Recruter un(e) collaborateur(trice) est souvent perçu comme un « parcours du combattant », particulièrement lorsque l’employeur ne dispose pas d’un service RH. Si le recrutement implique un investissement en temps et en ressources, les démarches administratives n’ont plus à faire reculer les employeurs. Découvrez en quelques instants la check-list des formalités d’embauche.
L’embauche d’un employé n’a plus à s’apparenter à une odyssée pleine de rebondissements. Une fois que vous avez composé votre offre d’emploi en respectant quelques règles simples que vous exposent nos experts, la sélection des candidats s’effectue selon un script et un tempo bien réglés.
Il ne vous reste plus qu’à trouver le/la collaborateur(trice) idéal(e) pour lui offrir un contrat de travail. La loi et les règlements prévoient des formalités d’embauche propres à chaque type de contrat. Toutefois, des conventions collectives et des accords de branche peuvent modifier ces cadres. Découvrez en quelques minutes les incontournables légaux, tant juridiques qu’administratifs, à toute embauche d’un salarié.
1ère formalité : bien qualifier le contrat de travail
La première formalité légale pour une embauche consiste à définir précisément le type de contrat dont il s’agit. En effet, outre le CDI, les contrats de travail peuvent prendre la forme de CDD, de contrat de professionnalisation, de contrat d’insertion, etc…
Or, chaque type de contrat donne lieu à des formalités juridiques et administratives particulières, lesquelles génèrent des conséquences juridiques spécifiques en matière de période d’essai, de fin de contrat, de devoir d’information des salariés, etc…
Par ailleurs, il faut savoir qu’un CDI n’exige pas la formalité de signature d’un contrat de travail. En effet, en cas de litige, la jurisprudence se montre favorable au salarié en estimant, qu’à défaut de stipulation contraire, le contrat de travail est un CDI. La fiche de salaire suffit donc à la qualification d’un CDI.
Formalité légale incontournable : indiquer clairement la période d’essai
Aucune obligation légale ne vous impose d’instaurer une période d’essai. Aussi, si vous êtes sûr d’avoir trouvé la bonne personne, la période d’essai ne s’impose pas. Toutefois, il est utile de s’assurer que votre nouvel employé saura mettre en œuvre ses potentiels au quotidien, qu’il s’intégrera parfaitement à vos équipes et qu’il partagera les valeurs de l’entreprise.
L’avantage de la période d’essai est de vous permettre de mettre rapidement fin à la collaboration professionnelle sans même devoir fournir de motif ; en outre, vous n’aurez pas à mettre en place une procédure de licenciement. Vous devrez, toutefois, respecter un délai de prévenance entre la notification de la fin de la période d’essai et la date à laquelle la collaboration s’achève.
Que vous recrutiez une personne en intérim ou que vous lui proposiez un CDD ou un CDI, le contrat de travail doit donc indiquer en termes clairs l’existence de la période d’essai ainsi que sa date de fin. En effet, selon la jurisprudence des Conseils des Prud’hommes, la période d’essai ne se présume pas. Aussi, à défaut de précision, la fin d’une collaboration professionnelle devra s’effectuer selon la procédure plus contraignante du licenciement.
Les formalités d’embauche propres aux CDD
Afin d’éviter le recours abusif à ces contrats de travail, le législateur a strictement limité le recours aux CDD à des situations et pour un temps bien définis. Aussi, le contrat de travail en CDD doit clairement indiquer la raison pour laquelle vous recrutez la personne, ainsi que la durée de son contrat. A défaut, le contrat sera requalifié en CDI par les Conseils des Prud’hommes.
1. Les raisons justifiant le recours au CDD
L’une des raisons suivantes doit être mentionnée dans le contrat de travail en CDD :
- Le remplacement temporaire d’un salarié absent de l’entreprise pour des raisons de maladie, de congé, de formation, de mise en disponibilité, etc…
- Le remplacement temporaire d’un chef d’entreprise ou de toute personne participant effectivement à l’activité de l’entreprise ou d’une exploitation agricole ;
- Assurer le fonctionnement d’un poste devant être supprimé à la suite du départ du salarié l’ayant occupé ;
- Répondre à un surcroît d’activité économique, sauf si l’entreprise a procédé à un licenciement économique dans les 6 derniers mois ;
- Pour occuper un emploi saisonnier ;
- Pour réaliser des travaux urgents nécessaires à la sécurité des personnes, de bâtiments ou d’installations ;
- Pour recruter des ingénieurs et des cadres dans le cadre d’un projet particulier. Le contrat doit alors être conclu pour une durée comprise entre 18 et 36 mois, sans aucune possibilité de renouvellement ;
- Pour répondre à des politiques publiques d’encouragement à l’emploi ou à la recherche (contrat de professionnalisation, contrat unique d’insertion, contrat doctoral de droit privé, contrat « sénior » de sécurisation professionnelle, etc…).
