Accueillir des stagiaires revient à investir un temps précieux dans leurs formations ; dans le même temps, vous constituez un pool de futurs salariés. Bien qu’il n’ait pas encore ce statut, vous devez verser une gratification au stagiaire. Cette indemnisation de stage doit intervenir dans le cadre défini par la loi. Facilitez-vous les démarches en suivant les conseils suivants.
Accueillir des stagiaires est un bon investissement pour votre entreprise : vous transmettez vos savoirs tout en évaluant les aptitudes de futurs salariés potentiels. De plus, ces professionnels « en devenir » n’étant pas des salariés, les contraintes administratives sont moins lourdes que celles applicables aux salariés. Enfin, la gratification que vous accordez durant le stage peut être exonérée de cotisations sociales.
L’indemnité de stage n’en est pas moins régie par certaines règles. Pour finir de vous simplifier la tâche lors de l’emploi d’un stagiaire, nos experts vous proposent un rapide tour d’horizon des dispositions à prendre concernant la gratification d’un stagiaire en 2023 et au-delà.
1. La gratification d’un stagiaire est-elle obligatoire ?
Certes, le stagiaire n’est pas un salarié et ne compte pas pour déterminer le nombre de vos effectifs. Aussi, n’avez-vous pas à lui verser un salaire, une rémunération, des indemnités ou d’autres formes d’aide pour le stage. Cela vous dispense ainsi de nombreuses formalités administratives et comptables, comme la délivrance d’un bulletin de paie au stagiaire.
En revanche, « tout travail mérite…gratification ». La loi impose le versement d’une indemnisation de stage dénommée gratification, laquelle répond à un formalisme propre. Cette gratification doit figurer sur le document que vous remettrez au stagiaire, lequel ne s’apparente pas à un bulletin de paie pour le stage.
Ainsi, que vous soyez un employeur privé ou public, une association ou toute autre structure d’accueil du stagiaire, vous devez verser à ce futur professionnel une gratification si :
- La durée du stage est supérieure à 44 jours travaillés consécutivement, soit 2 mois, et que la journée de stage est de 7 heures par jour ; ou bien
- Dès que le stagiaire à réaliser plus de 308 heures de stage dans l’hypothèse où le déroulement du stage ne s’effectue pas de manière continue.
En revanche, en deçà de ces seuils, l’employeur n’a pas l’obligation de verser de gratification au stagiaire ou d’autres formes d’aide pour ce stage. Néanmoins, il est fortement recommandé d’allouer une contrepartie financière aux stagiaires afin de renforcer la marque employeur ; de plus, cela rend l’entreprise plus attractive auprès des demandeurs d’emploi et permet de conserver un pool de futurs employés potentiels déjà formés aux méthodes de l’entreprise.
Une exception : les stagiaires-élèves du 2nd degré de l’enseignement agricole
L’entreprise a l’obligation de verser une gratification au stagiaire dès lors que ce dernier a été présent dans l’entreprise :
- Plus de 66 jours en effectuant des journées de présence de 7 heures, peu importe que les 66 jours se soient déroulés de manière consécutive ou non ; ou bien
- Plus de 462 heures, quelle que soit la durée de la journée de présence.
Vous pouvez procéder à des simulations de gratification de stage en consultant des sites gouvernementaux.
2. Quelles sommes versées au stagiaire ?
La première question à poser est la suivante : voulez-vous vous donner toutes les chances de recruter ultérieurement ce futur professionnel ? Si vous répondez par l’affirmative et que vous êtes un employeur privé, vous offrirez une gratification de stage plus importante que le minimum requis.
En revanche, les employeurs publics ne peuvent pas offrir plus que le minimum prévu par les textes pour la gratification du stage, sous peine de voir la convention de stage requalifiée en contrat de travail.
Quel que soit le montant de la gratification offerte, il doit être indiqué dans la convention de stage. Le versement de cette somme n’est pas assimilé à une paie de stagiaire.
Le minimum légal de la gratification d’un stagiaire en 2023 est fixé à 4.05 euros par heure de stage, soit 15 % du plafond horaire de la Sécurité sociale. Dans le secteur privé, les conventions collectives peuvent prévoir des seuils « plancher » plus élevés. Tout paiement horaire dépassant le seuil « plancher » légal est soumis à des prélèvements au titre des cotisations sociales.
3. Quand verser la gratification au stagiaire ?
Le mode de versement de la gratification au stagiaire est encadré par la loi : l’employeur est désormais tenu de verser la gratification à la fin de chaque mois. Toutefois, il conserve un pouvoir discrétionnaire sur son montant.
En effet, l’employeur peut verser la gratification en tenant compte uniquement des heures de présence du stagiaire dans l’entreprise. Néanmoins, pour éviter des fluctuations de ces versements en raison de périodes de maladie ou de jours fériés, l’employeur peut diviser équitablement la somme à verser sur l’ensemble de la période de stage par le nombre de mois : il « lisse » alors le paiement.
La simulation de gratification de stage permet de guider l’employeur sur le mode de versement à adopter.
4. Que faire en cas d’interruption du stage ?
Lorsque le stage prend fin avant son terme, la loi autorise l’ajustement du montant de la gratification au stagiaire au nombre d’heures de présence effectivement réalisées.
Néanmoins, d’autres éléments peuvent peser dans la décision de l’employeur. Ainsi, en fonction de l’événement ayant conduit à la fin prématurée du stage, l’employeur peut décider de verser dans sa totalité le montant dû pour le mois n’ayant pas été complété.
Recrutez des jeunes talents
Les stages permettent aux employeurs d’évaluer le potentiel de professionnels en devenir et de leur transmettre la culture de l’entreprise.
Aussi, profitez des conseils de nos experts pour séduire ces nouveaux talents et leur donner envie de participer à votre aventure professionnelle.
De Frédéric Carteron