nécessiter une formation supplémentaire.
11. Mises à jour régulières
Passez en revue le PRA régulièrement pour refléter les changements dans l’entreprise et son environnement. C’est un processus continu qui nécessite d’être révisé pour rester pertinent face à l’évolution des risques, des opérations de l’entreprise et des évolutions technologiques, organisationnelles ou d’incidents antérieurs.
12. Coordination avec les partenaires externes
Coordonnez le plan de reprise d’activité avec les partenaires et fournisseurs externes pour assurer une cohérence globale. Ils peuvent évidemment varier en fonction du secteur mais il peut s’agir de partenaires logistiques, de services informatiques externalisés etc.
- Identification des partenaires
Identifiez les partenaires externes critiques pour la continuité de vos opérations, tels que fournisseurs, prestataires de services, transporteurs, etc.
- Communication préalable
Établissez une communication régulière avec ces partenaires pour discuter des procédures de reprise d’activité, des attentes mutuelles et des responsabilités.
- Définition des responsabilités
Clarifiez les rôles de chaque partenaire dans le plan de reprise d’activité, en détaillant les actions spécifiques qu’ils devront entreprendre.
- Tests conjoints
Intégrez vos partenaires aux exercices de simulation pour garantir une compréhension mutuelle des procédures et une coordination efficace.
- Plan de communication partagé
Élaborez une stratégie pour assurer une transmission rapide et précise des informations entre votre entreprise et les partenaires externes.
- Contrats de niveau de service (SLA)
Si possible, mettez en place des SLA avec vos partenaires externes pour préciser les attentes en termes de temps de rétablissement et de niveau de service pendant une reprise d’activité.
- Planification de secours
Prévoyez des alternatives en cas d’indisponibilité d’un partenaire essentiel, en identifiant des solutions de secours ou des partenaires de remplacement.
13. Stockage sécurisé des données critiques
Assurez-vous que les données critiques sont sauvegardées et stockées de manière sécurisée :
- Données clients: Informations personnelles, historique des achats, préférences, etc.
- Données financières: Comptabilité, facturation, paiements, rapports financiers, etc.
- Données opérationnelles: Inventaire, chaîne d’approvisionnement, processus opérationnels, etc.
- Données RH: Informations sur les employés, contrats, paie, avantages sociaux, etc.
- Propriété intellectuelle : Brevets, droits d’auteur, secrets commerciaux, etc.
- Infrastructure IT: Configuration des serveurs, sauvegardes des bases de données, paramètres réseau, etc.
- Communications internes et externes: E-mails, enregistrements de réunions, correspondance professionnelle, etc.
- Plans de reprise d’activité: Documents décrivant les procédures à suivre pendant une crise.
Il est ensuite nécessaire de stocker ces données précieuses :
- Cloud sécurisé
Les services de stockage cloud tels que Microsoft Azure offrent des solutions de sauvegarde fiables avec des fonctionnalités de sécurité robustes.
- Serveurs locaux sécurisés
Si vous optez pour le stockage sur site, assurez-vous d’avoir des serveurs sécurisés, avec des mécanismes de sauvegarde réguliers et une protection contre les accès non autorisés.
- Dispositifs de stockage externes
Les disques durs externes ou les serveurs dédiés peuvent être utilisés pour la sauvegarde locale, mais assurez-vous qu’ils soient stockés de manière sécurisée, idéalement à l’extérieur du site principal.
- Cryptage des données
Utilisez le cryptage pour protéger les données sensibles, qu’elles soient stockées localement ou dans le cloud.
14. Assurance et financement
Pour couvrir les coûts de la reprise d’activité, plusieurs options d’assurance et de financement sont disponibles. Le mieux est de consulter des experts pour obtenir des conseils spécifiques à votre contexte.
- Assurance cyber-risque
Protège contre les pertes financières liées à une cyberattaque, y compris les coûts de restauration des données, la gestion de crise et la reprise d’activité.
- Assurance de pertes d’exploitation
Cette assurance offre une protection contre les pertes de revenus résultant d’une interruption d’activité due à des événements couverts, tels que des incendies, des catastrophes naturelles, etc.
- Lignes de crédit et prêts d’urgence
Négocier avec des banques pour faciliter l’accès rapide aux fonds nécessaires en cas de besoin.
- Fonds de réserve interne
Constituer un fond de réserve interne peut servir de source de financement pour la reprise d’activité, réduisant ainsi le recours à des emprunts.
- Subventions gouvernementales
Dans les circonstances de crises majeures, l’Etat peut accorder des subventions pour soutenir la reprise d’activité.
- Partenariats d’assurance entre entreprises
Collaborez avec d’autres entreprises pour mettre en place des partenariats d’assurance mutuelle, partageant ainsi les risques et les coûts associés à la reprise d’activité.
- Investisseurs ou actionnaires
Impliquer des investisseurs ou des actionnaires peut être une option pour obtenir des fonds nécessaires à la reprise d’activité.
Ne paniquez plus dans une situation de crise
La pandémie nous a appris une chose : on n’est jamais assez préparé au pire. Désormais, les entreprises ont compris qu’elles doivent être capables de faire face à l’inattendu. Le mot d’ordre ? A-N-T-I-C-I-P-E-R.
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De Nathalie Dépret