2. Indiquer précisément la durée du CDD
La loi impose une durée minimale de 18 mois et une durée maximale de 36 mois, renouvellement inclus. Néanmoins, certaines conventions collectives et des accords de branche peuvent modifier ces seuils. Enfin, il existe des exceptions pour certains types de CDD.
3. Les formalités de ré-embauche en cas de renouvellement de CDD
S’il est possible de renouveler un CDD, les conditions et le nombre de renouvellement varient en fonction du type de contrat. La loi autorise deux renouvellements de CDD, sans que la durée totale puisse dépasser le maximum légal de 36 mois. Les conventions collectives peuvent vous autoriser davantage de renouvellements pour certains CDD, à l’exclusion de ceux signés dans le cadre de la politique de retour à l’emploi, comme les contrats de professionnalisation.
Quel que soit le nombre de renouvellement autorisé, de nouvelles formalités à l’embauche doivent être respectées. Vous devrez alors signer un nouveau contrat ou simplement un avenant si le contrat est reconduit sans modification substantielle.
4. Le CDD et le délai de carence
A l’expiration d’un CDD, vous pouvez envisager d’embaucher un autre salarié en CDD pour le même poste. Vous devrez alors respecter un délai de carence entre ces deux contrats. En effet, le CDD doit répondre à un besoin temporaire. Ce délai de carence est égal au 1/3 de la durée totale du précédent CDD lorsque ce dernier a excédé 14 jours. Pour les embauches inférieures à ce seuil, le délai de carence est porté à 50 % de la durée totale.
Néanmoins, vous n’aurez pas à respecter cette formalité d’embauche si les conventions ou les accords collectifs vous en dispensent. Il en va de même si vous embauchez en CDD pour un autre poste pour l’une des raisons justifiant le recours à ce type de contrat de travail.
Les formalités réglementaires
En plus de devoir respecter les formalités juridiques tenant à la nature de chaque contrat, vous devrez veiller au respect de procédures administratives à l’embauche. Certaines de ces formalités concernent l’employeur et les administrations ; d’autres concernent uniquement le salarié.
1. Les formalités administratives
Elles concernent les obligations de l’employeur à l’égard des diverses administrations. Il s’agit notamment de :
- La Déclaration Préalable A l’Embauche (DPAE) : quelle que soit la taille de votre entreprise, vous devez faire parvenir cette DPAE à l’URSSAF au plus tard le jour de la prise de fonction du nouvel employé ;
- La visite médicale qui doit intervenir au plus tard dans les 8 jours de la prise de fonction ;
- L’affichage du règlement intérieur de l’entreprise si votre entreprise compte 20 salariés ou plus ;
- La tenue du registre unique du personnel ;
- L’affiliation du salarié aux dispositifs de retraite complémentaire obligatoire.
Dans l’hypothèse du recrutement d’un salarié de nationalité étrangère, d’autres obligations viennent compléter celles mentionnées.
2. Les procédures d’embauche concernant le salarié
Ces formalités sont destinées à assurer l’information du salarié ainsi qu’à faire courir ses droits. Elles ont été complétées le 1er août 2022 par de nouveaux dispositifs. L’employeur doit désormais :
- Remettre au salarié un livre d’épargne salariale ;
- Informer le salarié sur les conventions et accords collectifs applicables au sein de l’entreprise et les dispositifs d’épargne salariale ;
- Lui rappeler la durée et les conditions de la période d’essai, la durée de travail, ainsi que son droit de bénéficier d’une formation ; en cas de CDD, la durée du contrat de travail doit également être indiquée ;
- Expliquer la procédure et les obligations de chacune des parties en cas de rupture de la collaboration ;
- Procurer au salarié les coordonnées des organismes de Sécurité sociale ;
- Organiser une formation à la sécurité pour tout nouvel employé.
Faire du protocole d’embauche une simple formalité
Lorsque le devenir de votre entreprise dépend de la qualité et du nombre de vos collaborateurs, ne vous laissez plus intimider par les incontournables légaux à l’embauche.
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De Frédéric Carteron